對企業合同檔案精益化管理問題的幾點探討

鄧茵

摘 要：本文對企業合同檔案管理中存在的問題進行了分析，并從精益化管理的角度探討了企業合同檔案管理效力提升的方式，最后對精益化合同檔案管理中應該注意的問題進行了總結，希望本文能夠為企業合同檔案管理工的發展提供幫助和建議。

關鍵詞：企業合同檔案； 精益化管理；對策

企業合同檔案指的是在企業經營過程中，由于進行各種經濟活動而形成的在某一時期具有法律效力的、描述企業與其他各方契約關系的文件。這些合同檔案能夠展現企業在一定時間內的經營動態以及形成的利益關系，對企業的經營和發展具有十分重要的意義，因此，對合同檔案進行管理，成為企業檔案管理工作中的重點內容。

一、企業合同檔案管理中存在的問題

（一）企業合同文件零散不規范

有些企業在經濟合作過程中，忽略了對對方單位當事人的審查，而又輕信一些老客戶、老熟人的口頭承諾，有時僅憑借著對方的一通電話、一個發貨通知單就開始進行交易，這樣一旦合作方失信的話，就會糾纏不清，影響企業的既得利益，又引發合同糾紛。另外有的企業雖說簽訂了書面式的合同，但卻不是很規范化，使用一些不標準的文本格式，模糊合同的真實內容，極易陷入欺詐圈套，損害企業的利益。這些口頭的合約和格式不標準的合同法律效力比較弱，收集起來極為困難，是目前合同檔案管理中的首要問題。

（二）企業合同效力不足

企業在合同簽訂過后，沒有正確采取合同在履行期間的監控措施，致使合同的履行率不理想。主要表現在：沒有對需要變更的合同條款進行及時變更；與合同相關的一些書函或傳真等沒有傳送；合同內容應鑒證確認的沒有辦理；在處理合同糾紛問題時，未及時在法律訴訟期內處理；沒有行使合同當事人的正常權利等。導致這些后果的主要原因是合同檔案形成之后，無論是檔案管理部門還是企業領導，都沒有再關注檔案的實際使用情況，合同檔案管理工作不受監督，合同就不能切實履行。

（三）企業合同檔案應用性弱

合同檔案除了在合同有效期內對企業和其他各方產生制約效力之外，還能夠為企業梳理經營過程、解決經營問題提供幫助；企業與員工之間簽訂的雇傭合同還能夠幫助企業規避員工流失危機，同時起到維護員工勞動價值的作用。但實際上，企業合同檔案并沒有起到這些作用，無論是企業領導還是員工，對合同檔案的應用價值重視度都不夠，使合同檔案在成為“歷史記錄”之后再少有人問津。

二、精益化管理模式下的企業合同檔案管理對策

（一）建立企業合同檔案精益化管理制度

企業合同檔案管理之所以存在問題，其最主要原因在于企業合同檔案的管理制度建設不到位造成的。大多數企業對合同檔案的管理制度是包含在企業一般檔案管理制度之內的，而正是由于檔案管理制度的一般性，導致合同檔案的重要性難以體現出來，檔案管理工作人員也無法專注于合同檔案收集工作；另外，企業內部從事合同管理的工作人員專業水平不高，真正有能力的專職人員并不是很多，并且一般企業對合同的管理工作不夠重視，導致作起來混亂且效率低下，合同的保存歸檔方面也經常出現問題，有的合同甚至破損、丟失，給企業造成了一定的損失。因此，完善企業的合同檔案制度，建立對合同檔案的精益化管理制度，規定企業合同檔案管理作為企業管理工作的重要組成部分，是解決目前合同檔案管理問題的基礎。首先，應通過制度的嚴格規定和企業的執行力去強制各部門和企業員工重視合同檔案管理制度，通過制度去對合同的的收集、整理、編目、上架等行為進行規定，充分發揮合同檔案管理在企業管理活動中的重要作用，確保企業的商業秘密的安全，減少企業的利益受到損失的風險；其次，應對企業檔案管理工作人員的日常工作職責進行精細化安排，將固定的合同類型和固定的檔案管理員工的崗位職業掛鉤，確保合同檔案收集目標性強、合同資料收集足夠完整。只有建立完善的合同檔案精益化管理體制，確保檔案不會有意、無意的泄露，保護企業的經濟活動健康的發展。

（二） 加強對合同履行的監督

在企業合同檔案管理過程中，由于合同履行監督不足導致的合同效力難以發揮的問題，必須通過合同檔案的跟蹤式管理來解決。精益化管理模式的基本思想是在管理資源消耗最小的情況下，使管理效果大幅度提升，而對合同檔案進行跟蹤監督管理，并不需要企業消耗管理資源，只需要在合同管理的過程中加入合同履行程序核對的步驟，就可以使合同管理效力大幅度提高。首先，檔案管理部門應對檔案合同管理設立專門的跟蹤式管理模式，即確定合同收集、合同細節分析、合同履行狀況反饋三者連續的反饋機制，使檔案管理工作人員除了負責日常檔案管理之外，對提交合同的各部門進行定期的詢問和反饋；其次，檔案管理部門應該針對合同的履行情況設計特殊的檔案結構，即在企業各部門提交合同檔案之后，在每一份合同檔案下設附錄，寫明“合同開始日期、關鍵事件結點上的合同履行情況、合同結束日期及結果”等幾項內容，根據合同反饋機制的運行，充實合同檔案附錄，收集與合同檔案履行期間關鍵事件相關的資料，充實檔案內容，為檔案的后續應用打下基礎。

（三）開發合同檔案的實用作用

企業合同檔案的實際應用性不強，是因為企業對合同檔案的作用認識度不夠造成的，這其中主要的責任在于企業檔案管理部門并沒有主動對合同檔案進行進一步的整理，致使這部分檔案管理工作僅維持在收集、保存檔案方面，也就是說，檔案資料分析能力弱，使得合同檔案的實際作用難以展現出來。精益化管理要求管理活動能夠有效拓展管理效果，使管理行為的作用進一步提高，因此，在精益化管理模式下，開發合同檔案的實際作用也是十分必要的。要做到這一點，需要企業檔案管理部門對自身的管理責任進行進一步的思考和總結，即通過以往合同檔案的利用率和應用過程，尋找合同檔案應用的主要范圍，主動整理與此相關的資料，例如員工與企業之間的雇傭合同檔案經常應用于員工離職期間，涉及到的檔案應用問題多在于員工的崗位職責履行情況以及企業、員工之間的利益劃分。那么檔案管理部門應該事先對員工工作類型進行分類，在合同檔案中尋找職責履行評定共性等，以便迅速為企業決策提供建議。

三、企業合同檔案精益化管理中需要注意的問題

在企業合同檔案精益化管理的過程中，需要企業檔案管理工作人員對檔案管理工作方式進行大幅度的調整，無論是合同資料的收集還是對檔案的分析，都需要借助信息技術才能夠完成，因此，應以信息化管理作為精益化管理的基礎；另外，檔案管理水平提高的關鍵在于檔案管理工作人員職業能力是否能夠勝任工作需要，即使有了精益化管理相關的各項制度和方法，檔案工作人員的職業技能不足，仍舊無法彰顯檔案合同管理的積極作用，因此，企業有必要為此類員工提供相應的職業技能培訓，以確保檔案管理工作效率不斷提升。

四、結語

綜上所述，企業合同檔案管理還存在著一些問題，而精益化管理模式是能夠解決這些問題的基本途徑，企業需要在精益化管理模式下進一步強化企業合同檔案管理制度，重視對合同履行的監督并開發合同檔案的利用方式，只有這樣，合同檔案對企業經營和發展的積極作用才能夠真正體現出來。

參考文獻：

[1]嚴勵.企業合同檔案精益化管理問題的探究[J].東方企業文化，2013（04）：123-124.

[2]付立權.企業合同的精益化管理研究[J].中外企業家，2014 （01）：125-127.

[3]姚雪琴.淺述企業合同檔案管理工作[J].辦公室業務，2011 （04）：128-130.

[4]符曉明.對推動企業精益化管理工作的探索[J].中國科技信息，2011（12）：101-102.

[5]陶琳.企業合同檔案的特點、現狀與管理[J].上海檔案，2011 （11）：151-152.