事業單位檔案管理工作的創新

董聰郁

(哈爾濱市體制改革研究所 黑龍江 哈爾濱 150000)

事業單位作為政府職能部門，其在經營活動過程中的信息和資料都及時的保存起來，以便于隨時進行查閱，以便為事業單位開展各項工作提供必要的依據。所以事業單位檔案管理工作具有極為重要的意義。檔案管理工作質量的好壞直接關系到事業單位的健康發展，這就需要事業單位相關負責人需要對檔案管理工作給予充分的重視，加強對檔案部門的建設工作，對影響檔案管理工作的不利因素進行及時處理，確保檔案工作的順利開展，為事業單位在未來發展過程提供必要的參考和借鑒，確保事業單位能夠健康、持續的發展。

一、當前事業單位檔案管理中存在的漏洞

(一)事業單位對檔案管理的重視度不夠

當前事業單位相關負責人員對于檔案管理工作、對于事業單位發展的重要意義還沒有足夠的認識，這就給日常工作檔案的收集、整理和保存工作帶來了較大的影響。同時當前事業單位在對檔案管量工作中還缺乏必要的監督和審查，檔案工作人員的個人績效也沒有與實際工作情況進行掛鉤，這就導致檔案管理人員在檔案管理工作中缺乏積極性和主動性。再加之檔案工作中相關設施不完善，這就導致許多檔案往往是粗略的被處理和進行存放，檔案損毀和丟失現象較為常見。同時檔案收集過程中需要各部門人員的有效配合，但在這個過程中各部門工作人員并沒有起到良好的配合作用，從而使檔案資料收集整理不及時，雜亂無章及不完整的情況發生。

(二)檔案管理硬件設備匱乏

由于單位領導對檔案管理工作缺乏足夠的重視，這就導致對檔案建設工作投入較少，檔案設施配備的不齊全。特別是在當前信息化技術快速發展的新形勢下，各單位都加快了檔案信息化建設。檔案信息化建設過程中對需要配備各種設施，所需資金較多。但由于事業單位對檔案信息化投資力度不夠，從而導致檔案管理工作中硬件設備嚴重匱乏，檔案管理工作還處于十分落后的狀態，工作效率低下，不能很好的滿足市場不斷發展的需求。

(三)檔案管理人員素質不高

在當前信息化時代，檔案管理工作的內容和形式更加多樣化和復雜化，檔案管理工作對檔案人員的專業技能和職業素質也有了更高的要求。不僅需要檔案管理人員要具有專業的知識，同時還要熟練掌握計算機技術。但當前事業單位檔案管理部門工作人員多以年齡較大，學歷不高的人員居多，這些人員自身知識結構老化，對新知識接受能力較差，無法滿足當前檔案信息化建設的需求。

(四)檔案管理監管制度不完善

目前我國各事業單位在對檔案管理工作的監督和審查上嚴重缺乏，部分單位即使建立了檔案管理監督和審查制度，但在具體實施過程中也存在著執行不到位的情況，個別單位甚至都沒有建立檔案管理監督審查制度。由于檔案管理監管制度的不健全，這就導致檔案工作人員在工作中存在著對檔案資料隨意整理和存放的問題，導致檔案資料混亂，極易損毀或是丟失，這給后期檔案的開發利用帶來了較大的影響。

二、事業單位檔案管理工作創新舉措

(一)完善事業單位檔案管理監管制度

為確保檔案管理工作的內容全面、形式到位，事業單位領導要根據現實情況制定和完善監管制度來審查檔案處理的效果，以督促檔案負責人做好檔案整理、分類和存放工作保證檔案管理工作的質量和效率。

(二)加強對檔案管理工作的重視

要做好檔案管理的相關工作，事業單位領導和檔案負責人必須首先意識到資料歸檔的重要性。可以參考其他企業或事業單位的檔案管理工作，認識存檔的資料對組織、企業、事業單位后期發展的重要性，幫助單位領導和檔案工作負責人形成檔案管理工作的新態度，開始重視檔案規整工作。要提升檔案處理的質量和效率，事業單位要引進檔案管理基礎設備和處理技術以便對現代復雜、繁多的檔案資料進行管理。另外單位要聘請素質好、學歷高、懂得檔案處理技術的高端人才來負責檔案管理工作，確保檔案工作處理到位。不僅如此事業單位要巧妙地將工作人員對檔案處理效果與個人績效結合，獎勵檔案管理工作到位的人員，處罰檔案管理不到位的人員，從而激發負責人做好檔案規整工作的熱情。

(三)做好歸檔資料的保密工作

檔案是對事業單位重要數據或核心技術的記錄，若是出現資料泄露，事業單位的專利技術或核心數據就會被他人盜取使用，顯然這對于事業單位的發展是極為不利的。因此事業單位要做好檔案保密工作，就要確保數據和資料只有內部核心人員知道，外部人員無人知曉。具體方面，就是要選好檔案存放的地點，要將存放地點外圍進行監督和審查，避免無關人員的出入，將機密檔案和一般檔案分門別類，分開存放，以便更好展開機密檔案保密工作。

(四)借鑒現代技術開展檔案管理工作

計算機處理技術和信息處理技術的出現革新了現代檔案存放的方式，過去檔案都是紙質記錄存放的，而這經常會因為人為偷盜、縱火、大意造成檔案丟失。而新的信息和資料存儲技術卻通過計算機虛擬存放和電子化管理方式使得現代檔案管理變得更高效。因此事業單位要大力借鑒計算機處理技術、網絡設備來管理檔案，確保檔案管理工作的順利開展。

三、結束語

在當前信息化時代，事業單位需要加強檔案信息化建設工作，強化檔案管理的創新，及時發現檔案管理工作中存在的問題，并及時進行解決，確保檔案管理工作的順利進行，這對于事業單位穩健發展具有極為重要的意義。

［1］李亞林．淺談文書檔案管理的問題與對策［J］．赤子(上中旬)，2015－03－15．

［2］王源．提高檔案管理工作效率的措施［J］．科技創新與應用，2015－03－08．