新建本科院校普通話水平測(cè)試檔案管理問(wèn)題探討

【摘 要】分析新建本科院校普通話水平測(cè)試檔案管理存在的問(wèn)題，提出從加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、強(qiáng)化自身建設(shè)、掌握材料存檔要求、重視檔案利用等方面推進(jìn)新建本科院校測(cè)試檔案管理規(guī)范化。

【關(guān)鍵詞】新建本科院校 普通話水平測(cè)試 檔案管理

【中圖分類號(hào)】 G 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A

【文章編號(hào)】0450-9889（2015）07C-0091-03

近年來(lái)，隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大和就業(yè)需要，新建本科院校師范專業(yè)和非師范專業(yè)學(xué)生參加普通話水平測(cè)試的人數(shù)呈逐年遞增之勢(shì)。自治區(qū)語(yǔ)委《廣西貫徹〈國(guó)家中長(zhǎng)期語(yǔ)言文字事業(yè)改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2012—2020年）〉實(shí)施意見(jiàn)》提出：“從2013年起5年內(nèi)，增加普通話水平測(cè)試點(diǎn)，在全區(qū)本科院校實(shí)現(xiàn)全體全日制大學(xué)生參加普通話水平測(cè)試。”為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，自治區(qū)語(yǔ)委出臺(tái)了《關(guān)于做好普通高校全體在校大學(xué)生參加普通話水平測(cè)試工作的通知》，提出“從2014年開(kāi)始實(shí)施全體在校大學(xué)生參加普通話水平測(cè)試工作”。此舉標(biāo)志廣西普通話水平測(cè)試工作進(jìn)入新常態(tài)，也對(duì)新建本科院校普通話水平測(cè)試檔案管理提出了挑戰(zhàn)。如何加強(qiáng)建設(shè)，做好普通話水平測(cè)試檔案的科學(xué)管理，成為新建本科院校普通話水平測(cè)試管理人員需要認(rèn)真思考并著力解決的問(wèn)題。

一、新建本科院校普通話水平測(cè)試檔案管理存在的主要問(wèn)題

（一）當(dāng)前新建本科院校普通話水平測(cè)試檔案管理工作不容樂(lè)觀，主要是缺少統(tǒng)一要求，管理不規(guī)范。2013年6月，為了學(xué)習(xí)其他新建本科院校普通話水平測(cè)試檔案管理經(jīng)驗(yàn)，做好本校普通話水平測(cè)試檔案規(guī)范管理，筆者通過(guò)電話對(duì)廣西7所新建本科院校普通話水平測(cè)試中8種基本材料存檔情況進(jìn)行了了解，情況如表1所示：

表1 廣西7所新建本科院校普通話水平測(cè)試中8種基本材料

存檔情況

從表1看出，7所新建本科院校對(duì)普通話水平測(cè)試中8種基本材料管理缺少統(tǒng)一要求，普遍管理不到位。根據(jù)《廣西普通話水平測(cè)試考務(wù)工作管理規(guī)定（試行）》要求，應(yīng)列入保存的檔案材料包括測(cè)試工作檔案、應(yīng)試人備查檔案和測(cè)試員業(yè)務(wù)檔案3類，其中測(cè)試工作檔案就包括12種材料。而新建本科院校對(duì)基本材料管理都沒(méi)有落實(shí)好，其他材料的保管情況可想而知。

在電話了解中，筆者還涉及普通話水平測(cè)試檔案管理制度問(wèn)題，7所院校均沒(méi)有建立覆蓋各項(xiàng)管理環(huán)節(jié)的制度，沒(méi)有很好把普通話水平測(cè)試檔案納入學(xué)校檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。

（二）重測(cè)試輕管理現(xiàn)象嚴(yán)重。隨著師范生增多和就業(yè)形勢(shì)需要，主動(dòng)要求參加普通話水平測(cè)試的學(xué)生呈逐年增加之勢(shì)。新建本科院校建設(shè)普通話水平測(cè)試站人員少，要保證測(cè)試工作規(guī)范，尤其是對(duì)形成的大量材料進(jìn)行整理歸檔，科學(xué)管理，確實(shí)是勉為其難。筆者所在學(xué)校為新建本科院校，2011年師范專業(yè)新生643人、2012年916人、2013年1336人，平均年遞增44.25%。2014年秋季學(xué)期計(jì)劃招生師范專業(yè)1146人，還有部分師范和非師范學(xué)生參加普通話水平測(cè)試，任務(wù)愈發(fā)艱巨。而當(dāng)前普通話水平測(cè)試站人員只有4人，其中主任、副主任各1人，工作人員2人，都是兼職。實(shí)際上負(fù)責(zé)普通話水平測(cè)試具體業(yè)務(wù)只有2人。在完成正常工作情況下開(kāi)展普通話水平測(cè)試工作，全面負(fù)責(zé)組織報(bào)名、錄入名冊(cè)、打印準(zhǔn)考證、安排測(cè)試、上傳數(shù)據(jù)、選擇測(cè)評(píng)員、分發(fā)證書(shū)等一系列工作，任務(wù)重，困難大。沒(méi)有更多精力和人力投入檔案的收集、整理、鑒定和保管工作中去。

（三）檔案管理員意識(shí)淡漠。新建本科院校一般在高職高專學(xué)校基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)，管理不規(guī)范不到位是普遍問(wèn)題。負(fù)責(zé)普通話水平測(cè)試工作的管理人員對(duì)檔案管理知識(shí)欠缺，觀念陳舊，普遍存在普通話水平測(cè)試檔案管理可要可不要的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。普通話水平測(cè)試與其他課程考試不同，學(xué)校對(duì)測(cè)試檔案管理沒(méi)有作為一項(xiàng)硬性要求。普通話水平測(cè)試需要較長(zhǎng)時(shí)間才能完成任務(wù)。這期間，由于管理人員的認(rèn)識(shí)問(wèn)題，缺乏有意識(shí)保留許多有價(jià)值的材料。任務(wù)完成后也沒(méi)有更多時(shí)間精力來(lái)整理，往往造成大量應(yīng)該存檔的材料流失。

（四）測(cè)試檔案管理要求高。當(dāng)前，測(cè)試檔案包括紙質(zhì)材料，還包括錄音數(shù)據(jù)（備份），數(shù)量大，要求高，需要大量的資金、人力和技術(shù)條件。上級(jí)對(duì)新建本科院校普通話水平測(cè)試站測(cè)試檔案管理缺乏具體業(yè)務(wù)指導(dǎo)，缺少檢查督促。這也是新建本科院校不重視普通話水平測(cè)試材料整理入檔的原因。

二、做好新建本科院校普通話水平測(cè)試檔案管理的意見(jiàn)建議

教育部語(yǔ)言文字應(yīng)用管理司以及廣西壯族自治區(qū)語(yǔ)委在有關(guān)文件中對(duì)普通話水平測(cè)試檔案管理做出了指導(dǎo)意見(jiàn)，廣西普通話水平測(cè)試逐步走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。但新建本科院校開(kāi)展普通話水平測(cè)試歷史不長(zhǎng)，經(jīng)驗(yàn)不足，管理薄弱，在檔案管理上遇到了一些亟須規(guī)范的問(wèn)題。在面對(duì)“全區(qū)本科院校實(shí)現(xiàn)全日制大學(xué)生參加普通話水平測(cè)試”任務(wù)下，如果新建本科院校普通話水平測(cè)試工作還停留在過(guò)去的管理理念管理水平，就無(wú)法很好完成任務(wù)，也影響到廣西整個(gè)普通話水平測(cè)試規(guī)范的總體水平。筆者認(rèn)為，新建本科院校普通話水平測(cè)試工作應(yīng)該有區(qū)別于過(guò)去的解決思路和方法，應(yīng)在以下幾個(gè)方面加強(qiáng)：

（一）上級(jí)管理部門(mén)加強(qiáng)指導(dǎo)。上級(jí)管理部門(mén)應(yīng)把普通話水平測(cè)試檔案管理規(guī)范要求列入測(cè)試任務(wù)一同部署，并加強(qiáng)指導(dǎo)檢查，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)妥善處理，避免出現(xiàn)重測(cè)試輕管理的偏差。上級(jí)管理部門(mén)應(yīng)加大培訓(xùn)力度，把檔案管理列入培訓(xùn)計(jì)劃，開(kāi)展普通話水平測(cè)試檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。應(yīng)創(chuàng)新培訓(xùn)方法，通過(guò)組織管理人員考察學(xué)習(xí)那些測(cè)試管理工作做得比較好的院校，現(xiàn)場(chǎng)了解經(jīng)驗(yàn)做法，發(fā)揮示范引導(dǎo)作用。上級(jí)管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)督查，對(duì)檔案管理不規(guī)范的院校進(jìn)行督查督辦，幫助新建本科院校測(cè)試站人員提高管理水平。

（二）加強(qiáng)自身建設(shè)。當(dāng)前和今后一段時(shí)間內(nèi)，新建本科院校測(cè)試工作存在的主要問(wèn)題是測(cè)試隊(duì)伍嚴(yán)重不足、管理制度不健全等，導(dǎo)致測(cè)試檔案管理沒(méi)有落實(shí)到位。打鐵還需本身硬。筆者認(rèn)為，破解這一問(wèn)題，關(guān)鍵在強(qiáng)化自身建設(shè)。各新建本科院校語(yǔ)言文字工作委員會(huì)是普通話測(cè)試工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)整個(gè)測(cè)試工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)范建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。學(xué)校語(yǔ)委領(lǐng)導(dǎo)同志要根據(jù)普通話水平測(cè)試新任務(wù)新要求，以群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)為契機(jī)，深入調(diào)研，經(jīng)常過(guò)問(wèn)測(cè)試工作情況，了解測(cè)試各個(gè)環(huán)節(jié)工作管理，協(xié)調(diào)遇到的問(wèn)題，幫助測(cè)試站解決實(shí)際困難，不斷規(guī)范測(cè)試站工作。普通話水平測(cè)試視導(dǎo)員應(yīng)根據(jù)自治區(qū)語(yǔ)委《關(guān)于聘任普通話水平測(cè)試視導(dǎo)員的通知》賦予的職責(zé)，為促進(jìn)測(cè)試工作健康發(fā)展進(jìn)一步發(fā)揮應(yīng)有的作用。學(xué)校語(yǔ)委要建立行之有效的工作機(jī)制，根據(jù)國(guó)家《檔案法》精神，結(jié)合實(shí)際，加強(qiáng)建章立制工作，建立健全覆蓋整個(gè)測(cè)試工作各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)章制度，包括測(cè)試檔案專兼職管理員崗位職責(zé)制度、材料預(yù)立卷制度、檔案保管制度、保密制度、利用制度等，保證各項(xiàng)工作有法可依、有章可循、規(guī)范到位。學(xué)校語(yǔ)委要適應(yīng)新任務(wù)新形勢(shì)，加強(qiáng)測(cè)試管理隊(duì)伍力量建設(shè)。通過(guò)選配兼職管理員，充實(shí)測(cè)試管理隊(duì)伍。具體說(shuō)，可以聘用熟悉測(cè)試工作要求的人員、從事普通話教學(xué)的教師、熟悉檔案業(yè)務(wù)的人員。要關(guān)心管理隊(duì)伍的培訓(xùn)，重視專兼職檔案管理員的業(yè)務(wù)水平提高，積極鼓勵(lì)、支持他們提高自身素質(zhì)。具體說(shuō)，在選派人員參加各種檔案業(yè)務(wù)工作會(huì)議、培訓(xùn)活動(dòng)問(wèn)題上，應(yīng)適當(dāng)考慮測(cè)試站人員。當(dāng)前，自治區(qū)語(yǔ)委已經(jīng)把全日制普通話水平測(cè)試工作列為語(yǔ)言文字工作一項(xiàng)重要任務(wù)。建議各新建本科院校也應(yīng)把測(cè)試工作納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，制訂工作計(jì)劃和實(shí)施方案，健全機(jī)構(gòu)，落實(shí)經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)建設(shè)。同時(shí)，把測(cè)試工作納入績(jī)效考核范圍進(jìn)行管理，把測(cè)試檔案納入學(xué)校檔案管理范疇，細(xì)化到包括測(cè)試檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)工作的考核，并做到一分部署九分抓落實(shí)，加強(qiáng)跟蹤，檢查督促，嚴(yán)格考評(píng)，促進(jìn)管理到位。通過(guò)完善各層級(jí)機(jī)制，形成上下聯(lián)動(dòng)機(jī)制，才能確保測(cè)試工作不斷規(guī)范。

（三）掌握普通話水平測(cè)試材料存檔的各項(xiàng)要求。掌握測(cè)試材料歸檔范圍是做好收集工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。1996年7月修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》對(duì)檔案的定義是“指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。《廣西普通話水平測(cè)試考務(wù)工作管理規(guī)定（試行）》對(duì)測(cè)試檔案的建立與保管工作做出詳細(xì)明確的規(guī)定。因此，筆者認(rèn)為，普通話水平測(cè)試是一項(xiàng)歷時(shí)長(zhǎng)工作量大的實(shí)踐活動(dòng)，其間形成的有參考意義和憑證作用的文字、圖表、照片、音像、計(jì)算機(jī)軟件等材料，都具有保存和查考價(jià)值。普通話水平測(cè)試測(cè)評(píng)過(guò)程時(shí)間長(zhǎng)、環(huán)節(jié)復(fù)雜，形成的材料種類多，主要包括以下材料：（1）上級(jí)政策性、指令性、指導(dǎo)性的文件材料；（2）會(huì)議、活動(dòng)等材料；（3）測(cè)試隊(duì)伍材料（管理員、測(cè)試員信息）；（4）語(yǔ)委領(lǐng)導(dǎo)、視導(dǎo)員檢查指導(dǎo)材料；（5）測(cè)試組織材料（報(bào)名通知、報(bào)名登記表）；（6）培訓(xùn)材料（培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)安排、參加學(xué)生名單等）；（7）考務(wù)管理材料（測(cè)試員安排、工作人員安排、考生安排、考場(chǎng)情況登記表等）；（8）考生測(cè)試材料（備份的錄音數(shù)據(jù)、考生試卷等）；（9）成績(jī)管理材料（測(cè)試評(píng)分表、成績(jī)登記表、測(cè)試成績(jī)復(fù)審情況登記表、成績(jī)表）；（10）證書(shū)材料（證書(shū)領(lǐng)取登記、證書(shū)補(bǔ)辦登記等）；（11）考務(wù)經(jīng)費(fèi)材料（收費(fèi)情況、預(yù)算方案、上交收據(jù)、勞務(wù)費(fèi)領(lǐng)取簽單等）；（12）評(píng)估驗(yàn)收材料[上級(jí)評(píng)估、成績(jī)（過(guò)關(guān)）統(tǒng)計(jì)分析等]。大量材料給收集工作帶來(lái)了較大的困難。因此，管理人員要有很強(qiáng)的檔案意識(shí)、掌握歸檔材料范圍，還要有高度的責(zé)任心和細(xì)心，才能保證各類材料完整系統(tǒng)歸檔。管理人員還要以《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類》為依據(jù)，對(duì)各種材料進(jìn)行審閱、分類、排序、編號(hào)、編目、裝盒。依照國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》和《文書(shū)檔案保管期限表》要求，對(duì)保存檔案的科學(xué)價(jià)值、歷史價(jià)值、使用價(jià)值進(jìn)行鑒定，確定保存期限。檔案材料包括大量紙質(zhì)檔案和電子檔案。新建本科院校應(yīng)根據(jù)測(cè)試材料量大的情況，根據(jù)錄音數(shù)據(jù)保存的特殊技術(shù)要求，加強(qiáng)檔案硬件建設(shè)，添置必要的設(shè)備，保證專柜專用，進(jìn)行科學(xué)有效管理，以維護(hù)測(cè)試國(guó)家級(jí)考試的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。

（四）加強(qiáng)普通話水平測(cè)試檔案的開(kāi)發(fā)利用。檔案材料開(kāi)發(fā)利用屬于檔案管理的最高要求和最終目的。新建本科院校普通話水平測(cè)試檔案管理應(yīng)突出強(qiáng)調(diào)利用導(dǎo)向，通過(guò)理順檔案管理與利用的關(guān)系，找準(zhǔn)切入點(diǎn)，把“死檔案”變成“活檔案”，實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的使用價(jià)值。筆者認(rèn)為，普通話水平測(cè)試檔案利用主要體現(xiàn)在教學(xué)、科研和提供憑證。一是用于普通話教學(xué)。廣西是個(gè)多民族地區(qū)，新建本科院校生源復(fù)雜，學(xué)生來(lái)自（下轉(zhuǎn)第97頁(yè)）（上接第92頁(yè)）不同的方言區(qū)。受方言的影響，其語(yǔ)音面貌必然帶上不同的方言色彩；另一方面，學(xué)生的文化素質(zhì)也不盡相同，語(yǔ)言表達(dá)能力也有很大的差別。如果能組織從事普通話教學(xué)教師對(duì)錄音數(shù)據(jù)按照不同方言進(jìn)行分類整理，研究方言的特點(diǎn)，作為制訂普通話教學(xué)計(jì)劃、改進(jìn)教學(xué)方法的依據(jù)，對(duì)不同方言學(xué)生實(shí)施因材施教，就能提高教學(xué)效果。二是用于研究。利用方言研究對(duì)應(yīng)規(guī)律，把研究成果用于普通話教學(xué)和訓(xùn)練，可以為普通話教學(xué)的理論增添新的視野和內(nèi)容。利用研究成果開(kāi)展學(xué)術(shù)交流，增長(zhǎng)見(jiàn)識(shí)，推動(dòng)語(yǔ)言的推廣應(yīng)用。三是強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。當(dāng)前，越來(lái)越多的行業(yè)和用人單位把普通話水平作為準(zhǔn)入條件之一。做好普通話水平測(cè)試檔案管理，為用人單位查詢證書(shū)真?zhèn)危瑸楫厴I(yè)生查詢成績(jī)補(bǔ)辦證書(shū)，或者為畢業(yè)生職務(wù)職稱晉升評(píng)定提供憑證，實(shí)現(xiàn)檔案的服務(wù)價(jià)值。檔案管理通過(guò)服務(wù)普通話教學(xué)，服務(wù)科研工作，服務(wù)廣大畢業(yè)生，就會(huì)使測(cè)試工作人員看到了測(cè)試檔案的價(jià)值所在，對(duì)測(cè)試檔案有了足夠的認(rèn)識(shí)，反過(guò)來(lái)就會(huì)增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺(jué)性。

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注：本文獲2014年自治區(qū)語(yǔ)委普通話測(cè)試學(xué)術(shù)論文評(píng)選二等獎(jiǎng)（桂語(yǔ)辦[2015]7號(hào)）；2014全國(guó)第六屆普通話培訓(xùn)測(cè)試學(xué)術(shù)研討會(huì)優(yōu)秀論文三等獎(jiǎng)。

【作者簡(jiǎn)介】陳洪誠(chéng)，男，壯族，廣西凌云人，百色學(xué)院，檔案系列館員。

（責(zé)編 黎 原）