網絡環境下的紙質與電子檔案管理

王微

（鶴崗日報社 黑龍江 鶴崗 154199）

網絡環境下的紙質與電子檔案管理

王微

（鶴崗日報社 黑龍江 鶴崗 154199）

自人類進入互聯網時代以來，網絡環境為人類的生活、工作和娛樂帶來極大的便利。在網絡環境下，紙質與電子檔案管理的關系變得更加微妙，只有實現兩者的協調互補，才能迎合兩者的共同發展，使檔案管理工作的效率得到進一步提高。

網絡環境下；紙質檔案；電子檔案；管理

一、引言

隨著現代科學技術的不斷發展，以及電子檔案的不斷增多，其帶給檔案管理工作更極大的挑戰。在新的時代背景下，檔案管理工作者已經逐步認識到紙質與電子檔案管理之間的互補性，意識到只有實現兩者的共同進步才能應對時代發展帶來的挑戰，并有效提高檔案管理工作的有效性。

基于此，本文在此淺談網絡環境下的紙質與電子檔案管理，以期能夠為相關人士提供有益參考與借鑒，推動檔案管理工作的進一步發展與建設。

二、網絡環境下紙質與電子檔案管理存在的問題

（一）電子存檔的滯后

雖然電子檔案具有其自身無與倫比的巨大優勢，極大的提高檔案管理工作的便捷性，但因為法律憑證效用的限制，導致紙質檔案仍舊存在其必要性。這種現狀已經決定了在檔案存檔工作中，紙質管理始終是電子檔案存在的基礎。

但從實踐調查的結果顯示，在部分行業中，因為檔案數量過多以及員工工作量巨大等原因，導致電子存檔的工作相對滯后。在這種背景下，工作人員為了查找某一檔案不得不在大量的紙質檔案中進行翻閱，這容易到其他檔案被損壞和遺失，并不能發揮電子檔案的優勢。

電子存檔的滯后還容易造成紙質檔案的遺失，進一步造成電子檔案不完整，失去了寶貴的檔案資料。

（二）兩種檔案的內容不相符

在網絡環境下，電子檔案憑借其更便捷的管理、存儲和輸送方式給檔案管理工作帶來了極大的便捷，極大的減少了檔案管理工作者的工作量。

在這種背景下，部分檔案管理工作者經常在檔案管理工作中失誤，造成紙質檔案與電子檔案的內容不相符。具體的說，在檔案內容修訂時，部分工作者僅僅是在電子檔案中進行了修改，卻因為其他事情遺忘了對紙質檔案的修改。這就導致兩份檔案的內容不一致，導致在最終的對證中需要花費更多時間和精力。

三、如何在網絡環境下實現紙質檔案和電子檔案管理的互補

（一）及時做好歸檔整理工作

眾多檔案管理者要在網絡環境下提高工作的效率，并且實現紙質檔案與電子檔案的互補，其首要的任務是轉變自身的意識，必須要明確兩者具有的特殊性。

首先，紙質檔案是電子檔案的基礎，只有紙質檔案才具有法律的真實效力，只有確保紙質檔案無損壞、無遺失，才能利用電子檔案的巨大優勢提高工作的效率。其次，電子檔案具有充分的便利性，對電子檔案進行翻閱、查詢和拷貝能夠減少對紙質檔案的磨損，保證檔案的真實有效。

明確這一認識，檔案管理工作者才會督促自己正確對待兩種不同的檔案，才能在紙質檔案建立以后進行及時的歸檔和整理工作，才能及時將紙質檔案轉變為電子檔案，并對紙質檔案進行科學的保存。

（二）要不斷提高檔案管理工作者的能力與素質

與此同時，只有不斷提高檔案管理工作者的素質與能力，其才能夠提高自身的工作效率，才能做好紙質與電子檔案的管理工作。具體地說，隨著管理者能力與素質的提升，其才會在檔案修訂時及時找出和修訂紙質檔案，并以此為基礎對電子檔案進行更新。

此外，在網絡環境下，紙質檔案與電子檔案將會在未來很長一段時間內共存。這就要求檔案管理者對兩種不同類型的檔案進行單獨的管理工作，不可將其混合管理，從而導致兩種檔案的管理質量下降。

這就對檔案管理工作者的要求進一步提高，只有不斷提高其能力與素質，檔案管理者才能夠根據紙質檔案與電子檔案的特性優化檔案管理工作，提高檔案管理工作的有效性。

這就需要眾多單位管理者定期組織檔案管理工作者參加培訓，針對其業務能力以及基本的素質進行有效的培訓，使其能夠應對網絡環境下紙質檔案與電子檔案共存的管理工作，同時建設優秀的管理隊伍。

（三）加強監督與核查工作

最后，管理者要確保紙質檔案與電子檔案管理工作的有效性就應該進一步加強監督與核查工作。

一方面，管理者應該安排人員對日常的檔案管理工作進行有效監督。首先要監督紙質檔案的借閱、查詢以及修改的情況。其次要監督電子檔案是否有被傳輸和修訂。一旦發生單方面的變換，監督者必須要追溯其根源，確保檔案內容的真實性。

另一方面，管理者需要加強對電子檔案管理的核查工作。這就需要技術能力較強的員工擔當此工作，要根據軟件和系統的痕跡對電子檔案進行定時的核查，確保電子檔案與紙質檔案相一致，提高檔案管理工作的質量和效率。

四、結束語

總的來說，在網絡環境下，檔案管理工作的難度得到提升，為檔案管理工作者帶來了新的挑戰。因此，如何實現紙質檔案與電子檔案的協調互補是檔案管理發展的主要方向。這就需要相關人士在實踐中經過不斷的總結與思考，提出更有效的見解，促進新時代檔案管理工作的進一步發展與建設。

[1]阮芳.網絡環境下的紙質與電子檔案管理[J].湖北廣播電視大學學報，2001（04）

[2]周玉玲.紙質檔案與電子檔案共存的管理模式[J].吐哈油氣，2008