商務英語信函中被動語態的功能探討

徐媛媛

（浙江師范大學，浙江 金華321004）

商務英語信函是一種有著特殊意義的信函，是國際貿易中買賣雙方進行交流的重要手段。它牽涉到雙方業務往來的通信和買賣雙方的利益關系，很多時候商務英語信函還被用來作為解決雙方貿易爭端的法律依據，所以商務英語信函特別注重信息的準確性和規范性，注重措辭和語氣上的禮貌、委婉、嚴謹。由此，商務英語信函的寫作人會因為交際雙方之間立場的關系不同，文化不同等而選擇不同的詞匯，語法等。語態是語法的一個重要范疇，分為主動語態和被動語態。雖然在漢語中被動語態的使用非常少，但在英語中被動語態卻是一種常見的語法現象。被動語態在商務英語信函中的使用恰好符合了上述要求，實現了禮貌、委婉、嚴謹的功能，特別適用于商務信函寫作。所以本文主要通過收集商務英語信函中被動語態結構的實例，對被動語態在商務英語信函中的一些功能進行深入地探討。商務英語信函中被動語態的功能主要有：強調聚焦功能、禮貌委婉功能、客觀嚴謹功能等。

1 強調聚焦功能

所謂強調聚焦就是將其中一方特別想要傳達給對方的信息內容放在雙方都顯而易見的位置，研究表明，被動語態在商務英語信函中具有凸顯焦點的功能，[1]它的這種功能是通過將信息中心位置的交換來實現的。被動語態的強調聚焦功能在商務英語信函中的使用可以用來避免日后談判時不必要的糾紛，促進貿易的順利進行。被動語態的強調聚焦的功能具體表現如下：

1.1 凸顯雙方要討論的話題

根據Halliday的理論，一個句子除了按句法結構分主謂外，還可以按信息分布的角度將其分為主位和述位兩部分。[2]主位是說話內容的起點、出發點，是說話人想要特別強調突出的部分，主位因為其所處位置的特別性，一般很容易被人們觀察到。述位一般是指位于主位后面的那部分。很多時候我們可以將句子的主位﹑述位加以調整，也就是說將原先不位于主位的信息放到主位的位置上，這樣一來，處在主位上的信息就能夠引起人們的注意了。依照這個原理，我們就可以通過這種方法將我們特別想要凸顯的信息放置到主位上。而被動語態的使用就是把它需要轉達的信息內容處于主位上，把其他的舊信息置于述位上。這樣雙方要討論的話題就顯得清楚明了了。如下例：

例1 Necessary packing list for the shipment,insurance policy and the commercial invoice should be forwarded to us as soon as possible.

上述句子是商務英語中一個運用被動語態的句子，“Necessary packing list for the shipment”，“insurance policy”和 “the commercial invoice”是動作的承受者，將 “packing list”，“insurance policy”和“commercial invoice”放在主位上，起到強調的作用，裝箱單﹑保險單和商業發票這三份單據才是交易雙方著重要談論的話題。所以作者在此處特別突出這三份單據，而且強烈要求這三份單據必須盡快寄給我方。如果用主動語態，用人稱代詞作主語，將其位于主位上，則沒有這樣的效果，相反會分散了話題，顯得主次不分。

1.2 轉移信息的中心

商務英語信函實質上是寫信人與收信人之間的交流，而人作為一種感性動作的發出者，在商務信函的寫作中對于我們寫信方來講不僅需要準確客觀地傳達信息，而且也需要體現人性化的一面，這樣才能讓貿易雙方之間的溝通更加融洽。而被動語態在商務英語信函中可以通過轉移信息的中心這一功能，突出要傳達的信息，又顯得通情達理。試比較下面兩個句子：

例2 As stipulated in S/C NO.1689,shipment should be made in July provided your L/C reached us not later than 15.However,we received your L/C only yesterday and it is absolutely impossible for us to ship the goods in July.[3]

例3 As stipulated in S/C NO.1689,you should made shipment in July provided your L/Creached us not latter than15.However,we received your L/C only yesterday and it is absolutely impossible for us to ship the goods in July.

例2中作者將“shipment”放在主語的位置上，用的是被動語態，作者想要表達的信息中心應該是裝運這件事情，相比之下例3用的是主動語態，作者將“you”這個人稱代詞放在了主語的位置上，從主位、述位的角度來分析，例2更強調的是裝運這件事沒做，僅涉及在論事這個層面上，作者對于實施者沒有說起，而例3則突出的信息中心是你，句子的關鍵點集中在“你”這個中心上，含有責備，抱怨的意思。通過兩者的對比分析看出，商務英語信函中被動語態的運用可以轉移信息的中心，使全句的重點從對人的責備轉化為對事件的描述。這樣一則顯得通情達理，而且明確表明了寫信人的立場；二來用了被動語態的使用顯得正式且得體，符合當時的語境，透露出寫信方更注重這件事，也暗示了想要尋求解決這件事的辦法。

1.3 保護寫信方

根據系統功能語言學的特征，我們知道信息結構是其功能語言學中語篇功能的一個重要的體現形式，而根據相應的信息基本特點，“已知信息+新信息”是最常見的信息單位結構。[4]173言語活動中已經出現過的或者根據語境可以斷定的成分,稱為“已知信息”。言語活動中尚未出現或根據語境難以斷定的成分稱為“新信息”。[4]172然而很多時候，信息結構中的新信息不能省，而已知信息在必要的時候卻可以省略。如下例句：

例4 Business between us will be concluded on the basis of shipment quality and weight while testing and inspection will be made by the Shanghai Commodity Inspection Bureau before shipment.Certificates in regard to the quality and quantity of the shipment will,of course,be provided.[5]

在上述句子中，作者（出口方）明確表示貨物在出運前將會由上海商檢局檢驗，有關貨物的質量和數量的證書由上海商檢局提供，然而在實務中，商品檢驗的責任是有出口方承擔的，真正的施動者是我方，三個被動語態結構，“business between us will be concluded”，“testing and inspection will be made”和“Necessary certificates be provided”的使用很巧妙地隱藏了作者的參與，淡化了施動者，以減弱我方自己的責任。相反，如果在這種語境下我們使用的是主動語態而非被動的話就達不到這種功效。

2 禮貌委婉功能

商務英語信函是在一定的社會文化范圍內有目的的交往，它具有一定的社會交際性質，因此禮貌原則在這種情況顯得也很重要。在某種程度上會決定貿易的成功與否，一種和諧融洽的氣氛，很容易促進雙方關系的進一步發展。被動語態在商務英語信函中的使用可以幫助寫信者遵循商務交往中禮貌客氣的原則，具有禮貌委婉功能。被動語態在商務英語信函寫作中的禮貌委婉功能具體表現如下：

2.1 不冒犯對方

商務信函雖然寫作的風格雖然跟一般的文學作品有些不同，不需要華麗的措辭，但是也不能太隨意。有些商務信函的目的只是為了建立貿易關系，對于交際的雙方來講，并不是很了解對方，甚至有可能不知道事情發生的真實原因。被動語態的使用可以在不知情的情況下不冒犯到對方，但寫信方又能借此發表自己的看法，或者透露一些重要的信息。試看下面的句子：

例5 The waterproof lining was badly torn and it will be necessary to send seven of the ports for cleaning before we can offer them for sale.[6]

上述句子表明提貨的防水層被撕破了，所以不得已送去清潔后才能出售。從中用到了兩個被動句，“The waterproof lining was badly torn”和“it will be necessary to send seven of the ports”。從上述句子中可以看出，作者并不知道是誰造成防水層撕破的，所以在不知道誰是肇事者的情況下使用被動語態，可以不至于冒犯到對方，但又顯示出對對方的重視。

2.2 顧及對方感受

在商務上，寫信人與收信人之間的接觸并不頻繁，僅限于業務往來，所以商務英語信函是買賣雙方交流的工具之一。一份好的商務信函可以幫助寫信雙方很快的建立商務貿易關系。因此我們應該特別注重這類信函中的用詞、用語，而語態也是必不可少的一個重要部分。選擇了恰當的語態就能很好地表現當事人的立場，感受。在一定情況下會使得某種請求或者命令顯得特別強硬，顯示出寫信方特別注重的是自己的感受，讓人覺得沒有可以商量的余地。同樣是遇到不便說的事，使用被動語態就會顯得委婉些，而且對方一看就能完全了解寫信方想要表達的意思。試看下列句子：

例6 It was found,upon examination.Nearly 20%of the packing had been broken,obviously attributed to improper packing.

上述兩個句子分別是從買方和賣方兩個角度來看問題的，例6從買方的角度來說事情的，貨物到達買家的時候20%的包裝已經損壞，買方明確指出造成這種結果的原因是由于包裝的不當，但是我們可以看到買方在這里并沒有用人稱代詞作主語，而是用 “it”和“the packing”來作主語，因為買方是站在賣方的角度來分析問題，考慮到賣方可能會因此而顯得尷尬，沒有將責任方放在主要的位置上，而是將非人稱代詞來充當主語，這樣買賣雙方在信中談論的氣氛就沒有變得咄咄逼人。例7是從賣方的視角來說事的，盡管買賣雙方已經在合同等相關的條款中規定了支付的時間，但是顧及到買方當前的財政情況，所以賣方不得已同意買方延期付款，這正是賣方考慮到買方的感受的表現。通過上述兩個例子的分析，我們可以看到無論是例6或是例7，兩個例句都很巧妙地使用了被動語態，如“It was found”，“Nearly 20%of the packing had been broken”，“Your proposal of delaying payment is being given”和“It can not be taken”等來傳達信息，買賣雙方當事人都沒有特別過多地強調自己的感受，而是站在對方角度來看待問題。這充分體現了商務信函中被動語態的優勢，準確而規范地傳遞信息，以及委婉地提出意見甚至是責備，但又能很好地照顧到對方的感受。

2.3 避免語言的直接性

在商務交易過程中爭議是不可避免的，當雙方不能統一各自的觀點的時候，首先我們應該理解對方，站在對方的角度來考慮對方的感受。但是當貿易的一方提出的建議看法不合理或著對于我方來說，對方的要求很難接受的時候，我們就可以據理力爭了。為了使沖突不再惡化，我們就應該運用適當的技巧。在商務英語信函中，使用被動語態就可以起到這樣的功能。交易雙方可以通過運用被動語態避免直接指責對方，這樣一來就避免了語言的直接性，且能使對方推斷出自己的意圖，又能維護雙方的面子，而且聽起來沒有盛氣凌人的感覺。試看下面的例句：

例8 We note that you have requested an additional discount of 3%and would point out that our prices have already been cut to an absolute minimum.This price can not be offered by our competitors.[7]95

從上面的例子來分析，作者用了兩個被動結構的句子，“our prices have already been cut to an absolute minimum”和“This price can not be offered”。例句中表明對于買方要求在原來的基礎上再多加3%的折扣，作者很客觀明確地表明了自己的態度，給與額外的3%的折扣從我方自己的利益上來分析是無法被接受而且不合理的，因為我方自己已經將報價降至到最低了。但是為了避免所使用的語言過于直接，作者在這里選擇使用被動語態，沒有以“我”的身份來拒絕對方，避免了語言的直接性，這樣對方看到信函時也不會感覺到尷尬。

3 客觀嚴謹功能

商務信函信函中的語言具有規約性，有著自己獨特的語言特色，正因為它的獨特性質，所以才決定了我們在起草商務信函的時候措辭必須要嚴密謹慎，條理清楚，準確規范。對于像商務信函這種可以作為索賠法律依據的信函，我們更應該客觀公正，不應該帶有任何的主觀的色彩。被動語態的客觀嚴謹功能在下面兩種商務信函中特別突出：一是賣方寄給買方的拒絕函，二是買方傳達給賣方的負面消息函。

首先在賣方寄給買方的拒絕函中，由于此類信函都涉及了負面的消息，如存在的問題和責任或過失，為了避免由于由于用詞不當而引起不必要的爭端，我們就可以采用被動語態來闡述自己的觀點，可以明確表明所造成的損失并非我方的主觀行為所致，不在我方所能控制的范圍內。如下列句子：

例9 With reference to your letter of August25,an claim has been lodged for a short delivery.Here we express our deepest regret over the unfortunate incident.But we must point out that filing cabinets had been carefully inspected by Shanghai Commodity Inspection before they were shipped.It must have been pilfered while the goods were in transit.[7]248

在例9中用了三個被動句，“an claim has been lodged”，“filing cabinets had been carefully inspected”和“It must have been pilfered”。作者表示這些文件柜在裝運之前就已經經過上海商品檢驗局認真地檢查，對于對方的抱怨斷貨的事情，作者表明可能是因為運輸途中遭遇偷盜。在類似這樣的拒絕索賠信函中，因為交易雙方的關系幾乎是對立的，所以我們必須謹慎措辭，不應該加入任何主觀性的因素。

此外在買方傳達給賣方的負面消息函中，如果我們采用被動語態就能夠客觀具體表達交易雙方各自的態度，表明既然問題已經是不可改變的現實，我們更應該尋求的是解決問題的方法，而不是一味地去指責對方。試看下面例子：

例10 We have received your consignment of PESKDE brand food mixer,but we are sorry to find that five of the fifty cases were not properly packed as our specific packing instruction required..[7]241

As a result,the food mixers in these cases are ruined by seawater and certainly unsalable.Therefore you are required to send us an immediate replacement for the cases and follow our instruction more carefully in future.[7]242

這是一份買方傳達給賣方的負面消息函，買方表示在收到貨物的時候發現貨物的包裝已經損壞了。在上述這篇商務信函中，用到了三句被動結構的句子，“five of the fifty cases were not properly packed”，“the food mixers in these cases are ruined”和“you are required”對于已經存在不容改變的事實，作者沒有直接去指責賣方，從語篇中透露出，買方要求賣方更換，并提醒賣方在以后的貿易中遵守包裝條款，說明買方在此時更在乎的是賣方怎樣處理這件已經發生的事情，希望賣方能夠依照自己的意愿解決所出現的問題。由此可見，商務英語信函中，寫信人可以借助被動語態來表示客觀、嚴謹的語氣，準確傳達出要表達的意思。

綜上所述，被動語態和主動語態雖然都是語態的一個范疇，但它們之間有著明顯的區別，被動語態能夠傳遞主動語態無法表達的信息。商務英語信函中的被動語態有著特殊的功能，如強調聚焦功能、禮貌委婉功能、客觀嚴謹功能等。在商務信函交流中，被動語態的運用實質上是商務貿易中的一種策略，是在競爭中贏得更多客戶的手段之一。因此對被動語態在商務英語信函中的功能我們不容忽視，我們應該認真學習被動語態的功能，使其能在商務英語信函寫作中得到最大的發揮。

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［3］孟建國,陳曉玲,等.外貿英語函電[M].杭州:浙江大學出版社,2009.

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［5］李大志,余祥越.商務英語寫作修飾對比分析[M].北京:國防工業出版社,2008.

［6］任芳.商務信函中被動語態的語用功能及翻譯策略[J].黃山學院學報,2008(04).

［7］王金榮.貿易函電英文寫作案例大全[M].北京:中國宇航出版社,2009.