淺談事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策

楊金明（秦皇島市北戴河區(qū)國(guó)有資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)公司 066000）

一直以來，在檔案管理過程中，許多事業(yè)單位只注重檔案的收集、整理、保管等環(huán)節(jié)，認(rèn)為把檔案管好就算盡到了責(zé)任。隨著社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)發(fā)展的需要，其弊端逐漸顯現(xiàn)出來。為改善這一局面，把檔案管理工作落到實(shí)處，我在實(shí)際的工作中對(duì)此展開了深入調(diào)查和研究，認(rèn)為其尚有一些亟待完善之處，并在此基礎(chǔ)上提出了幾點(diǎn)改進(jìn)措施，具體如下。

一、檔案管理工作存在的問題

（一）對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠

在多數(shù)人眼中，檔案工作就是一項(xiàng)默默無聞的工作，它并不像其他工作那樣引人注意，從事檔案管理無法快速取得突出的成績(jī)。所以，各事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員及從事檔案管理的工作人員普遍對(duì)這一崗位存在認(rèn)識(shí)誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作無非是抄抄寫寫或者簡(jiǎn)單保管資料的一種事務(wù)性工作，不僅不是單位的主要工作，更不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不丟失，不泄密就行了。 這種想法的存在嚴(yán)重制約了檔案管理工作的順利開展。

（二）檔案管理的秩序混亂

當(dāng)前，很多事業(yè)單位普遍缺乏規(guī)范的檔案管理制度，導(dǎo)致管理秩序混亂。究其原因，主要有以下兩點(diǎn)：其一，檔案收集工作不到位。在收集檔案過程中，由于缺乏必要的檔案收集考核手段，使得已有的管理制度無法真正發(fā)揮應(yīng)有的作用；其二，檔案整理不規(guī)范。在多數(shù)事業(yè)單位中，檔案管理人員的流動(dòng)性普遍較大，加之缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，在管理工程中常常出現(xiàn)目錄與實(shí)際內(nèi)容不相符、遺漏資料等問題，且難以追究責(zé)任。

（三）檔案人員的綜合素質(zhì)有待提高

在日常的管理工作中，檔案部門有時(shí)也會(huì)做一些專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，但管理人員的流動(dòng)性比較大，即使做一些培訓(xùn)，但大多都是新手，并不能取得理想的效果。加之，有些事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員的技能要求不高，許多檔案管理人員甚至并不是專門負(fù)責(zé)檔案管理，往往身兼數(shù)職，無法完全投身于檔案管理中，這也在一定程度上降低了檔案管理水平。

（四）檔案資源的開發(fā)利用不夠完善

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有被充分挖掘出來。以信息技術(shù)手段為例，多數(shù)事業(yè)單位只是將信息、目錄輸入計(jì)算機(jī)，他們?nèi)匀涣?xí)慣于手工操作，檔案管理的信息化程度不高。

二、改善檔案管理工作現(xiàn)狀的幾點(diǎn)對(duì)策

（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

其實(shí)，檔案管理是事業(yè)單位工作的前提。檔案管理作為單位工作質(zhì)量的一種再現(xiàn)，其管理水平的好壞直接關(guān)系到單位的工作效率能否提高，因?yàn)闄n案記錄著單位的資料，為研究單位的業(yè)績(jī)提供了重要資料。只有結(jié)合單位的現(xiàn)狀制定相應(yīng)的管理政策，才可以使一個(gè)單位蒸蒸日上。所以，無論是單位領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理人員，必須擺正觀念，對(duì)檔案管理工作引起重視，并把它放在單位干部隊(duì)伍建設(shè)的高度來對(duì)待，納入議事日程。同時(shí)，各事業(yè)單位還要積極建立自己的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并加以解決，以促進(jìn)檔案管理工作的良性發(fā)展。

（二）建立健全檔案管理制度

有道是，“無規(guī)矩不成方圓?！睂?duì)于一個(gè)事業(yè)單位來說，要想高效地運(yùn)作和規(guī)范化管理，同樣離不開自身的制度建設(shè)，因?yàn)橐粋€(gè)好的制度可以使單位的管理正常運(yùn)轉(zhuǎn)。那么，如何做呢？首先，用健全的工作制度來規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理。例如，重大會(huì)議的材料、招聘、對(duì)新員工的考核以及與員工簽訂的合同等情況都應(yīng)在檔案中如實(shí)記錄，所收集上來的材料也應(yīng)該及時(shí)補(bǔ)充完整。其次，要建立檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制。各單位應(yīng)對(duì)檔案管理工作實(shí)行定性定量考核、分級(jí)分類指導(dǎo)、等級(jí)動(dòng)態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。只有這樣，才能使檔案能夠按照科學(xué)的軌道有序運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）增強(qiáng)專業(yè)性培訓(xùn)

眾所周知，檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和綜合素質(zhì)的高低，在一定程度上決定著檔案管理工作的水平。因此，各事業(yè)單位應(yīng)積極鼓勵(lì)和安排檔案管理人員參加檔案現(xiàn)代化管理的理論知識(shí)和操作技能業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。具體而言，主要包含以下幾方面：首先，開展計(jì)算機(jī)基本技能和基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)。信息技術(shù)的應(yīng)用是當(dāng)前檔案管理工作的基本要求，只有將檔案管理和信息技術(shù)應(yīng)用相結(jié)合，才能靈活運(yùn)用信息技術(shù)解決和處理檔案管理中所遇到的問題。其次，開展組織能力和協(xié)調(diào)能力訓(xùn)練。檔案管理人員還應(yīng)具備組織能力和協(xié)調(diào)能力，努力協(xié)調(diào)好內(nèi)部的關(guān)系，使其建立互相信任、互相包容的團(tuán)隊(duì)關(guān)系，從而更好地服務(wù)于單位。再次，開展工作規(guī)范培訓(xùn)。由于事業(yè)單位的變動(dòng)較大，檔案管理人員必須緊跟時(shí)代步伐，不斷更新、收集檔案，補(bǔ)充檔案庫(kù)資源，通過完善的檔案管理，推動(dòng)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開展。只有這樣，才能全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，為檔案管理工作的順利開展打好基礎(chǔ)。

（四）開展信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用。具體到檔案管理工作而言，實(shí)行信息化管理已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)對(duì)檔案管理工作的普遍要求。在這一形勢(shì)下，各事業(yè)單位必須最大限度地提高管理效率，采用科學(xué)的管理辦法，滿足新時(shí)期對(duì)檔案管理工作的要求。首先，各事業(yè)單位的先關(guān)工作人員必須要學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備，將檔案信息正確錄入電腦，并能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行一定的技術(shù)處理，將文字、圖片資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，將檔案資料數(shù)字化；其次，各事業(yè)單位必須利用互聯(lián)網(wǎng)高速的信息傳遞功能，實(shí)現(xiàn)各級(jí)檔案信息的準(zhǔn)確與高效傳遞，保證信息的時(shí)效性；再次，各事業(yè)單位必須充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，提高檔案資源的利用率，提高事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量。

綜上所述，不難發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理工作中仍存在著一些比較明顯的問題。 隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平不斷提升，事業(yè)單位的檔案管理也必須要適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。這就要求個(gè)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及其相關(guān)工作人員擺正思想，積極查找檔案管理工作存在的問題并探索科學(xué)、有效的改進(jìn)措施。只有這樣，才能有力支持并推行檔案管理的創(chuàng)新與改革，促進(jìn)事業(yè)單位以及社會(huì)的發(fā)展。

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