試論如何加強公路檔案管理的有效策略

沈曉玲 吉林省高速公路管理局吉林管理分局

試論如何加強公路檔案管理的有效策略

沈曉玲 吉林省高速公路管理局吉林管理分局

檔案工作創新是一種精神，能體現人類的一種精神面貌，同時也是一種學問，而且是檔案管理者日常工作中不可缺少的一部分，它體現了檔案工作者一種與時俱進、勇于創新的精神，它能推動檔案工作發生質的飛躍。

公路檔案管理 創新

一、公路檔案管理的特點

（一）效益性。在公路檔案管理中，效益性也是其重要特點之一。由于在檔案管理中要耗費一定的人力、物力和財力，這勢必要求在管理中不但要考慮管理的實際效用，還要時刻以取得最大效用為出發點，即要本著少花錢、多辦事的原則，做到能從多方面提供大量的、有價值的檔案信息。

（二）轉換性。轉換性是公路檔案管理過程中的一個重要特點。由于公路檔案管理中的信息要處于不斷傳遞的動態之中，因此檔案管理的過程中，必須按總的管理目標和要求，不斷對信息進行加工、處理，從而使其轉換為既方便管理又便于使用的檔案信息。

（三）發展性。另外，公路檔案管理還有一個基本屬性是其發展性。公路檔案管理隨著機關、組織、國家及社會等的發展，在不同時期和不同情況下會對檔案管理提出不同的要求。

（四）總分合性。公路檔案在管理過程中，還存在一個明顯的特點即總分合性。所謂總分合性，就是從檔案管理的總體出發，對檔案管理系統進行整體規劃和優化；所謂分，是指在把握整體的前提下，將檔案管理科學的分解為若干個組成部分或基本要素并據此進行明確分工，實現檔案管理工作的專業化、程序化和規范化；所謂合，主要指在科學分解的基礎上，按各個部分特點或各個要素的特點及要素間聯系，組織為一個嚴密有效的協作體系。

二、高速公路工程監理檔案管理現狀

高速公路工程監理有著自身明顯的特點，完全不同于工程勘察、設計和建筑施工，它不以實物形式體現，它是與業主簽訂監理委托合同、接受業主委托的前提下，在履約過程中，為保證建設項目達到預期的目標而提供具有高技術含量的技術服務，是一種軟服務。它的工程效果不能單獨割裂出來，工作效益隱含在建設產品之中。因此，如何能夠比較真實地反映監理工作、評價工作，是業主和監理單位都非常關心的問題。監理檔案能夠如實反映監理工程師在建設項目管理中的作用，監理工作是否到位、監理工程師處理問題的方法是否公平合理等，從而作為衡量監理服務質量高低的標準之一，并在確定監理活動效果的同時，體現監理工作的價值。在高速公路工程監理項目管理評估中工程監理檔案也是最重要的基礎資料。

三、建立高速公路項目建設檔案的主要內容

高速公路項目檔案的建立一定要做好以下幾方面，一是實時跟蹤，依次收集，在日常管理中資料收集要圍繞具體的生產工作如建設計劃、審批工作、準備以及成果記錄等而實行，各類檢查一定要明確檢查目的、發現問題及時解決或進行反饋；二是在檔案收集過程中要縱橫結合，通常高速公路項目建設檔案數據非常的多，因此在收集時一定要理順各工作之間的關系，確保收集的資料完整性，同時也要及時的檢查和反饋；三是要做好檔案及時歸檔，并進行規范化的管理，在檔案的管理中，一定要抓好源頭，在檔案歸檔時就要實行規范化管理，各個生產環節和部門的歸檔資料要符合檔案管理要求，及時的進行整理，做好保管工作，在檔案的管理中可以建立一個檢索系統，以便檔案的管理與利用。

四、公路檔案創新的有效措施

（一）加速公路檔案管理的信息化和網絡化

在信息化時代，檔案管理在信息收集、傳播及使用等方面都離不開先進的信息技術和科學的管理手段，公路事業的不斷發展，其檔案管理更離不開計算機技術和通訊網絡技術的使用。

1.建立檔案管理信息庫。要加速檔案管理的技術化和網絡化， 必須要建立和完善檔案管理信息數據庫，這樣可在很大程度上拓寬信息渠道，快速提供信息服務，從而實現國家對檔案管理的宏觀調控。

2.建立網絡互聯，實現資源共享。要加速檔案管理的技術化和網絡化，還需強化互聯網建設，實現資源共享。在建立檔案管理信息庫的基礎上，應進一步提高計算機管理水平，充分運用網絡技術連接用人單位、公路上級主管部門、行業內部的局域，使不同范圍內的利用者都能共享到檔案管理信息庫。

（二）提高公路檔案人員的素質

1.培養新型的公路檔案管理人才，要切實提高公路檔案管理人員素質，必須適應檔案專業人才培養規律的多層次性，進一步完善公路檔案教育體系，加強學科建設，建設與公路檔案事業相適應的檔案專業人才培養體系。

2.建立人才開發的激勵機制。提高公路檔案管理人員素質，還要建立有效的人才開發的激勵和約束機制。

3.建立健全用人制度。公路股檔案管理工作的性質決定了其管理人員必須具備過硬的理論知識和專業技能，因此，要打造高素質的公路股檔案管理人員隊伍，首先要改變以往的用人制度，實行競爭上崗的用人機制。

（三）加強檔案管理的保密工作

在公路檔案管理過程中，還必須加強檔案管理的保密工作。第一，要對檔案管理人員進行保密教育，強化其保密意識。作為檔案管理保密各項工作規章制度的執行者和實施者，檔案管理人員理所當然要成為保密教育的重點對象，不斷提高檔案保密的警惕性，如不得在公共場所談論涉及檔案中的秘密內容，嚴格執行檔案借、查、閱制度，不得擅自透露所存重要檔案的內容、數量、存入位置等；第二，必須做好檔案的編制、檢索工作，檔案管理人員應對檔案進行綜合分析、分類、排序、選擇等。最后，嚴格按要求制訂保密期限表。檔案管理人員應嚴格按程序指定檔案保管保密期限表，并認真做好檔案鑒定工作，及時完成對保密檔案的降密、解密工作。

綜上所述，隨著時代的發展，未來的高速公路檔案管理還會遇到許多未遇見過的問題，這些問題仍然需要更多的管理人員一起努力來解決。只有與時俱進，才能不斷提高高速公路檔案管理水平。

［1］郭海霞.檔案信息是高速公路運營管理的依據［J］.山西檔案.2013，S1： 86-87.

［2］趙艷莓.對高速公路工程檔案管理的思考［J］.檔案天地.2012， 06：58