淺析企業技術資料的有效管理

焦思菡

摘 要：隨著企業的誕生發展積累了大量的技術資料，企業技術資料的有效管理是實現其技術價值、并將其轉化為生產力的基本保障。所謂企業技術資料的有效管理就是要讓技術資料在企業運營中得以高效運用為企業帶來經濟效益。管理的方式方法有許多種，適用的才是最好的。方式方法雖然各異，然而萬變不離其宗，主要關注點是一樣的，包括管理者的正確認識、制度的合理設計、過程的有效控制。

關鍵詞：技術資料； 有效； 管理

隨著企業的誕生發展，其經營活動中的各個環節無一例外積累了大量的技術資料，其中凝結了企業大量的技術精粹，為企業技術進步、技術創新提供著有力的技術支持。然而，如果不能實施科學有效地管理，也就不能有效地開發并運用技術資料中積累的信息和知識，技術資料也只能是企業塵封的檔案，并不能實現其技術價值。企業技術資料的有效管理是實現其技術價值、并將其轉化為生產力的基本保障。

一般而言，技術資料是指企業在生產經營活動中積累、形成的，對產品生產具有指導意義的技術文件。包括各類標準、產品科研、工藝研發、檢驗鑒定、生產技術等。例如：圖紙、工藝、檢驗大綱、設計任務書、協議書、技術指標、審批文件、研究計劃、方案大綱、技術措施、調查材料等等。技術資料一般為內部使用，不公開出版發行，有些有密級限制。技術資料承載了企業技術發展的歷史，凝結了企業技術升華的結晶，在企業建設與發展中有著不可替代的地位。

企業技術資料對企業發展的作用不言而喻，但是如果不能有效地開發并運用技術資料中積累的信息和知識，那么，技術資料也僅具有潛在的、非現實的價值。如何使技術資料價值體現為使用價值，使其成為生產力，在企業建設與發展中產生經濟效益，最終要歸結于技術檔案的有效管理。所謂企業技術資料的有效管理就是要讓技術資料在企業運營中得以高效運用為企業帶來經濟效益。管理的方式方法有許多種，適用的才是最好的。方式方法雖然各異，然而萬變不離其宗，主要關注點是一樣的，包括管理者的正確認識、制度的合理設計、過程的有效控制。

一、管理者的正確認識

管理者在企業任何一方面管理中的重要性不言而喻，管理者的認知、行為因為賦予其特定職位的職能直接影響員工對企業制度的執行效率。一種制度、一個流程，管理者的執行態度向員工表達了直接的意愿，是嚴格執行還是？還是過得去就好？！無論是制度還是流程，如果管理者本身就是馬馬虎虎不知其然，員工又如何能清楚了然地執行呢？或許認真執行的員工反而會因其行為不符合管理者的主觀意愿被反噬！在管理認識問題上，管理者就是員工的偶像，管理者如何執行制度，員工就會將其視為一種榜樣學習并傳承。管理者的認知就是通過這樣的方式轉移的每一個員工的身上，在此前提下，管理者如果不能提升自身的認識水平，甚至脫離組織制度約束濫用全力，其后果將是災難性的。

二、制度的合理設計

為達到管理制度的規范化要求，制度設計、制定不能籠統地只抓粗線條，要從細節方面考慮，要做到量化、可行、可控。一般來說，管理的有效性是指管理目標的實現程度。管理有效首先是制度建立要與管理目標一致，也就是說建立的制度與管理要求實際契合，否則管理制度與運行就是兩層皮，這就是企業管理活動中常見的“說一套、做一套”。規范的管理制度，是保證管理有效的基石。規范的企業管理制度應具有科學性、權威性、適用性的特質。制定管理制度要秉持科學審慎的態度，認真分析管理訴求，對每一個環節的控制要點給出相應的執行條款，不能用一句話概括。例如資料借閱的密級控制，如果制度僅僅規定了“保密資料需領導批準方可借閱”這樣的條款，那么不同密級的資料需要不同級別審批權限的細節就只能是口頭傳達，難免會造成執行偏差。細節決定成敗，過程明確、職責清晰、責任到位的制度為每一位執行者提供工作指南，只需按制度辦事即可，無須時時、事事請示上級。既提高了下屬的工作效率，同時也為上級管理者節約了大量寶貴時間。一切制度都必在管理實踐中去反復驗證，才能得到不斷地完善和發展，才有可能實現制度對官民的約束一致、步調一致，實現一項工作的有效管理。

三、過程的有效控制

眾多的學者每當討論到企業管理的話題，幾乎無一例外的強調制度落實的重要性，強調制度執行力是管理得以實現的基本前提。之所以這樣，就是因為一些管理者在工作中，其所做的一些決定并不是遵循制度，而是基于更高的權力或者只是基于個人好惡。長此以往，制度對過程控制的基本意義也就不復存在，管理重新回到人治的無序狀態自然也就不可避免。管理者依法行權才能豎立制度的權威性，任何人都不應擁有凌駕于制度之上的權力。遵守制度是一種文化、企業文化，是需要養成的。只有從點滴處做起，制度的權威性才有可能得以保持，適用的管理制度才能得到真正的貫徹落實。

對任何一個企業管理事項的有效管理，健全、可行的制度是前提，制度實現過程的有效控制是保障。企業技術資料管理看似簡單，實際包含了很多復雜繁瑣的細節，而且一旦出錯就有可能導致嚴重后果。輕則造成資料損毀、重則或許因關鍵技術泄密給企業帶來滅頂之災。管理制度化、規范化能夠明確各個崗位的職責與權力，做到各司其職，為避免下屬越權以及上司不當行權提供理論依據。有效地監督是管理制度目標得以實施的基本保證，每個參與者都有接受制度約束的義務，過程的有效控制能夠約束偏離制度框架的個體行為，最終實現管理的有效實現。