企業檔案管理與經濟效益的相關性研究

楊玲枝

在企業的管理工作中，檔案管理可以說使其最基礎的部分，也是最不可或缺的重要環節。然而，當前的企業管理運行中，管理者大多只注重提高企業的經濟效益，企業的檔案管理不是作為貨幣的形態出現的，所以經常不能引起管理者的重視，他們大多認為檔案管理和企業的經濟效益關系不大，所以忽視了對檔案的利用和管理，也阻礙了企業經濟效益的提高。因此，我們必須要正確認識檔案管理和企業經濟效益之間的關系。

一、檔案管理和經濟效益之間的關系

（一）科學的檔案管理能夠評估企業的潛在效益

企業檔案主要是記錄企業在生產、經營、管理等各方面的成果，它不僅能夠為企業的過去和現在的發展現狀做一個明確的反映，更重要的是企業檔案起身所包含的一些和科技、管理等有關的信息可以為企業的經濟發展提供內在動力。通過了解企業和社會有關方面的實際需求，對信息進行加工、技術轉讓和咨詢等環節提供利用方式。通過對企業檔案的管理，能夠和企業的資產、人力、技術等這些因素結合起來，進而產生更大的經濟效益。企業的檔案主要是借助表格、數據、圖紙、報告和論文等形式來表現的，屬于一種知識性產品。企業檔案主要是對各種資料進行整理和歸納，所以體現出了一定的知識性和科學性，能夠為企業的發展提供重要參考。企業的檔案主要包括人事檔案、科技檔案、會計檔案等這幾種類型。人事檔案主要是記錄員工的自然狀況以及政治面貌等等，它能夠為企業分配提供依據，同時也能夠為企業的人力資源建設提供重要參考，對人力資源的合理配置、挖掘企業員工的潛能具有重要意義。

（二）通過對檔案信息資源的開發利用來提高經濟效益

正確理解企業檔案管理經濟效益的實質，能夠幫助我們更好地把握和分析企業檔案的經濟效益。因此把握其實質問題，是我們提高企業檔案經濟效益的基礎。企業檔案具有可傳遞性、可再生性、本源性和可擴散性等這些特點，實質上這些特點也都是一般信息都具有的。把這些特點和企業的實際需求進行結合，可以讓企業檔案信息效益具有新的特點。首先，企業檔案在產生經濟效益的時候是不會損失檔案信息的，相反，它能夠擴大和傳播檔案信息，因此，信息資源和其他的物質資源是不同的。其次，在企業的發展中，企業檔案會持續地產生或大或小的經濟效益，而不僅僅是一次經營活動。再者，企業的檔案信息的價值必須要借助企業科學的經營管理和決策等活動來實現，它是把檔案信息和企業的資產、技術等這些因素結合起來發揮作用的，檔案管理者自身并不能夠直接實現經濟效益。

（三）企業檔案具有客觀性，能在特定時刻產生直接的經濟效益

企業檔案具有十分獨特的屬性，它不但有很強的知識性和信息性，還具有一定的客觀性，即客觀的憑證性。因此企業檔案能夠為企業處理政治、經濟和法律以及其他的活動中發揮出其客觀憑證的作用，具有一定的證據價值。

二、借助檔案管理提高經濟效益的措施

（一）提高檔案管理人員的素質

提高檔案管理人員的素質最主要的方式就是企業要加強對檔案管理工作者的培訓。根據企業檔案管理的要求，來提高檔案管理人員的業務技術素質和檔案管理水平，提高他們對檔案管理系統的處理和應對能力。在培訓中，檔案管理培訓專家要借助大量豐富的語言、圖表和案例等等來向培訓人員講解檔案管理的流程和設計思路，以及如何對企業檔案進行應用和維護。檔案管理一般需要借助具體的軟件，所以檔案管理人員要了解其安裝和使用方法。

（二）對各種規章制度進行完善

為了更好地落實檔案管理工作，企業要根據國家與檔案管理相關的法律規定，來對檔案的保管、編制、利用以及保密等工作的有關規章制度進行進一步的完善。提高檔案管理的工作效率和工作的透明度，保證各項措施都能夠做到位。同時還要對檔案管理人員的責任進行細化，使文件歸檔和入庫工作能夠及時完成。此外還要做到對各種檔案文件進行完整、準確地分類，以便日后隨時查找、使用。此外，還要采取一系列的有效措施，對企業的檔案進行統一管理和利用。只有這樣才可以使檔案管理工作更加制度化和規范化，為企業發展和經濟效益的提高提供保障。

（三）重視檔案的管理和保密工作

每個企業都應加強對企業檔案的重視和宣傳，要對檔案管理人員召開專題會議，使他們能夠集中學習企業檔案管理的原則和方法，并且引進其他優秀企業在這方面的成功經驗，以求在檔案管理工作中取得良好的效果，間接提高企業的經濟效益。此外，企業還要加強對檔案保密工作的重視，這樣能夠更好地維護企業經濟利益。

三、結語

隨著企業發展更加規范化，企業的檔案管理工作為企業發展的作用也體現得更加明顯。企業的檔案管理和經濟效益的提高是分不開的，因此，企業必須要在提高經濟效益的前提下，加強對企業檔案管理工作的重視。

[1]王麗霞.基于企業經濟效益提升的檔案管理要點分析[J].經濟視野,2014(12):49.

[2]姜淑靜.分析電力檔案管理實現經濟效益的若干措施[J].中國電子商務,2014(14):121.