大力推進高校學生檔案管理模式改革服務畢業生就業

楊麗娜

高校學生檔案是高校畢業生離校就業后轉化為人事檔案的前身和重要組成部分，是畢業生由學生身份轉變為職業工作者的橋梁和紐帶，它包含了學生在校期間的各類信息，如高考成績、高校就讀期間的學習成績、實習實踐表現以及獎懲情況等重要內容和信息，為用人單位選拔人才提供了重要的依據。但就目前來看，學生檔案管理的整體水平相對滯后，當下大多數高校學籍管理仍停留在傳統的管理運行模式上，學生檔案信息量不足，內容不全面，嚴重影響了學生檔案功能的發揮，降低了檔案應有的參考價值，造成相當一部分學生檔案滯留學校或人才交流機構成為“棄檔”，給畢業生離校走上職場帶來很多后續的問題。因此，改革高校學生檔案管理模式、充實和豐富學生檔案內容，打破千篇一律的學生檔案管理方式勢在必行。

一、學生檔案管理的現狀、問題、成因

1、高校學生檔案管理投入不足，管理手段滯后

學生檔案在高校停留的時間多為3-4年，屬于階段性存放，因此很多高校對學生檔案的認識不足、重視程度不高，不愿對其管理進行財力、物力和人力的投入或補充投入，學生檔案管理處境困難。主要表現在缺乏獨立的或足夠面積的庫房、設備設施陳舊老化、管理手段滯后，現代化技術手段應用不足，很多高校的學生檔案整理方式仍然停留在手動操作階段，無檔案管理軟件，大量紙質檔案需通過人工進行多次的整理拆裝，費時費力、查找不便，無法高效快捷地實現查詢利用，導致效率不高，學生信息查詢周期長，信息利用不足，服務功能無法實現，制約了管理水平和服務質量的提高。

2、專職檔案管理人員匱乏，兼職檔案管理人員輪換頻繁，技能技術水平參差不齊

專業的人做專業的事，用在檔案管理工作者身上最為貼切，作為一門技術性很強的工作，檔案管理對從業者有著明確的職業標準要求和業務技能要求，是確保檔案收集質量和檔案工作順利開展的人力基礎和保障。就目前各高校從事學生檔案管理人員的數量和專業性來看，人員配置不足、專業水平不高已是常態。其中，專職檔案人員嚴重不足，兼職檔案人員業務能力和水平不高，缺乏專業培訓，崗位輪換頻繁，導致整理操作不規范，收錄資料不完整。這些情況嚴重影響了學生檔案收錄信息的完整性，使得用人單位在畢業季前來招聘時無法通過查閱畢業生檔案獲得該學生的全面信息。

3、高校學生檔案管理體制不暢，歸檔不及時，操作不規范

從高等院校學生檔案管理的現狀來看，有相當一部分院校的學生檔案管理體制不暢，學生檔案管理歸口部門因院校不同而各異，就目前了解來看，教務處、學生處、招生就業處、二級教學單位等均有涉及，很多高校都缺乏統一的學生檔案管理機構和專職負責人。由于得不到學校的重視和職能部門有效的監督管理，使得學生檔案所涉及到的形成單位往往把學生檔案管理納入附屬工作項目和額外工作內容的范疇，學生檔案資料形成單位對學生檔案不重視，兼職檔案人員輪換頻繁，無專人管理，疲于應付，造成學生檔案管理誰都能管，誰都不管的局面，學生檔案信息出錯率高，歸檔資料的收集、匯總、分類、整理困難，提交不及時等問題頻繁發生。

4、學生檔案內容不完整，信息量不足，憑證功能弱化

學生檔案記錄了學生在校期間整個成長過程，是其作為個體接受社會教育所獲得的某一層次學識水平的憑證。但就目前來看，學生檔案信息量不足，內容單一，不能全面真實反映畢業生的學習能力、實踐能力、健康狀況、誠信度、品行德貌、協作能力、特長優勢等綜合素質，而這些在當前市場經濟環境下，卻恰恰是用人單位尤其是民企、外資企業的用人標準，這部分內容的缺失，使學生檔案無法滿足市場與用人單位對人才信息的需求，弱化了其憑證作用和價值。

二、加強學生檔案管理，建立長效監督跟蹤機制，構筑公信平臺

1、加大檔案管理投入，推進學生檔案管理信息化建設

高校學生檔案管理是高校工作的重要組成部分，是學校人才培養過程的全面反映，也是用人單位選聘畢業生的重要依據，其內容涉及學生在校學習生活的全過程，是學校教育教學質量、學生管理水平的全方位體現。加大高校學生檔案管理投入，改革學生檔案管理方法，以現代計算機技術替代傳統滯后的手工操作模式，逐步增加檔案資料的電子化信息入檔比例是時代發展的必然。

2、健全檔案從業人員配置，加強檔案人員業務培訓

加強學生檔案管理人員隊伍建設，是學生檔案工作得以順利開展的人力保障。要從學校層面上高度重視學生檔案管理，根據學校辦學規模，配備相應的專職檔案管理人員，提升檔案管理人員的福利與待遇，穩定檔案管理隊伍，盡量減少兼職檔案工作人員的數量。加大專業檔案人員隊伍建設，提升專業檔案人員引進的比例，優化檔案工作人員隊伍結構，提高檔案管理人員的綜合素養和業務水平。

3、規范學生檔案管理制度、理順檔案管理體制

學生檔案管理涵蓋入學接收、在校管理、畢業轉遞幾個環節，具有工作量大、整理時間集中、牽涉部門多的特點。通常來說，學生檔案管理時效性明顯，門類繁多，牽涉黨團材料、學籍變更材料、獎懲記錄、入學登記表、體檢表等多項內容，使其所涉及的部門也較多，加之檔案管理人員多為兼職，導致移交檔案的質量參差不齊，移交時間不一致等諸多問題。因此，理順學生檔案管理體制、規范學生檔案管理制度、劃定各級各類學生檔案形成部門及有關人員權責范圍是學生檔案管理有效推進的重要保證。在管理上要統一認識，強化領導，集中統一管理，建立健全目標責任體系，以制度為約束形成權責明晰、操作規范、流程順暢、不推諉的良好氛圍，實現學生檔案管理的規范性，保障學生檔案信息的完整性、準確性。

4、充實學生檔案內容，增強學生檔案參考價值

市場經濟時代，用人單位對人才的需求標準和評價尺度逐漸開放化，高校畢業生的就業與其自身的綜合能力高低密切相關，畢業生在校期間的各類信息均在用人單位的考察范疇。就高校而言，畢業生的就業率關乎高校的口碑和發展前途，要提高就業率，培養用人單位歡迎的人才，滿足用人單位評聘人員的需求，勢必要通過具有說服力的佐證材料來證明其所培養的畢業生的綜合素質和能力，而這些都可以通過充實而豐富的學生檔案來體現。作為個人在校經歷的全記錄，學生檔案的內容必須打破千篇一律的固化模式，將學生在校期間的學習能力、技能水平、品德修養、誠信狀態、人格健康狀況、社會實踐經歷等德智體美勞的各方面展示出來，通過學生信息檔案的表現形式全面、客觀、準確地記錄在學生檔案中，多角度的增強學生檔案的查考功能和憑證作用，為用人單位聘用合適的畢業生提供依據。

根據教育部發布的2013年全國教育事業發展統計公報顯示，全國各類高等教育在校生總規模已達到3460萬人，高等教育毛入學率達到34.5%，這意味著每年有大量的高校畢業生將涌入社會就業。龐大的就業隊伍，對畢業生本人來說承受了極大的競爭壓力，對于用人單位來說選聘出符合用人單位標準的合適人才也同樣任重而道遠。因此，打通高校學生檔案和人事檔案銜接接口，提升畢業生檔案的公信力，充實和豐富高校學生檔案信息量，增強高校和社會兩個層面的檔案管理體系和服務體系建設，首先應立足于高校學生檔案管理的源頭，大力推進高校學生檔案管理模式改革，提高在校生檔案意識、加大高校學生檔案管理軟硬件投入、提高專業檔案管理人員隊伍建設，切實實現和發揮高校學生檔案其效用和功能，才能引起個人、學校及用人單位對高校學生檔案的重視，從根本上實現為高校畢業生就業服務的目的。

（作者單位：三亞理工職業學院）