全面預算管理與ERP 整合的必要性

（黑龍江八一農墾大學 黑龍江大慶163000）

一、前言

全面預算管理是一個融合企業信息系統、戰略方向、人性化的現代管理手段，在企業的運營中起著尤為重要的作用，它不僅能幫助企業合理運用資源、明確資金走向和企業發展趨勢，還能幫助企業制定并實施有效的戰略目標和相應的機制。但是目前的傳統全面預算方式還存在著一些弊端，其作用不能較好地在企業實際操作中得以發揮。然而隨著科學技術的發展，計算機功能在各領域不斷拓展，ERP系統逐漸受到人們的青睞。ERP的廣泛運用為全面預算管理更加高效、精準提供了有力的技術支持。

目前對于全面預算，國外的研究較為全面，主要經過三個階段：19世紀末20世紀初期，以1911年美國科學家弗雷德里克·泰勒提出的科學管理原理為代表的起源階段；1930年到1970年，以維恩·劉易斯提出的零基預算為開端的成熟階段；1980年至今逐漸步入完善階段。相對于國外的研究，我國的研究起步相對較晚。由于我國在計劃經濟時代，國家的財政預算控制監督國內企業的經營，因此企業并沒有自己相對完整、獨立的預算管理體系。20世紀50年代至80年代，企業逐漸開展定額管理，形成核算小組，開展運用責任會計、目標管理、全面質量管理、市場預測等管理方法。90年代后，西方的預算管理方式才逐漸被引入應用，如基礎預算、平衡計分卡。

對于ERP的研究，國外的研究主要從效率的提高、為管理和控制帶來的具體影響、知識管理及與企業的協同性等方面進行研究，如羅賓·波斯頓在2001年提出ERP系統實施后能為企業帶來較為明顯提高的業績效益需要三年左右的時間；提牧·馬密在2002年指出，ERP系統的實施雖然對管理會計的改變微小，但卻可為其安排出大量的時間進行分析工作。我國學者對于 ERP的研究主要集中在對ERP的產生、發展、功能、管理思想的介紹及應用過程應關注的問題等，如韓冰（2015）提出實施運用ERP系統時，應做好充分的準備，選擇調配合適的時間、軟件、組織結構在順利運用ERP系統中至關重要；姜陽（2013）通過對制造企業會計報表的研究，闡明了在ERP系統下整合企業的對內、對外會計報表的必要性和可行性。

二、傳統全面預算管理方式存在的不足

傳統方式下編制的預算，由于信息的獲取、傳遞和分享存在一些困難，使得在編制預算時很難對企業現有的資料進行整體融合，如以往年度和當期發生的很難及時進行具體的比較分析；各部門的數據很難與其他部門相結合，這使得預算的編制缺少基礎數據的支持，缺乏可操作性。而數據信息的及時性、可用性對預算管理至關重要，這也是傳統模式下的全面預算管理存在的不足之處。

（一）采用手工方式編制的全面預算。由于信息不集成，編制者在編制預算時存取信息不夠便利且獲取量有限，導致編制過程耗費大量人力物力，結果也不夠客觀全面。同時，手工方式編制的預算周期相對較長，缺乏靈活性，不便于及時管理控制，這使得全面預算管理不能真正發揮其事先計劃、事中控制的作用。全面預算管理的初衷是對企業進行全面的管理控制，這要求各部門的數據信息的獲取及傳遞要及時可靠，所涉及的各類項目要完整具體，這就導致了在預算的編制和實施時，企業耗時、耗力、低效，得到的結果卻往往不容樂觀。

（二）采用電子表格方式編制的全面預算。其原理主要是通過電子表格建立一個數據連接，將各個項目的相關財務數據與其相連接，運用電子表格中的公式處理功能，在已設定好運算模式的表格中，輸入或改動相應數據，預算結果便會自動生成。但此類方式預算對于變換多端的市場需求及相應的企業政策缺乏變通性，對于獲取所需的基礎數據和數據形成后的及時共享也缺乏時效性。以此種方式編制預算時，不僅在信息的采集整理上耗時耗力，在之后的實施運用中，分析計算預算額和實際額的差異時也是一項繁瑣、復雜、耗時的工作流程。而由于在采集數據時信息的不集成，電子表格分析的僵硬呆板，往往會導致預算的分析結果出現偏差，降低其可靠性、應用性，同時也大大降低了企業財務人員的工作效率。

（三）采用財務軟件方式編制的全面預算。目前應用在國內的多家企業中，相對手工方式和電子表格方式，其具有較強的分析能力和靈活應變能力等優勢。同時財務軟件可以根據企業的具體情況，設定適應企業各部門項目的具體內容，具有較強的針對性。運用此類方式編制的預算管理，可以對當期的經濟業務有較為全面的分析，對企業事后分析幫助較大，但對與經濟業務發生前的掌控和事中控制能力很弱。預算管理一個重要的職能是事中控制，這就要求在實施預算管理的過程中，管理者要及時了解掌握各部門預算執行的具體情況，并根據情況及時對企業的經濟活動及時、靈活地做出相應的調整。若決策者得不到及時的信息反饋，對企業及市場情況沒有明確的認識，可能會導致決策的失誤，使企業經濟利益受損。傳統模式下的預算管理時效性差，這也就失去了其事中控制的主要職能。

三、全面預算管理與ERP整合的作用

（一）確保預算目標與企業目標的一致。ERP系統與全面預算管理的結合，保障了企業順利開展實施全面預算管理，實現企業整體目標。企業的預算目標應與企業的整體目標相符合，而在實際中，企業往往存在委托代理現象，使得在日常業務的發生時不可避免地存在一些不必要的人為的資源分割，致使完整的資金鏈斷開。而這種現象會導致與企業目標相違背的經濟利益沖突，阻礙全面預算管理目標以及企業整體目標的實現。而ERP系統對信息具有較強的集成性，運用ERP系統可將企業各部門信息有效的結合在一起，將所有數據統一采集歸納，實現信息的及時傳遞和共享，改善了各部門各自為政的現象，打破了各部門間的界限和障礙，確保了數據來源的單一性、可靠性、規范性，解決了預算管理中信息不對稱、不集成的問題，使得各部門之間的配合、溝通更加便利可行，為保證企業順利實現總體目標提供了有力的保障。

（二）提高預算管理的應變能力。為實現企業經濟利益的最大化，管理需要高質高效的進行，因此分析市場的實質需求和企業的價值體系，制定以市場流程為基礎的預算更為有效。ERP系統與全面預算管理相結合，利用ERP系統，在集成供銷商和客戶信息的同時比較分析企業自身的數據信息，分析市場需求，及時調整自身運營及管理。ERP系統及時反映的優勢在于，能夠最大限度地在高信息、高效率的競爭中，為企業提高應變力及競爭力提供相關信息、決策等支持。

（三）提高了預算編制的可靠性及差異分析的高效性。ERP系統與全面預算管理結合后，ERP系統根據企業的具體情況設定相應的子系統，業務發生時，相關子系統運轉工作，存取、形成相關數據信息，并在需要時，相關子系統將其整合，保證了企業在預算編制時獲取的基礎信息，以及在分析預算額和實際發生額差異中信息的準確性、高效性和全面性。在日常的管理中，管理者也可以通過ERP系統的查詢功能，及時獲取所需數據，實時了解掌控發生的經濟活動，并為其提供準確的數據基礎，進而做出有效的實時預算管理方案。

（四）有助于企業預算管理的改革。傳統方式下的預算管理能夠將供銷商、廠商以及最終客戶有機結合在一起形成一條便于管理的供應鏈。ERP系統與全面預算管理相結合，為了充分運用ERP系統的功能，需要對企業的管理系統進行改革，使得原有的管理系統與ERP系統相互適應融合，同時也要滿足對子公司及相關關聯公司的管理要求。ERP系統的介入可以幫助企業進行管理改革，分析預算管理中的不足并通過ERP系統進行完善，使得企業的的管理體系更加健全，達到財務、業務一體化的完美結合。

四、全面預算管理與ERP整合對預算管理的深遠影響

ERP系統在企業的管理中有著不可忽視的地位，通過ERP系統可以有效、迅速地集成企業中有用而又全面的信息，是現代企業管理思想的完美詮釋和主流趨勢。全面預算管理與ERP系統整合，不僅從根本上改變了預算管理的流程方式，更是對傳統預算管理的完善和升華，對企業的實施全面預算管理產生了積極的影響。

（一）使全面預算管理的作用在企業中真正得到運用。全面預算管理與ERP系統相結合，使預算管理由以往的經營活動的終點變成起點，由企業經濟運營的整體目標轉換為企業經營活動的向導。以預算管理作為企業經營活動的起始點，可以有效地管理控制不必要或不可行的經濟業務的發生，提高了企業運營和管理的效率。以預算為導向的企業，預算是決定相關業務是否可以開展的首要標準，所以發生的每項業務都會受到預算嚴格而積極的限制，為預算管理提供保障。同時，ERP系統下的預算管理，企業所有員工都參與到了企業預算管理中，涉及到其自身部分的預算會反映出其工作情況和工作態度，無疑是一種無形的監督，從而有助于提高員工的工作積極性。將ERP整合，使得全面預算貫穿整個經營活動，發揮其真正的管理監督作用，高效及時地協調各部門經濟活動的運轉，提高員工工作的積極性，進而為企業創造更多的經濟利潤。

（二）使企業的內部控制更加有效。良好的內部控制有利于企業管理控制的實施，提高企業的經營績效。基于預算管理的事先預測和事中控制，在經濟業務發生前會受到預算的限制，業務發生時，當預算額與實際發生額出現偏差時，業務會出現停滯。而此時對于相關業務的預算調整，不再像以往一樣，簡單的由上級領導批準即可繼續進行，取而代之的是按照嚴格的規范，經多級領導審批同意后才可繼續操作，進而避免了越權、違規、舞弊現象的發生，實現了預算管理真正的控制職能作用，使得各部門、各級領導嚴于律己，按規操作，使得內部控制更加有序、有效的進行。

（三）使企業更易實現其總體目標。企業總體利益的最大化是企業經營的最終目標，部門利益最大化不能成為最終目標。由于在實際經營過程中會發生部門行為與企業總體目標的利益沖突問題，為促進企業總體預算目標的實現，企業的預算目標要與企業目標相協調，保持一致。高度集成信息系統——ERP系統，不僅能緊密整合職能部門，加強信息的通暢性，而且可以從中改善管理方案，實現“化多為整”，即將管理的多個工作場所化為一個單獨實體進行整體管理。ERP系統具有統一組織、管理的特性，杜絕了部門分工和界限的限制性，在此特性的基礎上保證了基礎數據來源的唯一性，可以達到所有部門及相關領域共享資源，進而規范了預算控制實施中所需要的數據。在一定程度上，各個部門所存在的信息不對稱問題得到了解決，使部門與企業總體的利益沖突問題得到減輕，最終達到企業目標最大化。

五、全面預算管理與ERP整合的措施

企業目標需要根據運營方式、公司戰略、具體情況等編制總預算計劃，再分解為生產銷售、成本費用以及收入利潤等具體預算方案。通過將預算具體化，完成各部門的相應目標。預算制定完成后，各部門開始按照預算管理，開展以控制為主的各項工作。雖然通過傳統手工的方式也能實現預算管理的制定與實施，但當企業規模較大、日常業務繁雜時，以傳統手工方式開展預算管理會出現捉襟見肘的情況，使得企業的預算管理不能順利進行。

（一）提高企業信息的時效性。企業在執行預算管理時，各部門需及時將具體運行情況反饋給相關部門，相關部門根據實際情況及時地對企業的經濟運營、管理實施做出調整。然而傳統的預算管理在事中控制中存在不能及時傳遞和處理信息等缺陷，無法保證預算管理的有效實施，進而可能導致企業利潤下降，甚至影響企業做出錯誤的決策。而利用ERP系統，各項數據會通過ERP系統呈現在一個共同的數據庫里，各部門擁有的相應權限可以實現相應數據的實時共享，更好地實現預算管理的事中控制，改善了傳統預算方式下缺乏時效性的弊端。

（二）提高企業預算管理的效率。隨著企業規模的擴大，業務量增多，企業正面臨著大數據時代。企業在編制全面預算時，各項基礎數據、歷史數據、企業對項目的預期數據等各類數據都需融入其中。但由于數據眾多，運用傳統方式編制的預算管理會存在信息的不集成、不便存取等問題，導致預算的編制耗時耗力，因此，許多企業并未真正地運用預算管理來實現企業計劃。而利用ERP系統，可有效實現信息的集成，獲取較為全面的數據，大大提高預算管理的效率及其準確性。

（三）提高企業預算管理的針對性。利用ERP系統，企業的全面預算管理可以更加具體，更有針對性，各部門、項目預算都會有與之相對應的管理子系統對其進行監控，如銷售部對應的銷售子系統，生產部對應的生產計劃子系統，采購部相對應的采購管理子系統，存貨對應的庫存管理子系統，等等。當某項經濟業務發生時，與該業務有關的子系統運轉工作，獲取并傳遞信息，預算控制系統對數據進行比較分析，并進行有效的管理控制。因此，與ERP系統相結合的全面預算管理，可以及時地根據其子系統變化，調整完善預算管理的實施，與此同時將調整后的預算及時傳遞給有關部門，從而形成一個良好的循環管理模式。對于預算執行年度，ERP系統會根據指定時間，綜合各子系統數據與期初數據進行比較分析，其他業務子系統中取得預算執行數據，并與期初預算進行對比，分析出現的問題和企業整體生產運營情況。

（四）實現企業全面預算對基礎數據的需求。利用ERP系統的會計核算、信息處理等功能可幫助企業在經濟業務發生時，完整地記錄當期各項業務的相關數據。當編制全面預算時可及時地在ERP系統中獲取預算年度的會計數據，并與當期預算數據比較、分析，針對二者的差異，分析原因，進行調整控制，并采取有效的應對措施。

在實施預算管理的過程中，信息傳遞的及時性尤為重要，相關部門根據反饋的信息，對企業的運營管理及方針戰略適時調整。若信息反映延緩甚至偏差，不僅會影響企業的經濟利益，還可能致使企業做出錯誤的決策。

總之，ERP系統與全面預算管理的整合是企業未來發展的一個重要方向。企業充分合理地運用ERP系統，不僅可以借助計算機管理系統處理傳統方式下預算管理繁雜多變的數據，提高工作效率，還可以實現傳統模式下無法完成的基礎性管理工作，解決了傳統預算管理信息的不及時性、不對稱性以及管理的低效性等問題。因此，ERP系統與全面預算管理的整合，是提高預算效率及預算可行性的現代化方法，必將為企業順利有效地實施預算管理提供有力的保障。