事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

郜尚義 （內(nèi)蒙古自治區(qū)地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測院 010020）

事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

郜尚義 （內(nèi)蒙古自治區(qū)地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測院 010020）

為了落實(shí)和貫徹科學(xué)發(fā)展觀，建設(shè)服務(wù)型的政府，我國開始推行事業(yè)單位改革，檔案管理作為一項(xiàng)與其他管理工作聯(lián)系緊密的管理工作，也開始凸顯出其重要性，也逐漸受到了人們的重視。在這一背景下，不少事業(yè)單位開始注重和完善檔案管理工作，但是檔案管理工作的現(xiàn)狀仍然不容樂觀，存在著一些不足和問題。本文將結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出了一些對(duì)策，希望能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新提供一些借鑒。

事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

檔案管理是一項(xiàng)具有管理學(xué)、服務(wù)性的工作，整理和記錄了事業(yè)單位的各個(gè)活動(dòng)，體現(xiàn)了事業(yè)單位的發(fā)展過程，因此，對(duì)事業(yè)單位的各個(gè)文件進(jìn)行科學(xué)管理，是一項(xiàng)非常重要的工作，它能夠?qū)κ聵I(yè)單位今后的發(fā)展提供一些借鑒和方向。現(xiàn)階段，雖然隨著事業(yè)單位的深入發(fā)展，檔案管理工作水平也得到了提升和完善，但是仍存在著與其他部門的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展不協(xié)調(diào)、不一致的問題，這在一定程度上影響了事業(yè)單位的整體發(fā)展。針對(duì)這種狀況，作為事業(yè)單位檔案管理工作者，我們必須要弄清工作中的不足和問題，并研究和探索相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，以便促進(jìn)事業(yè)單位管理工作的順利繼續(xù)。

一、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不深

當(dāng)前，不少事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，沒有意識(shí)到其對(duì)單位發(fā)展的作用和影響，有相當(dāng)一部分管理人員認(rèn)為檔案工作只是對(duì)單位的各種各樣的資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、記錄和保存，工作內(nèi)容和任務(wù)簡單，缺乏對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)和各種支持，這導(dǎo)致檔案管理工作不能順利進(jìn)行，也沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。另外，由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，導(dǎo)致檔案管理工作人員缺乏工作動(dòng)力，管理意識(shí)比較薄弱，甚至認(rèn)為自己的工作可有可無，因此對(duì)自己的工作比較懈怠；還有一些檔案管理人員雖然能夠以較為積極的心態(tài)面對(duì)工作，但是在收集和整理資料、數(shù)據(jù)時(shí)缺乏有效的方法，對(duì)干部職工檔案材料的認(rèn)識(shí)不足，只盡到了保管員的責(zé)任，而沒有規(guī)范整理和保管這些材料。再加上很多事業(yè)單位沒有將檔案管理作為季度、年度工作考核的范圍內(nèi)，這種忽視在一定程度上導(dǎo)致檔案管理工作流于形式，沒有發(fā)揮實(shí)質(zhì)性的作用。

（二）檔案經(jīng)費(fèi)投入少，軟硬件設(shè)施薄弱

事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的涉及多個(gè)部門的工作，做好這項(xiàng)管理工作，需要滿足多方面的要求，首要的一點(diǎn)就是有健全的基礎(chǔ)設(shè)施，有充足的資金投入，但是當(dāng)前不少事業(yè)單位沒有達(dá)到這個(gè)要求。尤其是隨著社會(huì)的發(fā)展，辦公系統(tǒng)不斷完善，不僅會(huì)有紙質(zhì)檔案材料，以后還會(huì)有更多的電子檔案，但是受資金不足的束縛，以及領(lǐng)導(dǎo)的重視不足，相當(dāng)一部分事業(yè)單位的檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完善，檔案材料庫房建設(shè)不規(guī)范，保管條件差，對(duì)溫度和濕度等沒有辦法控制，使得紙質(zhì)材料產(chǎn)生霉變等不良現(xiàn)象。甚至有些單位的檔案室不僅面積小，還在空的地方堆放其他物品，這非常不利于檔案的管理、利用，而且不少電子檔案也因?yàn)榇娣怒h(huán)境而出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象。

（三）缺乏專業(yè)人才

社會(huì)的發(fā)展離不開人才，同樣，企事業(yè)單位的發(fā)展也離不開人才，尤其是專業(yè)的優(yōu)秀的人才更是不可獲取的。檔案管理作為一項(xiàng)專業(yè)的、復(fù)雜的工作，必須要有專業(yè)的人才才能勝任，專業(yè)性的檔案管理人員直接決定了檔案管理的質(zhì)量和效率，但是由于人事制度的改革，定編定崗使得每個(gè)崗位的編制收緊，配備兼職檔案員是多數(shù)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位普遍存在的現(xiàn)象，這些兼職檔案員在單位身兼多職，事務(wù)太多，變換頻繁，交接不及時(shí)、不到位，缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，檔案業(yè)務(wù)水平不高，導(dǎo)致資料收集不齊全不完整，劃分保管期限混亂，技術(shù)不到位，所整理的檔案不符合要求。比如，有些事業(yè)單位由于對(duì)檔案管理工作不夠重視，缺乏專業(yè)的管理人才，致使很多重要的信息和資料沒有被及時(shí)整理和保存，給單位的整體工作造成了一定的損失；或者檔案管理人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，沒有及時(shí)掌握先進(jìn)的管理方法和手段，不僅提高了管理的成本，而且管理效率低下。

（四）檔案管理制度有待于完善

俗話說：“沒有規(guī)矩不成方圓。”我們做任何事、任何工作都要遵循一定的道德規(guī)范或規(guī)章制度，檔案管理工作同樣要遵照相應(yīng)的秩序和制度。但是，目前有不少事業(yè)單位的檔案管理制定還不健全，甚至漏洞百出，給檔案管理工作造成了一些麻煩。比如，檔案的序號(hào)不規(guī)范，案卷標(biāo)題信息不清，有的案卷缺少卷內(nèi)目錄，這給檔案查閱造成了困難；有的視野單位在檔案的收集、整理、保護(hù)、保密和借閱等多個(gè)方面缺少相應(yīng)的制度，也影響了檔案管理工作；還有一些事業(yè)單位雖然有管理制定，但是卻不按制度行事，使規(guī)章制度成了擺設(shè)。

（五）檔案管理的信息化工作亟待加強(qiáng)

隨著科技的發(fā)展，各政府和事業(yè)單位都開始使用信息化的辦公系統(tǒng)，這大大提高了工作效率，目前，雖然有不少事業(yè)單位的檔案管理工作轉(zhuǎn)向了信息化，但是很多只是實(shí)現(xiàn)了利用管理軟件來進(jìn)行檔案的錄入、排序和檢索等，還未能實(shí)現(xiàn)資源共享，導(dǎo)致檔案資料的利用率較低，也沒有發(fā)揮出它應(yīng)有的功能。

二、提高事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)策

（一）提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

各事業(yè)單位的檔案管理工作要想獲得較高的效率，發(fā)揮其應(yīng)有的作用，就需要單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)這項(xiàng)工作有足夠的重視，改變那種把檔案管理當(dāng)做可有可無的輔助性工作的局面。首先，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)明確檔案管理在單位整體工作中的重要性，要認(rèn)同和支持這項(xiàng)工作，并把它列入到單位的發(fā)展規(guī)劃中，列入工作日程中，使這項(xiàng)工作享受與其他門部門的管理工作同樣的考核和獎(jiǎng)罰制度，這是做好檔案管理工作的前提。其次，其次，需要通過培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等方式改變檔案管理工作人員的觀念，提升他們的責(zé)任感，使他們在思想上引起高度重視，在行動(dòng)上由被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，由應(yīng)付了事變?yōu)槌Ｒ?guī)工作，確保檔案工作步入正常發(fā)展軌道。

（二）加強(qiáng)資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施

落實(shí)檔案管理工作，不僅要有思想上的重視，也要有物質(zhì)上的支持，即加強(qiáng)資金投入，逐漸完善基礎(chǔ)設(shè)施，使檔案資料的存放科學(xué)、安全、有序。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案工作的地位和重要性后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案部門的規(guī)模劃撥足夠的資金，使檔案室的硬件設(shè)施逐步健全和完善起來。比如，購買檔案柜，配備專業(yè)的防火防潮的檔案庫房，庫房內(nèi)應(yīng)有滅火設(shè)備和空調(diào)等。其次，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)檢查檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施，如防火、防蟲、防潮、放光等安全設(shè)備和設(shè)施要經(jīng)常檢查，一旦有損毀和不足，要及時(shí)維修，或上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)補(bǔ)充。

（三）提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理工作具有復(fù)雜性、專業(yè)性、綜合性等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)就決定了檔案管理人員不僅要掌握專業(yè)知識(shí)和技能，還要具備較高的政治素養(yǎng)，和高度的責(zé)任感，因此工作人員的綜合素養(yǎng)對(duì)檔案管理工作也會(huì)有較大的影響。首先，應(yīng)該減少檔案管理人員的變動(dòng)，保持檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定，檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、實(shí)踐性和操作性都很強(qiáng)的工作，若是不具備豐富的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，檔案收集、管理規(guī)范是很難達(dá)到要求；其次，加強(qiáng)對(duì)管理人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)。一方面，隨著科技的發(fā)展，檔案管理也在與時(shí)俱進(jìn)，因此必須對(duì)員工進(jìn)行定期的培訓(xùn)、對(duì)其原有的知識(shí)結(jié)構(gòu)不斷更新，同時(shí)也加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，樹立檔案管理人員的職業(yè)榮譽(yù)和職業(yè)道德觀念。另一方面，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員政治素養(yǎng)的培養(yǎng)和提升，檔案管理工作的機(jī)密性和政治性都很強(qiáng)，因此管理人員必須有敏銳的政治觸覺、嚴(yán)明的紀(jì)律和高度的責(zé)任感。

（四）健全檔案管理管理工作制度

事業(yè)單位各部門工作的順利有效開展都離不開完善的、健全的規(guī)章制度，檔案管理工作也不例外，管理制度是開展工作的保障，因此，管理部門應(yīng)當(dāng)制定和完善檔案管理制度，使檔案管理人員在工作時(shí)能夠有法可依、有章可循。要建立和健全檔案管理部門的工作制度，可以從以下幾方面做起：首先，要加大對(duì)檔案管理工作重要意義的宣傳，使干部和職工主動(dòng)配合檔案材料的搜集和整理工作。事業(yè)單位的檔案是國家的寶貴財(cái)富，檔案管理部門要對(duì)行政管理、勞動(dòng)人事、經(jīng)營生產(chǎn)、項(xiàng)目建設(shè)等活動(dòng)中形成的文件材料制定嚴(yán)格的移交制度和獎(jiǎng)懲措施，確保文字、圖片、聲像、實(shí)物等各門類檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。其次，要在單位的資金預(yù)算中納入檔案管理設(shè)施的現(xiàn)代化，年底再對(duì)工作進(jìn)行考核。再次，領(lǐng)導(dǎo)的重視不僅表現(xiàn)在對(duì)檔案設(shè)施的完善方面，也表現(xiàn)在對(duì)檔案管理工作的督查考核方面，單位主管檔案建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該定期對(duì)檔案工作的開展進(jìn)行指導(dǎo)和考察。

（五）實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

隨著科技的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用到了生活、工作的各個(gè)領(lǐng)域，檔案管理工作也開始向信息化的方向發(fā)展，而且，現(xiàn)代化的管理方式能夠大大提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量，能夠準(zhǔn)確反映檔案的信息，而且查找、借閱、使用也更加方便。因此，事業(yè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)要注重管理工作的信息化，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用與管理，在配置檔案信息化管理設(shè)備的同時(shí)也應(yīng)該要對(duì)員工進(jìn)行信息化管理的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括光盤、縮微、聲像等先進(jìn)的檔案管理技術(shù)。另外，國外的一些國家的檔案信息化管理已趨于成熟，我們可以學(xué)習(xí)和借鑒外國經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理正面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程，不僅能夠有效地發(fā)揮檔案的利用工作，還能適應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展的需求，最重要的是能夠最大限度地為本單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作和社會(huì)服務(wù)。

總而言之，檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，在事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展中有著不可替代的作用。要發(fā)揮它的功能，提高其工作效率，我們應(yīng)當(dāng)抓住行政改革的契機(jī)，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，加強(qiáng)管理意識(shí)，在健全管理制度的基礎(chǔ)上創(chuàng)新管理方法，形成一套系統(tǒng)的科學(xué)的管理方法，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作向現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

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