充分發揮檔案職能助推企業發展

張祿中鐵十六局集團第一工程有限公司

充分發揮檔案職能助推企業發展

張祿
中鐵十六局集團第一工程有限公司

從長期經濟走勢看，我國經濟已經從高速增長進入中速增長階段，加上人口結構、投資結構變化和環境資源剛性約束，傳統產業增速逐步放緩，產能過剩現象更加嚴重，市場競爭日趨激烈，長期性的調整趨勢不可逆轉，企業面臨的嚴峻形勢將會常態化，不適應的企業將逐步被淘汰，可以說，煤炭企業依靠能源消耗的高速增長分享收益的時代已經結束，充分的市場競爭時代已全面來臨，優勝劣汰、適者生存的市場競爭法則將會進一步體現。在當前的嚴峻形勢下，企業檔案工作如何充分發揮自身職能，實現從“死檔案”到“活資源”轉變，助推企業發展，具有十分重要的意義。

一、觀念要創新，為企業發展注入活力

企業檔案工作必須堅持“以企業需求為導向，以開發利用為中心，為企業提供全方位服務”的管理理念。一是要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。如今各煤炭企業提供利用的檔案，不僅有文書檔案，也有科技檔案、專業檔案、聲像檔案、實物檔案等，以及從檔案原件中提煉、加工出來的檔案信息。要確保能夠快捷、高效地為煤炭企業經營者、管理者和廣大技術人員提供他們所需要的信息。二是要確立檔案是資產的觀念，無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案，都是全體干部職工工從事生產實踐活動的勞動結晶和智慧積累，是企業發展歷程的真實記錄和客觀評價。它是一種非常重要的資產，它除了具有企業無形資產的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。

二、方式要轉變，開辟檔案服務新領域

通過實踐，我們深刻認識到，必須實現檔案服務方式的轉變。一是從封閉管理向開放服務的轉變，要改變過去那種“自我封閉，因循守舊”的管理模式，打破“束之高閣”的檔案管理方法，打開檔案庫門，開展全方位的推介，提高檔案的經濟價值。二是從重視檔案收集、保管向重視檔案開發利用的轉變。要改變過去那種“坐等上門，借閱復制”的利用方式，主動了解決策層和其他人員對檔案資料的需求，有針對性的及時向利用者提供檔案信息，提高檔案的利用率。三是從側重檔案主體管理向重視檔案信息資源管理的轉變。這就要求我們要充分開拓信息資源的廣度，挖掘信息資源的深度，把“死檔案”變成“活資源”，以滿足企業生產經營活動的需要。四是從過去單一的紙質媒體向多種媒體的轉變。加強檔案的信息化建設，充分利用現代化的高新技術，建好、管好和用好電子檔案，發揮電子檔案查找速度快，查全，查準率高，信息聯網，資源共享，容易儲存，便于攜帶等優勢。開發檔案信息資源，隨時為決策者提供準確的檔案資料。

三、職能要提升，為企業發展創造效益

企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案總和，主要包括煤礦規劃、開采技術、計劃統計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、黨政工團等方面，同企業的生產、經營、技術等方面有著直接的不可分割的聯系。企業的每臺設備、每個課題、每張圖紙等，無一不受檔案材料的制約，企業檔案已成為一項同企業人、財、物同等重要的管理財富，從某種意義上講，企業檔案儲備實際上可理解為企業技術儲備的一種形式，它的豐富程度，標志著企業技術內在的潛力大小和企業發展后勁的強弱，因此要重新審視檔案在企業發展中的獨特作用，充分利用其職能，為企業發展推波助力，歸納起來，主要提升其以下幾個方面的職能：一是情報職能。企業情報中又可分為技術情報和經濟情報，如企業的技術檔案、生產檔案、設備檔案、工藝圖紙等本身就是重要的技術或經濟情報。如何開發好企業檔案信息情報資源，對于企業的生存發展更具有重要的戰略性意義。二是參考職能。檔案中記載了企業各種生產活動的情況、成果、經驗和教訓。從自然資源、生產手段到生產過程以及計劃管理和生產技術等各方面的信息，可以作為企業生產經營管理的科學依據和參考資料。當今，日益增多的科學技術檔案，更是進行企業現代化生產管理和科學技術管理的重要條件。但是，無論普通檔案還是科學技術等專門檔案，總的來說，都在不同程度上和不同的方面反映了企業經濟活動的情況，都能為以企業經濟發展為中心提供咨詢研究、統計監督的情報信息，對制定企業總規劃、經濟計劃，檢查和總結生產情況，推廣先進技術和管理經驗以及防止災害等等，都是重要的參考資料。舉列：淄礦集團岱莊煤礦在當前嚴峻的經濟形勢下，不等不靠，著力把推行“內部市場化管理”作為商業模式創新和提高企業經營管理水平的切入點，構建了“五全十制”的內部市場化管理體系，其中內部市場價格就有6類，多達58802種，還有諸如“管理、價格、計量、核算”等四大體系、28項內部市場化管理制度和內部市場調控體系等多項管理體制，這些單價、體系的建立，很多都是依靠查閱自建礦以來的各種規章制度，生產技術等多項檔案資料，進行整合、提煉而完成的。該礦自實行內部市場化運行機制以來，今年一季度相比去年同期水平，在產量降低、煤價降低的情況下，效益卻增收1500多萬元，依靠的就是內部市場管理，深挖內潛，降低成本，取得了實實在在的經濟效益。三是憑證職能。企業檔案是一種具有本源性的信息，因為它是企業活動直接地、原始地產物，它不是人們有意編造的，也不是根據個人的好惡或某種需要而改造加工的。它的可靠性足以見證、查證、證明某一事實。

總之，企業檔案工作如何為企業發展提供扎實有效的服務，是檔案工作者需要認真思考的問題，是當前經濟形勢下賦予檔案工作者的歷史使命，我們應當切實發揮檔案職能，為企業發展推波助力，貢獻檔案工作者的一份力量。

參考文獻：

[1]劉維秦.提高檔案管理水平，推進現代化檔案管理工作發展.新西部，2011

[2]王冬艷.提升檔案管理服務水平，推動檔案管理信息化.黑龍江科技信息，2012.