淺談行政辦公室檔案收集和整理中需要注意的問題

程偉濤

摘要：近年來隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和進(jìn)步，行政事業(yè)也取得了累累碩果，進(jìn)步極大。我國行政辦公檔案管理工作自從《檔案法》等多部相關(guān)法律法規(guī)頒布后也逐漸規(guī)范，并走上了現(xiàn)代化的發(fā)展方向。然而在現(xiàn)實(shí)生活中，受到環(huán)境、社會經(jīng)濟(jì)及人文等因素的影響，行政辦公室檔案收集和整理工作效率仍需要進(jìn)一步提升，其中存在的問題也必須得到重視才能保證檔案的社會效益得到充分、有效的發(fā)揮。鑒于此，本文重點(diǎn)探討行政辦公室檔案收集和整理中需要注意的問題，以供參考。

關(guān)鍵詞：行政辦公室檔案；檔案收集；檔案整理

作為行政辦公室工作的基本內(nèi)容，檔案管理能夠保證其得到充分的使用，并確保其社會效益的發(fā)揮。然而社會的發(fā)展使得傳統(tǒng)的行政辦公室檔案收集和整理工作中的問題逐漸凸顯，新的社會形勢賦予了該項(xiàng)工作新的內(nèi)涵和意義[1]。另一方面基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的有效落實(shí)是整個行政服務(wù)質(zhì)量提升的前提，因此相關(guān)人員必須重視行政辦公室檔案收集和整理過程中需要注意的問題才能確保檔案社會效益的發(fā)揮，做好基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的工作。

一、行政辦公室檔案收集和整理工作的社會意義

行政辦公室檔案是行政工作進(jìn)行的基礎(chǔ)，而收集和整理工作是行政辦公室檔案管理工作的重要組成部分。在檔案管理工作中收集工作是起點(diǎn)，高質(zhì)量的收集檔案能夠達(dá)到充分利用的目的，而檔案整理工作是連接收集和利用工作的橋梁。檔案收集工作有助于充分了解檔案資料，而整理是確保行政辦公室檔案得到利用的根本條件[2]。重視收集和整理工作才能確保檔案管理更為科學(xué)化和合理化，增強(qiáng)行政辦公室檔案管理的力度，更好地為組織工作決策和發(fā)展方向選擇提供豐富的資料和信息。最后，開展好行政辦公室檔案收集和整理工作還有助于增強(qiáng)電子檔案的檢索功能，提升檔案的利用率，確保資源得到優(yōu)化配置。

二、行政辦公室檔案收集和整理工作中需要注意的問題

行政辦公室檔案收集和整理工作具有系統(tǒng)性和復(fù)雜性特征，必須多方面的問題才能確保工作質(zhì)量和效率。當(dāng)前社會形勢下，應(yīng)當(dāng)將廣泛收集具有較高利用價(jià)值和重要社會意義的檔案資料作為收集的目標(biāo)，并對其進(jìn)行整理和保存，為日后服務(wù)型政府建設(shè)提供信息支持。

（一）編制分類大綱，充實(shí)行政辦公室檔案內(nèi)容

行政辦公室檔案資料的來源及其廣泛，選擇面寬廣，且量大，在對其收集和整理過程中，需要編制分類大綱才能提高檔案整理的效率。首先是公文。作為基層行政事業(yè)單位日常處理的基本檔案之一，包含有指導(dǎo)性的材料和資料，應(yīng)當(dāng)首先整理上級資料，然后對平級部門的材料按照重要程度進(jìn)行分類整理，避免遺漏并保證政策和方針的落實(shí)；其次，針對需要保存的重要檔案資料，如基層行政事業(yè)單位部門活動的相關(guān)資料，將其放在平級部門材料的次要位置，但同時需要注意利于保存；最后是包含有先進(jìn)事跡、內(nèi)部編印資料等參考資料。唯有對編制分類，并注意充實(shí)行政辦公室檔案內(nèi)容，才能保證各種檔案均被合理歸類，并得到有效保存。

（二）分類存放

存放是檔案收集整理工作的另一項(xiàng)基礎(chǔ)內(nèi)容，唯有貫徹落實(shí)科學(xué)合理的檔案存放工作才能保證資料得到充分的查閱和利用，并能夠?yàn)榛鶎有姓聵I(yè)單位的發(fā)展提供更多的幫助的支持。在具體工作中，結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，建議結(jié)合分類大綱為行政辦公室檔案資料準(zhǔn)備資料盒，并在其封面的位置明確標(biāo)記檔案的類型，包括行政收文、協(xié)議合同、先進(jìn)事跡、部門活動資料等[3]，并在資料盒中將收文簿和發(fā)文簿整理好，做好相應(yīng)的編號及標(biāo)記后進(jìn)行保存。檔案管理工作人員必須熟練掌握文件的等級、分類和編號標(biāo)準(zhǔn)，養(yǎng)成認(rèn)真登記、反復(fù)核實(shí)、小心存放的工作習(xí)慣，保證從上到下均形成良好的習(xí)慣，使得工作井然有序。最后，檔案管理人員要及時對行政辦公室檔案進(jìn)行了解，接受先進(jìn)的意識，不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)，對編制好分類和大綱的前提下定期進(jìn)行整理，處理部分不必要的行政辦公室檔案資料。

（三）協(xié)調(diào)部門間關(guān)系，改善配合力度

行政辦公室檔案管理工作需要多個部門協(xié)作完成，僅僅依靠辦公室工作人員的力量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，必須得到其他部門的鼎力支持和默契配合才能改善管理效率，尤其是檔案收集和整理工作更是如此。基層行政事業(yè)單位上級部門領(lǐng)導(dǎo)需要注意考慮各個部門的特點(diǎn)和職責(zé)范圍，明確責(zé)任，提升各個部門對檔案管理質(zhì)量提升的重視力度，確保工程、財(cái)務(wù)等部門配合好行政辦公室同事的工作，做好檔案立卷任務(wù)，保證檔案收集和整理的有效性。此外，在檔案管理工作中引入并充分利用信息技術(shù)，確保此項(xiàng)工作的發(fā)展方向符合網(wǎng)絡(luò)化、信息化的大趨勢，促使各部門員工默契配合，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)處理員工之間、部門之間的關(guān)系，必須重視避免產(chǎn)生檔案信息孤島的問題。

（四）創(chuàng)新手段，挖掘檔案信息

想要保證行政辦公室檔案收集和整理工作的有序進(jìn)行，檔案管理工作人員還必須具有創(chuàng)新意識，不斷提升自身的業(yè)務(wù)水平，挖掘檔案資源[4]。盡管當(dāng)前的方式也能夠滿足行政辦公室檔案有效收集和整理的需求，但是資源的利用率較低，從根本上來講，此種工作方式有礙于行政事業(yè)的改革與發(fā)展。故此，相關(guān)工作人員唯有創(chuàng)新行政辦公室檔案收集和整理的手段，掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和全新的理念，借助現(xiàn)代化設(shè)備和觀點(diǎn)充分挖掘檔案中的有效、有利信息，才可提升收集和整理工作質(zhì)量水平，確保行政辦公室檔案管理工作有條不紊地開展。

三、小結(jié)

作為基層行政事業(yè)單位的重要組成部門，行政辦公室的職責(zé)重大，必須確保協(xié)調(diào)管理和信息傳達(dá)等工作任務(wù)高質(zhì)量完成，才能真正推動行政服務(wù)中心的和諧發(fā)展。而行政辦公室檔案收集和整理工作是辦公室檔案管理的重中之重，對檔案的管理及利用效率也可產(chǎn)生重大的影響，在實(shí)踐過程中相關(guān)人員必須重視挖掘其中存在的問題，并提出針對性解決方案，同時注重行政辦公室檔案管理制度的建立與完善，提升工作人員的綜合素質(zhì)，打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，才能真正促進(jìn)工作效率的提升。

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