基層單位普及檔案管理系統(tǒng)的必要性

李雪梅 洮南市社會福利事業(yè)管理中心

基層單位普及檔案管理系統(tǒng)的必要性

李雪梅 洮南市社會福利事業(yè)管理中心

基層單位檔案管理系統(tǒng)的普及與應(yīng)用，不僅涉及到基層單位本身歷史發(fā)展的全貌，更涉及到檔案的查詢與利用。本文就基層單位檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用中的目錄管理、檔案數(shù)字化等方面談幾點認(rèn)識。

基層單位 檔案 管理系統(tǒng) 必要性

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術(shù)支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，為檔案信息資源的科學(xué)保管和開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的契機。本文就基層單位檔案管理系統(tǒng)的普及與應(yīng)用談幾點粗淺的認(rèn)識。

一、建立檔案目錄系統(tǒng)，實現(xiàn)快速查詢和利用

利用計算機檔案管理系統(tǒng)對存儲在數(shù)據(jù)庫中的所有檔案目錄進行整理，建立健全檔案目錄檢索系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案的快速查詢和利用。

1.數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)管理開放性較強。系統(tǒng)能夠自由增、刪、改數(shù)據(jù)庫，滿足不同檔案類型的需要，做到凡是檔案都可以進行管理；數(shù)據(jù)的增、刪、改、排序操作簡單，并且提供重復(fù)、列表、抽詞、編碼、通改等多種輔助輸入功能。

2.檔案的查全率和查準(zhǔn)率較高。檔案的檢索質(zhì)量，也就是檔案的查全率和查準(zhǔn)率。查全指的是，所有應(yīng)該命中的記錄都被查出待選；查準(zhǔn)指的是，所有命中的記錄都是查詢者所需要的。使用檔案信息管理系統(tǒng)，工作人員只要輸入幾個漢字，就會立即得出查詢結(jié)果，系統(tǒng)應(yīng)具有拼音首字的查詢功能，不懂漢字輸入就可以查詢，對于重音字也可以得到很好的解決；具備樹型查詢功能，從上往下的查詢，層次分明，易于識別是否是所需檔案，符合檔案人員的檢索習(xí)慣；提供自動漫游檢索，系統(tǒng)可以自動在所有庫中查找，找到后顯示來供查看，這樣，大大減少了利用人員的等候時間，以前幾個小時查不到的檔案，現(xiàn)在片刻就能拿到，使檔案利用產(chǎn)生質(zhì)的飛躍。

3.提供強大的系統(tǒng)編目功能。系統(tǒng)可以自動生成或手工自由設(shè)計報表，滿足不同檔案類型不同的報表需求。檔案員可要根據(jù)需要生成檔案目錄表，檔案目錄表的結(jié)構(gòu)可以自行設(shè)計和修改，加強檔案中對該系統(tǒng)的把握，提高使用的靈活性和工作效率。

4.方便檔案的利用登記、利用統(tǒng)計和數(shù)量統(tǒng)計。使用計算機進行利用登記非常方便，存儲的數(shù)據(jù)是檔案人員的寶貴素材，也可以對檔案利用情況做出詳盡快捷的統(tǒng)計。檔案統(tǒng)計是對所有檔案的不同類別的詳細(xì)情況做出報表，所有這些都有利于檔案管理人員對檔案管理做出及時有效的決策。要求軟件統(tǒng)計靈活方便，只要指定幾個統(tǒng)計項，輕點鼠標(biāo)，計算機就統(tǒng)計得一清二楚，并打印出整齊的報表。5.利用管理嚴(yán)謹(jǐn)有效。計算機可自動把每次的借閱檔案內(nèi)容登記下來，并詢問借閱目的、借閱人等。對于借閱原件的，還要有具有催還信息。到總結(jié)時，自動打印出利用統(tǒng)計表，提供檔案的移交和銷毀管理功能，檔案員自然一身輕松。

二、推進檔案全文數(shù)字化建設(shè)，提高檔案服務(wù)效率

檔案數(shù)字化，其手段就是對檔案實現(xiàn)全文存儲，它在檔案信息管理系統(tǒng)中采用目錄進行管理，把全文信息、圖像信息及其瀏覽功能集成于目錄數(shù)據(jù)中進行管理，以目錄數(shù)據(jù)為檢索入口，從而實現(xiàn)檔案圖文信息的全文檢索。具體來講，就是利用計算機技術(shù)將各種紙質(zhì)、圖片、聲像資料的檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息的過程。檔案數(shù)字化通常包括檔案數(shù)字化輸入、檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換和數(shù)字化檔案接收。在建立數(shù)字化資源過程中，不應(yīng)只注重檔案的內(nèi)容，而應(yīng)該把注意力轉(zhuǎn)移到如何設(shè)計和加強服務(wù)環(huán)節(jié)上，以便在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境中使用權(quán)文件得以有效地利用。

開展檔案數(shù)字化的做法主要有：一是紙質(zhì)檔案掃描。以紙張作為載體的檔案材料，要轉(zhuǎn)換成以光盤作為載體的檔案，比較好的方法是使用掃描儀進行輸入。二是圖像壓縮。節(jié)省圖像文件的存儲空間，壓縮后的圖像數(shù)據(jù)，在瀏覽時，可以實行比例放大或縮小還原，使用者可以按照自己的意圖輸出比例圖像，從而增加圖文信息提供利用的靈活性。三是檔案的數(shù)據(jù)庫管理。數(shù)字化后的檔案，如果散存在硬盤或光盤中，是很難利用的，關(guān)鍵是要管理起來，需要閱覽時能很快查找出來，需要統(tǒng)計就能很快統(tǒng)計出來，需要打印就能打印出來。這就需要使用數(shù)據(jù)庫來管理。四是光盤刻錄。光盤存儲最占用存儲空間的是圖像文件。數(shù)據(jù)庫、輔助文件和程序都存放在計算機中，要進行查詢輸出時，光盤和計算機系統(tǒng)兩者缺一不可。這樣對用戶形成一種潛在的威脅，檔案是要幾十年甚至永久保存下去的，但幾年或幾十年后，計算機系統(tǒng)損壞或淘汰了，那么這些檔案數(shù)據(jù)就變成“死”的了。因此系統(tǒng)提供“光盤刻錄”功能，妥善解決這個問題，就顯得非常重要。系統(tǒng)將完整的檢索程序、數(shù)據(jù)庫文件、圖像文件、輔助文件集成在一張光盤上。即使計算機系統(tǒng)有什么意外，單憑這張光盤，也能進行檢索工作。

三、實現(xiàn)檔案利用信息化，拓寬檔案傳播途徑

信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術(shù)支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，其主要包括兩個“建設(shè)”：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫；二是檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。落實到實際工作中，具體為推行兩個“一體化”。即文檔一體化和館室一體化，文檔一體化就是以系統(tǒng)理論為基礎(chǔ)，運用先進信息技術(shù)手段，實現(xiàn)電子文件管理和電子檔案管理兩個信息管理系統(tǒng)的有機聯(lián)系，從而創(chuàng)造系統(tǒng)最佳檔案信息效益的過程。館室一體化，就是要以檔案數(shù)據(jù)交流、傳遞與共享的規(guī)范為基礎(chǔ)，實現(xiàn)館室之間檔案信息資源的共享目標(biāo)，最大限度地實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的使用效益。計算機檔案管理系統(tǒng)有人工管理無法比擬的優(yōu)勢，但如果只是單機作業(yè)，其缺陷也是明顯的。為了更大范圍、更加有效的發(fā)揮開放檔案的社會作用，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化就應(yīng)運而生。

總之，隨著信息社會化的發(fā)展，基層單位檔案工作所具有的信息管理屬性將日益增強，檔案管理系統(tǒng)的普及與應(yīng)用也將賦予基層單位檔案工作嶄新的內(nèi)容，為檔案工作帶來了前所未有的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)，讓我們順應(yīng)檔案信息化建設(shè)的潮流，為檔案工作的發(fā)展共同努力。