國外秘書工作研究

張文憑

職業化秘書的普及是當代社會的趨勢。在發達國家，職業秘書的教育體制非常成熟，不僅從業人員眾多，甚至還出現了像“The 24 hour Secretary”的專業秘書服務提供商。秘書的種類也有很多，包括政府秘書、法律秘書、公司秘書、經理秘書、技術秘書、醫學秘書、教育秘書、財經秘書、通信秘書等。本文主要討論高層管理人員的秘書工作。

高管的特征之一是公務繁忙，但管理公司決不能因為高管的忙碌而成為公司的瓶頸。所以，找一個能為高管分憂的秘書或是助理成為必然趨勢。畢竟，能找到什么樣的人為之分憂，也稱得上是高管的競爭力之一。

一、秘書工作職業化

隨著秘書的普及，秘書在西方國家已成為一門獨立的學科，涵蓋多種專業知識。由于職業性的增強，秘書職位向著終身制發展，國外秘書的平均年齡普遍較大，而且企業也更傾向于雇傭有工作經驗的職業女性。而在國內，秘書相對年輕，往往將秘書工作作為職場生涯的切入點，而不是終身職業。

二、秘書工作自動化

隨著辦公自動化的發展，秘書的工作也隨之走向自動化。辦公自動化系統的使用，能更加快捷地共享信息，高效地協同工作，節約人力、物力、時間、空間，提高辦事效率和管理水平。辦公業務也可以從事務層進入管理層，從而輔助決策層。

三、秘書工作專業化

隨著秘書工作職業化及自動化的發展，秘書職位也出現分類，每類秘書有詳細的職位說明確定每類秘書的相應工作內容。職位分類可以打破一對一的領導秘書組合，充分發揮秘書的個人特長，高效完成工作。

通過對以上外國秘書工作特性的研究，個人認為對國內秘書工作有如下指導意義。第一，秘書工作可以向著終身職業的方向發展，這可以通過國家加大對秘書專業人員的專業教育來實現。第二，秘書工作應可以向著平臺化發展，目前有些國內的企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置，造成文件和信息查找困難。隨著資源的共享式發展，國內秘書也可以通過軟硬件的支撐，走向平臺化工作模式。第三，秘書工作的整合，隨著秘書的職業化發展，走上工作崗位的秘書也應該接受專業化培訓，通過確切的崗位職責和分工進行秘書工作的整合。

以上是國外秘書與國內秘書的不同點及啟示，其發展趨勢值得我們不斷研究借鑒。

參考文獻：

[1]方國雄，《外國秘書工作概況》，線裝書局，2000 。

[2]袁維國，《秘書學》，高等教育出版，2005。

[3]盧家光，《外國秘書工作概況》，學苑出版社，2005。

[4]張曉鵬，《美國秘書工作概述》，《秘書工作》，2006年第五期。