淺析事業單位人事檔案管理工作

潘艷萍

【摘 要】現階段，隨著我國經濟改革的不斷發展，事業單位的職工流動也愈發頻繁，對原有單位內部的人事管理制度形成巨大挑戰。為此，事業單位推行各項制度的改革。近年來，我國事業單位的辦公室人事檔案管理工作提升到了一個新的高度，取得顯著成就，但同時人事檔案管理工作也出現了一些問題。因此，提高人事檔案管理工作的真實可靠性，為事業單位提供高素質人才成了事業單位辦公室人事檔案管理工作中的重要問題。本文在分析當前事業單位辦公室人事檔案管理工作中出現問題的基礎上制定出了一些切實可行的解決對策。

【關鍵詞】事業單位;人事檔案管理;問題;對策

一、事業單位辦公室人事檔案管理工作現存問題

人事檔案作為企業內部人才的重要信息源及人才信息的主要載體，對事業單位的發展和改革具有極其重大的影響，能夠全面反映各職工的工作經歷、獎懲情況及歷史背景等，是人力資源管理工作的重要工具。事業單位中的招聘管理、技術、后勤人才或是對人才的考核、任免、晉升等工作都會用到人事檔案。目前單位內部人事檔案的使用需求日益多樣化，對檔案的全面、真實、準確性有了更高的要求。伴隨事業單位人事檔案管理工作改革的不斷深化，其中的問題也暴露的愈發明顯。

（一）單位內部人員對人事檔案管理工作不夠重視

人們對人事檔案管理工作的忽視主要是由于：一是目前人才流動頻繁，人事檔案中關于個人的工作業績、能力等方面材料少，用處不大。二是人事檔案涉及的個人信息多數缺乏真實性，使人事部門無法通過檔案來正確評估職工的價值。從而導致了事業單位的領導忽視內部的認識檔案管理工作，以及領導層以下的人事檔案管理工作人員思想上的松懈。

（二）人事檔案管理不完善

人事檔案作為人才信息的主要載體，應該能夠全面、詳實地反映一個人工作經歷、工作業績、歷史背景等情況，起到見檔如見人的作用。但是目前我國人事檔案管理工作中制度尚不健全，執行也并不嚴格，收集的材料不全面，無法準確地反映個人的真實情況，影響檔案的質量且利用價值不高。而檔案的真實性決定其能否發揮其社會作用。另外，隨著市場經濟改革的不斷深入發展，人才流動愈發頻繁，人員的頻繁流動導致檔案遺失現象增多，由此出現的諸如隨意更改工齡、更改學歷等虛假問題愈發嚴重，給人事部門的工作增加了難度，也影響到了企業對人才的工資晉升、福利發放等。

（三）人事檔案管理工作的信息化程度不高

傳統的事業單位人事檔案管理工作的收集、整理等工作主要依靠單位內部的人力資源部完成。而隨著科技的不斷發展進步，人事檔案管理工作不斷加入信息化手段，檔案管理工作已逐漸采用信息化管理。現代化的信息技術通過計算機網絡提供服務和管理，促進人事檔案部門與外界人力資源市場及時便捷地進行信息交流。但是仍然存在一些事業單位尚未廣泛運用先進的計算機技術，人事管理工作仍采用手工操作的方式，既不利于提升檔案管理的工作效率，又不利于檔案的保管，容易造成人事檔案資源的浪費。

（四）人事檔案斷檔和人檔分離現象嚴重

首先，人才的頻繁流動導致檔案流失的情況增多，容易出現斷檔現象。其次，單位很少對新進人才的檔案進行查看及核實。最后，人才的頻繁流動同時造成了人檔分離的現象，越來越多的人棄檔不用。這些都將嚴重阻礙單位的發展，使單位內部的人事檔案管理工作得不到完善。

（五）人事檔案管理工作人員綜合素質不高，設施陳舊

人事檔案管理工作人員作為人事檔案管理的直接實踐者，其素質的高低將決定檔案管理工作的質量高低。

二、完善事業單位辦公室人事檔案管理工作的對策

事業單位人事檔案管理工作在其改革發展過程中，很多方面都得到了提高和完善，但是仍然有一些在制約著其發展。以下是一些解決措施。

（一）加強單位內部各階層人員對人事檔案的重視

要加強事業單位內部各領導對人事檔案管理工作的重視程度，進一步增強檔案意識，重視人事檔案管理類工作，認識人事檔案管理工作的重要性，認真解決人事檔案管理工作中出現的問題。還有定期規劃研究人事檔案管理工作，做到有計劃、有落實。另外還要引導下級各工作人員對檔案管理工作的重視，定期對其進行檔案管理工作的培訓，以提高其檔案管理和服務意識，同時采取各種手段激勵其檔案管理工作的積極性。

（二）加強人事檔案管理信息化建設

人事檔案作為人才信息的主要載體，對單位發展影響重大。人事檔案管理工作應利用網絡優勢，將管理工作與信息科技化相結合，提高管理效率，增加其工作的真實有效性。單位內部可以建立電子的個人檔案系統，對人事檔案實行自動化管理，以方便人們對其進行查閱并保管。這樣既有助于事業單位對優秀人才的選拔，同時又提高了單位內部人事檔案管理工作的效率和質量。

（三）建立健全人檔分離的人事檔案管理體制

事業單位為適應現今人才的高流動性，必須要改革其人檔合一的制度，實行人檔分離的人事檔案管理體制。將政府人事部門負責的人才流動、教育部門負責的畢業生就業指導、勞動部門負責的就業服務等機構承擔的管理職能脫離出來，將事業單位的人事檔案管理工作重新劃入政府工作范圍，由政府統一進行管理。

（四）提升人事檔案管理工作人員的綜合素質

人事檔案管理工作人員的綜合素質高低直接影響到事業單位內部人事檔案的管理水平。事業單位應聘用素質良好的檔案管理人員，有敬業心和責任心，有服務和保密意識，有刻苦鉆研的精神和謙虛的學習態度，對自我進行不斷的完善。同時要提高檔案管理人員的待遇，保持檔案管理人員的相對穩定性，并增強其積極性。另外，對檔案管理人員進行定期的相關專業培訓也是十分必要的，不斷完善更新其專業知識，提高職業道德素質，并掌握相關的計算機網絡技術，以促進檔案的不斷發展完善。

三、結束語

綜上所述，國家的不斷發展給事業單位的人事檔案管理工作改革同時帶來了機遇與挑戰，事業單位應緊跟時代發展的步伐，與時俱進、開拓創新，不斷更新觀念，完善管理機制，探索人事檔案管理新模式，實現人事檔案管理的巨大意義和作用。