如何做好檔案管理工作

孟克其其克

摘 要：檔案管理是關乎社會進步，經濟發展的一項重要工作。特別是在當今經濟快速發展的時期，做好檔案工作尤為重要。本文分析了檔案管理的重要性，提出了一些做好檔案管理工作的建議。

關鍵詞：檔案管理；重要性；建議

檔案在當今社會具有重要作用，做好檔案工作可以有效的促進經濟的發展，人才的管理以及社會的進步，維護社會穩定。原有的檔案管理模式已經不能滿足社會進步和經濟發展的要求，我們要不斷的創新，改革我們得檔案管理制度，結合現代科技技術，把檔案管理工作做到最好，為社會和人民做出貢獻。

一、檔案的管理工作其重要性

首先，檔案的管理工作是一項有較強科學性的工作。我們從檔案管理工作的本身出發，它是一項管理性質的工作。但它有別于其他類型的管理工作，它不僅僅要實現對現成文件的管理，還要采用比較先進的科學手段和方法，對檔案中的資料進行系統的分析和篩選，通過各種各樣的手段滿足當今社會的需求。從某一個特定的機關單位或部門的檔案管理工作來看，它又是不可缺少的組成部分。其次，對比其他工作的性質來看，檔案管理工作是一項服務性的行業，檔案管理的部門都是根據社會利用不同檔案的需要對檔案進行整理的。那么這就要求檔案的管理者應該具有足夠的服務意識，努力的為社會的建設發展做貢獻。

二、做好檔案管理工作建議

（一）立足于法，搞好建章立制工作

法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。檔案管理工作檔案管理設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案管理工作的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務，《中華人民共和國檔案法》應運而生，經過二十多年的發展，為我國檔案管理工作的良性發展打下了堅實的基礎。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要充分利用地方的立法權限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規，是檔案管理工作與時俱進，有法可依。在此基礎上，各部門都要建立健全檔案管理規章制度，向制度要管理，向制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

（二）堅持創新

1.工作的思路要創新

檔案的管理工作是很容易被人忽視的工作，因此，要想創新，就必須要深入的對其進行調查和研究，掌握實情，開闊自己的視野，從而理清工作的思路，研究出適當的工作對策，大膽的嘗試和實踐，最終形成創新的成果。

2.整體的工作要創新

要選擇和樹立在檔案的管理工作中的典型，獎勵和表揚有突出貢獻的工作人員，激勵并鞭策后進的工作人員，從而促進整體的檔案管理工作能夠上水平上臺階。要不斷的總結經驗，吸取教訓，共同解決管理工作中出現的各種問題，以典型來帶動整體的管理工作。

（三）實現檔案管理同現代技術的有機結合

隨著計算機網絡技術的進一步發展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰，本文認為：只有正視這個挑戰，實現檔案管理同現代技術的有機結合，檔案管理工作才能走上良性發展的軌道。檔案管理工作是一門專業性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應具備檔案管理工作職責服務意識，又要掌握現代化管理技能。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統化，在輸入檢索詞時再點查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關的，既準確又不浪費時間，只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用。然而，現代科技的一大弊端是計算機網絡系統的安全系數會隨著時間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統中建立有效的操作權限管理體系，按照信息安全、人員職責、計劃管理等因素，對電子文件管理系統的操作權限進行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設計。同時結合電子簽章、口令管理、活體指紋識別等新技術，提高身份認定的精度。其中應重點對最常用的口令方式進行嚴格管理。設置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據。

（四）檔案管理的根本目的在于檔案利用

檔案運用的合理有效是經濟社會又好又快發展的一項基礎性工作。對于把握經濟活動的基本規律和未來發展方向具有很強的借鑒意義。在此基礎上加強對檔案的保管工作，隨時準備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復制件，以代替檔案原件提供利用。同時加強檔案庫房設施建設，減少外界條件對檔案造成的損害。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經濟又好又快地發展提供優質、高效的檔案服務。

三、結束語

綜上所述，我們要深刻認識到檔案管理的重要性，立足于法，搞好建章立制堅持工作理念創新、實現檔案管理同現代技術的有機結合、利用好檔案、提高管理人員的專業技術水平等方法把我們的檔案工作做到最好，為促進社會經濟的協調發展做出應有的業績。

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