新形勢下如何做好城市基礎設施配套費檔案工作

劉益慧

(廣州市城市基礎設施配套費征收中心 廣東 廣州 510000)

城市基礎設施配套費是按城市總體規劃要求，籌集城市基礎設施建設資金所收取的費用，按建設項目的建筑面積計征，專項用于城市基礎設施建設，包括城市道路、橋梁、污水處理、園林、綠化等設施的建設。城市基礎設施配套費是一項政策性很強的收費項目，它不僅對城市基礎設施產生重要影響，還對城市投資發展環境有著一定的影響，在一定程度上也反映了政府的形象。城市基礎設施配套費檔案反映了單位行使政府職能的情況，是否嚴格按照政府制定的程序、標準收費，對職工是否依法行政、廉潔奉公起到一定的監督作用，同時也對政府投資政策起到參考作用。

目前，城市基礎設施配套費檔案工作面臨著挑戰，隨著信息化時代的來臨，城市基礎設施配套費檔案工作較之以往在工作內容、程序和環節上都有了不同程度的變化。例如，近幾年廣州市實施建設工程項目優化審批流程試行方案，將城市基礎設施配套費調整到施工許可證階段前收取，推廣辦公自動化系統，推行專業檔案軟件的使用以及與各規劃和建設部門的局域網的建立等等，都給城市基礎設施配套費檔案的接收程序、檔案卷宗內容帶來變化。本文就城市基礎設施配套費檔案工作如何適應時代的步伐，談談自己的一些看法。

一、完善統一領導、分級管理的檔案管理體制。為適應新形勢下的城市基礎設施配套費檔案工作，首先要明確管理體制，建立統一領導、分級管理、協調配合、齊抓共管的工作機制。成立由分管領導為組長，各業務部門負責人參加的檔案管理工作領導機構，加強工作領導和決策職能，強化各業務部門檔案管理的組織和協調工作，形成各部門共同承擔檔案管理職責與任務的局面。業務部門負責文件材料的收集、積累、整理、立卷和移交工作。綜合檔案部門負責監督、指導、接收、鑒定、保管和提供利用。做到責權清晰、分工協作，共同承擔，共享資源，推動檔案管理工作的規范、科學、有序發展。

二、主動適應工作發展、規范檔案管理制度。根據近幾年廣州市政府不斷優化報建審批程序，城市基礎設施配套費檔案的內容需要不斷跟進的情況，重新劃定城市基礎設施配套費檔案歸檔范圍和保管期限，確保業務檔案資料的規范化、標準化。根據廣州市檔案管理的相關規定，增加城市基礎設施配套費電子檔案歸檔辦法、城市基礎設施配套費電子檔案查閱利用等相關規定，明確電子文件與紙質文件同時歸檔，明確查閱利用的范圍等，實現檔案信息化管理并維護電子檔案的真實性、安全性。

三、規范立卷標準，加強基礎工作。將業務檔案納入單位檔案分類方案，經過反復討論，在充分利用原有資料整理的基礎上，建立繳費證明書、繳費通知書兩類編號為一級類目號，二級類目按年度排列、三級類目按流水編號。組卷在每年按月份組卷的原則下，一個月組成二到三卷，并草擬案卷題名，卷內文件裝訂后編制頁號。編制卷內文件目錄，應根據實際工作的需要，增加收費額以及批準文號，為以后的數字化管理打下基礎。立卷歸檔應做到分類科學、組卷合理、保管期限劃分準確，卷內文件排列有序。

四、引入信息化手段，提升檔案工作水平。利用檔案專業軟件，提高城市基礎設施配套費檔案整理質量，工作效率，深化利用。例如，城市基礎設施配套費檔案在整理過程中往往存在繳費通知書與繳費證明書材料跨年度問題，比如繳費通知書是2008年的，但到了2014年才繳費成功。計算機能夠全面、迅速、準確查找相應的配對信息，不僅便捷，提高效率，而且減少了查閱紙質版的頻率，延長檔案壽命;再比如，通過建設主管部門和規劃報建部門建立征收系統局域網，管理效率和服務水平明顯提升。局域網建成之前的業務檔案都應掃描留存，局域網形成后，申請書及申請材料應在收案前由辦案人員掃描上傳，受理、補正、變更、延期或不予受理退案記錄以及辦復審批流程在辦理過程中由系統生成，可實現檔案工作的超前控制、過程控制和質量控制。同時，辦案實現“預歸檔”，不僅保證檔案材料的真實完整，而且大大減輕了年終統一歸檔整理的工作量。再有，通過條目檢索和全文檢索，可實現規劃、建設部門及建設主管部門信息資源共享。此外，建立健全維護電子文件安全、真實性的信息安全規范，包括文件載體和文件信息的保護，定期完成備份工作，嚴格網絡查閱權限，保證檔案的安全，必將提升檔案管理的綜合效益。

五、加強檔案編研工作，增強檔案服務功能。要對城市基礎設施配套費檔案已存和已知的信息，加工成為便于利用的全面、系統的信息，滿足本單位及上級有關部門對某一時期、某一專題信息的需求，在城市基礎設施配套費基礎數據完整錄入的情況下，利用計算機對信息整合、處理的功能，形成各種報表、專題匯編，及時準確回復上級主管部門的意見，各建設單位的咨詢答疑，向有關政府部門提出優化審批程序執行中出現的問題，提出合理化建議，為政府投資決策提供依據。另外，將城市基礎設施配套費征收以來形成的重要文件匯編成冊，幫助工作人員了解掌握有關的方針政策，編制案例分析，應對征收工作中遇到的特殊情況，做到不錯收、不漏收。

六、加強宣傳培訓，強化人才支撐。檔案工作是一項專業性較強的工作，它不但要求工作人員要有強烈的責任感和嚴謹的工作作風以及扎實的檔案理論基礎，還要與時俱進，掌握現代化科技手段。因此，應建立常態化、專門化的學習培訓機制，大力提高檔案管理人員的政治和業務素質和把關能力。要加強檔案管理人員的檔案數字化建設的業務培訓，學習電子文件管理知識，提高電子文件管理意識及管理水平。要加大檔案法律法規的宣傳貫徹力度，提高全體工作人員的檔案意識，明確檔案工作的地位和作用，確保城市基礎設施配套費檔案工作的順利開展。要通過檔案專業知識的深入學習，使檔案工作走向新的臺階，使檔案工作者由消極的庫房保管者向積極的信息管理者轉變，由被動的等待利用者向主動信息服務者轉變。

當前，城市基礎設施配套費檔案管理工作正從傳統的手工管理向規范化、自動化、數字化管理過渡，檔案工作也不再是單一的入庫保管，而應定位于社會服務的重要信息資源。目前，城市基礎設施配套費檔案工作還存在許多需要改善的地方，把規范檔案工作作為長期的任務來抓好，使城市基礎設施配套費檔案工作發揮應有的作用。