論高校檔案信息化管理建設

毛凌

摘 要：檔案信息化建設是一項非常系統化的工程，這項工程要與學校的信息化工作互相融和、共同發展，但要保障信息安全。雖然信息化十分重要，但這種“數字化檔案”的建立必須要有序發展，不能急功近利。同時，管理檔案軟件的設計應用也要符合檔案信息工作的發展趨勢。

關鍵詞：高校檔案；信息化管理；數據庫；檔案工作者

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.12.041

1 檔案信息化的概念和建設

1.1 信息化的概念

1.1.1 狹義概念

檔案信息化的狹義概念為：使有現實開發價值的檔案內容數字化、傳遞網絡化，不僅要發揮檔案的憑證作用，更要注重發揮檔案信息的功能。《全國檔案信息化建設實施綱要》中明確指出，檔案信息化完成工作是近期信息化整理的重點工作任務。由于有統一規定，因此，學校信息化建設過程中必須要按照規劃進行，建設過程要一致，工作等級要明確，檔案信息的安全性一定要有保證，且檔案信息建設的基礎設備也要充足。此外，對于歸檔文件、檔案管理和規范管理還需要進一步強化，將所有方面相結合，從而有效進行檔案管理和數據庫的建設。

1.1.2 廣義概念

檔案信息化的廣義概念為：檔案信息資源的有序整理、檔案信息數據庫的建設、檔案信息網絡的建設、檔案信息資源的開發利用、檔案信息化人才隊伍的建設和促進檔案信息資源開發利用的政策。由此可見，整理檔案時不能簡單地對各類檔案進行數字化，檔案信息網絡建設也是非常重要的，與檔案信息化建設的地位是相同的。因此，想要開展檔案數字化建設，就必須與各個方面相結合，共同促進信息化建設。

1.2 檔案信息化建設的策略

要想正確使用檔案信息化的建設方法，要從以下3個角度出發。

1.2.1 檔案工作者

要想做好檔案信息化建設，相關人員必須要有較高的素質，

不僅指具有專業化素質，個人素質也非常重要。此外，工作者不僅是指檔案管理人員和保管人員，還有檔案信息管理的所有人和提供人。一個真正的有素質的檔案管理人必須要有很好的基本理論、專業知識和學術修養，還要具有一定的計算機技術、網絡體系綜合發展能力。只有這樣，才會做好檔案信息的數字化和網絡化工作，做好網絡工作中的檔案信息資源拓展。由此可見，要想做好該工作，就要對檔案工作人員進行培訓和相應的教育輔導，廣泛提升檔案工作人員的專業素質和知識含量，使工作人員盡快了解和掌握所需要的知識、體系和技能，按時、有效地調整、優化知識體系。此外，還要提升綜合素質，為檔案的進一步發展奠定基礎。

1.2.2 檔案規范化

應將工作重點放在提升檔案工作標準化和檔案工作的規范化上，想要進一步發展檔案管理信息化建設，要保證檔案的標準化和規范化，并正確掌握互利共存的關系。此外，想要做好這些任務，要有統一的上網目錄。檔案信息管理工作的內容非常多，工作過程極其煩瑣。想要保證檔案管理的正式性和規則性，使人們方便、迅速地在網上查詢所需要的信息，就一定要保證檔案信息化建設的標準，否則，可能會導致使用者無法快速、精準地找到他們所需要的信息；要設定嚴格的規章制度，高校檔案需要良好的保密管理，融和中等學校的實際情況，設立包括檔案信息資源、計算機所有活動的目標體系、程序體系和技術方法的網絡。

1.2.3 提升意識

想要更快、更好地完成檔案信息化建設任務，除了一些外在提升外，還應強化人的意識，這是進行檔案信息化建設的根本。因此，為了更好地進行建設檔案信息化建設，必須提高相關人員的認識高度，使他們充分認識到檔案信息化建設的重要性。意識建設不僅要從基層做起，領導更為重要，需要依靠領導傳達和強化這種意識，同時，從基層渲染，各方面共同進行，從而樹立完善的檔案管理意識。此外，還要重視人才的使用，廣納賢良，可以提前培養相關學業和計算機管理專業的學生，因此，要關注檔案工作者的培訓工作，以適應快速改變的計劃。

2 高校檔案信息化建設中存在的問題

2.1 檔案信息化資源管理不夠集中

隨著我國越來越多的年輕人走進大學校園，越來越多的學生檔案需要被建立，有的學校甚至開設了新的院系，導致檔案分類越來越復雜，檔案資源數量迅速增長。此外，教師也在不斷變動，信息在不斷更新，有的學校信息量過大，因此，很多部門都設有獨立的分支網站，比如后勤、財務等，導致文件數量劇增，這些文件都需要及時、準確地被檔案管理部門分類。只有這樣，才能發揮檔案整理的真正目的。因此，很多學校都無法整理大量的信息檔案，進而導致信息化檔案的任務量越來越大，信息的整理工作也越來越復雜。

2.2 檔案信息泄露風險

高校檔案信息的類別十分冗雜，有教學、科研、行政、財務和后勤等，甚至還會涉及國家級檔案，而在檔案信息化的過程中，過程繁復、經手人多、信息量大，煩瑣的過程非常容易導致檔案信息泄露或文件遺失。

2.3 電子文件易篡改，不易保存

電子文件的存儲十分簡單，復制十分容易，且文件在更改時沒有任何痕跡，更改簡便，因此，在實際工作中我們仍舊依靠傳統紙質文件作為憑證。雖然已經出臺了《電子文件簽名法》，但這是理論性的，一旦應用到實際的工作中，就會產生大量無法解決的問題。此外，電子文件并不是實物，信息與載體不同體，而現代的儲存系統又在不斷更新，產生了復雜的存儲問題。

3 解決方案

3.1 信息資源整合

想要化繁為簡，就要通過整合來完成。整合學校各部門產生的信息資源，確定哪些信息需要歸檔，由各部門分開處理后再整體整合。需要整合的數據數量非常大，且種類非常多。很多部門都會有大量信息的產生，積少成多，比如財務部門每天都會產生報表；學籍處每年都有大量的學籍錄取。這些都是通過網上管理的，且處理過程非常復雜，在傳遞中也會產生很多的副產信息。此外，由于信息的不斷增多，很多院系都設置了自己的分支網站，很多信息都通過網上平臺公布。這些信息不是實體物質，可在網上進行有目的的分類，較容易歸類。可利用這種優勢對信息進行管理，通過目標性搜索，信息整合完成后通過分析和調查，追蹤好信息的出處。只有這樣，才能確立一個涵蓋校內檔案的信息網絡，規定時間接收信息資源，進行有規律的資調整合和管理。

3.2 信息安全策略

高校已經具有了成型的資源整合體系，但缺少安全系統。有的高等院校還在使用普通的家用計算機殺毒軟件，而這樣家庭殺毒軟件對惡性蠕蟲病毒而言沒有抵抗能力，一旦計算機被這種病毒入侵，只能將所有電腦全部斷開，逐臺掃描，工程量巨大。

對于該問題，可從以下3個層面解決：①技術層面。部署網絡版殺毒軟件、硬件防火墻，聘用專業的網站維護人員并培訓，合格后使用。②策略層面。建立嚴格的安全制度，嚴格杜絕非法操作。③管理層面。按照規定的時間進行維護、升級。

3.3 信息的保存

信息通過網絡載體保存時，系統更新等情況容易導致信息丟失，且信息容易被篡改。因此，信息需要備份，但并不是整體資源備份，而是將信息的原稿保存落實到每個人身上，分工完成。

4 結束語

檔案信息化是一項非常復雜的工作，耗費的時間較長，檔案管理要進行整理、歸類、更新，還要遵從和制訂相應的規則，且規則要根據相應的政策不斷更新，是一項龐大的工程。本文對檔案信息建設的內涵進行了解釋，提出了資源較散、信息安全和不易儲存的問題，并提出了簡單的建議。對于檔案信息化建設管理，要從多方面共同完成信息化建設。工作時，要積極與其他部門溝通，完善信息化建設工作。

參考文獻

[1]陳霞.談網絡環境下檔案信息服務模式的構建[J].檔案時空，2007（04）.

[2]任贊峰.試論高校檔案信息化建設[J].蘭臺世界，2008（06）.

〔編輯：張思楠〕