高校學生資助工作信息系統化開發探究

常州大學懷德學院 姚 潔 江蘇城鄉建設職業學院 陳海軍

2007年5月，國務院出臺《關于建立健全普通本科高校、高等職業學校和中等職業學校家庭經濟困難學生資助政策體系的意見》，根據文件指示，全國高等學校的資助工作體系基本形成。自2007年起，國家密集出臺一系列高校學生資助政策和措施，使得高校資助體系不斷完善，實際解決家庭經濟困難學生就學問題，實現教育的公平性。隨著資助體系的不斷推進，高校資助工作平穩、有序開展，成為學生工作中重要的組成部分。近年來，高校困難學生人數不斷攀升，學生資助工作面臨業務數量增多、難度加大的現狀，單純依靠人工管理難以確保各項資助工作的順利開展。因此，對資助工作進行系統化研究有助于解決資助工作中實際操作的難點，高校建立資助工作信息系統探究對資助工作的長期開展具有非常重要的意義。

一、學生資助工作的特點

學生資助工作是一項如何運用資金合理幫助困難學生的一項工作，是高校學生工作的重要組成部分。資助工作目的是為了解決學生經濟困境，從入校前、在讀中、畢業后每階段都有對應資助政策，而大學階段，不同的學生在不同情況下可以選擇不同的資助項目，因此資助工作具有多樣性；每學年學校資助部門根據年度工作計劃和省資助中心相關工作通知，開始新一年的各項資助工作，周而復始，以一學年為周期，大部分資助工作都是重復的，資助政策大體不變，具有周期性；學生資助工作涉及資金的合理運用，涉及金錢的收支、發放，處理中很多涉及財務細則，具有財會特色；學生資助目的是合理幫助學生，為學生服務，堅持公平、公正、公開的原則，實際上，這一原則也是保證資助工作最終達到合理幫助學生的目的，在實際處理過程中，正如處理其他學生工作一樣，具有事務性；學生資助工作需要學院統籌、學工計劃、部門協調、財務處、教務處、學工等多條線聯合密切配合，具有統籌性。學生資助工作特點明顯，在實際運行過程中資助部門需要了解這些特點，同時結合相關專業知識，實現學生資助工作的有序穩定開展。

二、傳統人工管理資助工作中存在的問題

傳統人工管理資助工作是資助體系實施的基礎，長期以來，高校設立資助部門，或是獨立機構，或下掛在學生處的部門，通過資助部門和其他相關部門協調開展資助工作，同時由于資助工作中心是為學生服務，與其他學生工作宗旨一致，因此，資助工作也像其他學生工作一樣以人工管理為主，學生工作逐步走向信息化，而資助工作在高校內部并未實現信息系統化，但一樣會逐步建立信息化管理系統，融入到學生工作系統信息化的進程中。實際上，資助工作開展過程中，人工管理已存在問題。

1.高校資助部門人員變動頻繁，資助中心成員機構設置無法評估。一個高效而穩定的人員配置是傳統方式的資助工作開展的基礎。人員更替產生的新成員對于業務知識的學習需要一定的過程，人員更替不可避免，同時對資助工作產生一定影響。資助中心機構設置的優劣會直接影響資助工作的開展，因而人工管理本身具有不穩定性。

2.資助工作具有周期性，因此很多統計數據標準很統一，由于資助工作涉及面廣，學校規模龐大，資助工作信息數據龐大，數據需要審核、分析、查詢等，因此資助工作涉及的數據處理工作量繁重，人工處理數據容易造成漏、多、超等系列問題。

3.資助部門資料繁多，并且往年材料需要存檔和檢索，人工管理材料通常無法快速有效查閱，容易造成資料丟失。

4.資助政策和通知無法全面普及。資助政策和通知大部分通過網頁和QQ、微信等交流平臺發布，學生不能及時關注或接受信息。

三、資助系統開發探究

學生資助工作是系統化的一項工作，很多屬于常規工作，基本工作流程如下：省資助中心下達文件——學校資助中心收到文件——研讀文件——根據文件下發通知——各年級班級通知——學生申請——輔導員審核——系、年級匯總——資助中心匯總——報上級部門——提交省資助中心。基本每一項資助工作都是按照這個思路展開，當然其中學校和省里下達資助文件和指標是按照學校整體下發，資助中心需要在學工辦指導下完成和協調名額分配問題，同時也要將擬分配名額向各年級公示，反饋意見。資助中心匯總年級材料時不承擔審核工作，所以各年級匯總后，年級內部應審核材料，控制材料的準確性。

關于資助系統開發設想，是基于目前資助工作現狀提出的，旨在于將資助工作系統化、可操作化、明確化。可以實現一套系統處理所有資助工作，避開傳統方式的缺點。首先系統應該建立全部學生信息庫，主要是家庭經濟困難學生的基礎資料庫，包括的基本信息為姓名、性別、出生年月、身份證號碼、證件照、學號、年級、班級、系別、聯系方式、綜合測評情況、獲獎情況、貧困等級、受資助記錄等。基本信息庫分上傳和導入兩種方式。上傳實際是即時統計數據，更新快，但數據可靠性不高。導入數據主要方式是導入教務系統的本院學生基礎信息庫，這比上面上傳的統計上報的數據更準確，但該方式的數據滯后嚴重。基礎庫需每學期進行更新，基礎數據庫需和教務、各班級、系別對接上，并且需要有添加、修改等數據操作的基本功能。目前資助工作項目主要分以下幾類：生源地信用助學貸款、家庭經濟困難認定、綜合測評獎學金、國家獎學金、國家勵志獎學金、國家助學金、學費補償、社會獎學金、醫療保險、勤工儉學、資助活動。每一項資助工作基本操作流程如上，而操作規范參考文件包含省資助中心通知文件、學院通知文件、學校學生手冊規定。根據基本工作流程，完成每一項工作，同時根據各個項目自身特色，可設置項目操作。

資助系統開發設想框架如上，同時涉及以下幾個問題：

1.省資助系統、校財務系統、校教務系統等屬于開發系統要調用的獨立的成熟使用的系統，并且國家獎學金、國家勵志獎學金、國家助學金、學費補償必須從省系統上報省廳，這幾套系統如何分配，有無主次。解決這個問題必須先從系統開發實際出發，將國家獎學金、國家勵志獎學金、國家助學金、學費補償設置于系統中，和省系統并行，或者開發時直接將省系統導出數據導入新開發系統保存，用于數據查詢。

2.系統分級設置權限，管理人員和普通賬號分級設置權限，同時按照帶班情況分配普通賬號，賬號管理集中。

3.該系統為簡化細化資助工作操作流程，關于系統操作還需要簡單培訓。

4.系統中關于學生資料的基礎數據庫準確性需要進行實際操作研究。

5.系統要有強大的存儲、查詢功能，能查出不同年份、系別等搜索詞匯的數據。

6.系統入口可放至學院主頁，運用網頁，方便系統的使用和普及。

資助的目的是實現教育的公平，而教育公平的實現是相對的，只有通過比較才能分辨哪種更為公平，所以運用技術和標準優化規范資助工作是項非常重要的任務，也是研究資助工作的重心。通過開發資助工作信息系統能更科學地規范資助工作流程，達到高校資助工作高效自轉。本文提出高校資助部門信息系統開發設想，發揮信息系統的優勢，規避目前人工操作的弊端，資助系統高校資助部門獨立使用，同時也可作為學工系統一部分發揮作用，事實上，一套成熟的資助軟件是一項長期維護、修正的結果，只有開發出來、運用起來、堅持下去，資助信息化系統才能不斷完善。

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