檔案數字化的質量和安全保密控制

董麗彬

(沈陽理工大學 遼寧 沈陽 110159)

我國的檔案數字化主要是從上個世紀80年代開始，進入新世紀之后逐漸進入到一種發展迅猛的階段。對于文件的選擇和整理工作來說，主要是以計算機系統和網絡技術作為主要的支撐。實現檔案管理的數字化和智能化。檔案管理工作的最終目標是進行檔案資源的利用，做好信息資源的高度共享，不斷拓展服務功能，提升檔案利用的質量，做到最大限度的節省資源和能源。檔案數字化的方式有多種，其中比較常見的就是紙質檔案的掃描，數碼相接的拍攝，激光三維立體掃描以及音視頻的數字化采集等等。

一、檔案數字化的質量控制

所謂的質量控制就是保證檔案信息收集和整理的全過程達到技術的要求，盡量消除質量上的瑕疵，減少檔案數字化進程中的不合格現象。提升檔案管理工作的質量。具體來說主要表現在以下幾個方面:

(一)質量控制的內容

1．優選數字化方案

在數字化管理進行之前，需要根據數字化方案的具體內容來進行，方案制定的合理性與否會直接影響到檔案數字化的質量。其中主要的方案類型包括策略、原則、技術支持以及操作方法等等。

2．選擇數字化軟件

從總體上看，數字化的軟件類型比較繁雜，內容比較豐富，所以在選擇的過程中需要根據具體的軟件特點和實際的需求來進行選擇，根據數字化軟件功能和應用效果來提升數字化軟件的功能和作用。

3．人員培訓

在檔案數字化管理工作中，做好人員的培訓工作比較重要。由于人是檔案管理工作的主體，只有提升工作人員的責任心，職業道德以及基本的業務水平才能夠提升數字化檔案管理的工作效率。

4．制定標準，確定參數

由于檔案數字化需要做好質量控制工作，因此，具體的參數和標準需要得到明確。具體來說就是根據國家檔案管理部門的相關標準來進行，同時還需要符合檔案管理工作自身的特點。

(二)質量控制的手段

1．分工和責任明確

在具體的檔案管理工作中，工作人員應該根據自身的工作內容來實現科學有效的管理。相關的管理人員要對工作任務進行合理地分配。包括進行檔案信息的整理，相關數據信息的輸入和傳輸以及安全管理和設備的維修等等。可見，職務明細是保證數字化檔案管理質量控制的重要手段。

2．建立健全規章制度

檔案數字化管理工作需要以完善的規章制度為背景，因此，只有建立健全科學合理的制度和規定才能夠保證數字信息實現高度的共享。具體來說，需要根據相關部門的規定來做到有章可循。

3．逐漸完善獎懲制度

檔案數字化管理工作屬于基礎性工作的一種，其實踐性相對較強，需要在實際的工作中進行不斷的探索和分析，檔案工作的數字化要以提升工作效率為基礎，因此，對獎懲制度進行高效的完善是促進檔案管理工作的重要方面。

4．進行嚴格地檢查和驗收

保證工作質量的前提就是做好檢查和驗收工作。這是對后續檔案工作進行完善的基礎內容，不僅會影響到檔案管理工作的質量，還可以促進檔案管理工作高效的進行。

二、檔案數字化的安全保密控制

(一)安全保密控制的內容

安全保密控制是指對檔案數字化實施過程中存在的不安全因素進行預先分析，并依據數字化工作中人、物、環境等因素的運動規律，從技術和管理上采取措施，有效控制泄密事故的發生。檔案數字化工作的安全保密控制主要包括:規章制度的建立，網絡和計算機安全方案的確立，場所的選擇和安防系統的建設，檔案實體的使用和保管，數據庫的維護、整理和數據備份。進行數字化處理的檔案中包含涉密程度較高的信息，要保證這項工作能安全高效地進行，必須有一套行之有效的安全保密管理制度。

(二)安全保密控制的手段

1．加強教育，提高人員思想素質檔案數字化

過程中存在著許多不安全因素，其中，人的不安全行為是安全保密控制的重點。人的不安全行為是與人的心理特征相違背的、非理智的行為。為此，可通過加強教育來控制人的不理智行為。

2．強化人員管理

人是檔案數字化工作的主體，強化人員管理，能為安全保密工作奠定堅實的基礎。為此，可從以下三個方面人手:第一，嚴把人員政審關;第二，明確參與人員的崗位和職責;第三，對工作人員的思想意識、工作質量等情況進行定期考核。此外，對于退出此項工作的人員，要及時收回其證件、門禁卡等，并在門禁系統中刪除他們的認證權限。

3．落實制度建設和安全系統建設

安全保密制度在檔案數字化工作開展之初都已建立，但其在貫徹執行過程中往往會大打折扣。這主要是由一些原因引起的，如錯誤地認為執行安全保密制度會影響工作效率，工作中麻痹大意等。為此，我們要克服錯誤認識，對人為造成的泄密問題，要按照相關規章制度嚴肅處理，使安全保密工作受到應有的重視。

三、總結

檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，本文首先簡要介紹了我國檔案數字化的現狀，在此基礎上，分別對檔案數字化的質量控制和安全保密控制的內容和手段進行重點闡述，以期為確保數字化工作的質量和安全保密性提供一定的參考。

［1］王健．關于檔案數字化優化模式的探討——檔案數字化對象之優化鑒選［J］．檔案學通訊．2007(01)．

［2］魏宗秀．高校數字檔案館的建設與應用［J］．淮北煤炭師范學院學報(哲學社會科學版)．2006(05)．

［3］張美鐲．淺談館藏檔案資源數字化建設的意義與措施［J］．科技信息．2006(07)．