新時(shí)期做好醫(yī)院綜合檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

任麗麗

（宜城市鄢城街道辦事處衛(wèi)生院 湖北 宜城 441400）

1 引言

醫(yī)院檔案管理是對(duì)醫(yī)院服務(wù)的醫(yī)療文件材料和醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的歷史資料進(jìn)行有效的管理，它是醫(yī)院日常工作中所形成的各種有價(jià)值的文件，比如聲像錄音、文字、圖表報(bào)告等各種書面材料及載體材料。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院所有歷史和文化的載體，對(duì)醫(yī)院制定未來(lái)發(fā)展規(guī)劃、提高醫(yī)院運(yùn)作水平具有不可或缺的意義。在新醫(yī)改時(shí)期，醫(yī)院對(duì)其檔案管理提出了更為嚴(yán)格的要求，如何更好的為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)是每個(gè)檔案管理人員需要思考的問(wèn)題。

2 目前醫(yī)院綜合檔案管理存在的問(wèn)題

（1）檔案管理制度不完善：多數(shù)醫(yī)院綜合檔案資料均由醫(yī)院各職能部門各自保管，雖然醫(yī)院也制定了相關(guān)的規(guī)章制度，卻沒(méi)有明確檔案管理的方案和手段，造成醫(yī)院綜合檔案管理比較混亂。由于醫(yī)院檔案管理制度沒(méi)有切合實(shí)際具體細(xì)化，職能部門對(duì)各自部門檔案管理職能理解不清楚，加上沒(méi)有規(guī)范檔案管理收集范圍，許多本應(yīng)該納入檔案管理的信息和資料不能得到完整的保存，導(dǎo)致人員崗位變動(dòng)時(shí)，工作移交不清導(dǎo)致檔案資源流失。同時(shí)，檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各部門根據(jù)自己的理解和使用習(xí)慣整理檔案，導(dǎo)致醫(yī)院方案目錄不清，給查找?guī)?lái)了一定的難度。

（2）檔案管理重視度不高：部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及管理層人員認(rèn)為醫(yī)院綜合檔案管理不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，造成醫(yī)院存在重視臨床病歷管理，忽視綜合檔案管理的現(xiàn)象。由于檔案管管理意識(shí)不高，往往沒(méi)有將醫(yī)院綜合檔案管理納入到年度目標(biāo)管理工作中，醫(yī)院在檔案管理方面的投入較少，資源嚴(yán)重不足，比如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)別配備缺失，這就導(dǎo)致檔案庫(kù)房布局嚴(yán)重不合理，對(duì)醫(yī)院綜合檔案管理十分不利。

（3）電子檔案管理缺失：電子文件信息和資料傳遞速度快，調(diào)取方便，可以實(shí)現(xiàn)共享，在社會(huì)多數(shù)行業(yè)中得到了廣泛的使用。但由于沒(méi)有完整統(tǒng)一的電子檔案歸檔規(guī)范，聲音、視頻、文字等電子檔案的格式和標(biāo)題都不符合要求。電子檔案缺乏認(rèn)證標(biāo)志，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上的文件可以修改，導(dǎo)致審批表中領(lǐng)導(dǎo)簽名套印存在一定的隨意性，直接影響了醫(yī)院綜合檔案管理的可靠性和真實(shí)性。由于電子檔案載體多種多樣，部分資料保存環(huán)境要求比較高，比如錄像帶、光盤等，稍有不慎都會(huì)造成儲(chǔ)存的文件損壞。

3 加強(qiáng)新時(shí)期醫(yī)院綜合檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

（1）建立完善的綜合檔案管理制度：在新時(shí)期背景下，醫(yī)院若想在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中立足與發(fā)展，就必須重視醫(yī)院綜合檔案管理工作，構(gòu)建檔案管理機(jī)制，為醫(yī)院健康發(fā)展指明方向。因此醫(yī)院相關(guān)管理人員應(yīng)結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的檔案管理制度，構(gòu)建一套健全醫(yī)院綜合檔案管理的分工方案與辦法，明確各職能部門檔案管理的職責(zé)、權(quán)限以及檔案管理各環(huán)節(jié)的流程。同時(shí)醫(yī)院要健全綜合檔案的工作手冊(cè)，對(duì)各類檔案的收集范圍、目錄標(biāo)準(zhǔn)、保管期限等進(jìn)行分類，確保醫(yī)院各個(gè)時(shí)期檔案資料的真實(shí)性和完整性，也方便人員查閱。

（2）提高綜合檔案管理意識(shí)：若要切實(shí)做好綜合檔案管理工作，就必須提高檔案管理意識(shí)。醫(yī)院可以通過(guò)相關(guān)手段和活動(dòng)來(lái)增強(qiáng)檔案管理員的管理意識(shí)，主要體現(xiàn)在：第一可以加大宣傳力度，通過(guò)舉辦豐富多彩的活動(dòng)提高醫(yī)院?jiǎn)T工對(duì)檔案管理工作的意識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。第二主動(dòng)為醫(yī)院決策層提供有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)，加深醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。第三建立檔案管理的獎(jiǎng)懲制度，將檔案管理的質(zhì)量與效率與相關(guān)人員的年度考核成績(jī)掛鉤，調(diào)動(dòng)管理人員的積極性和主動(dòng)性。

（3）加強(qiáng)檔案電子化建設(shè)的管理力度：近年來(lái)，科學(xué)技術(shù)日新月異，給醫(yī)院綜合檔案管理提出了更高的要求。電子檔案作為新時(shí)期檔案管理的重要內(nèi)容，醫(yī)院為了更好的利用電子檔案，就必須嚴(yán)格按照電子檔案管理的流程和規(guī)定，加強(qiáng)電子檔案管理力度，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定出電子文件歸檔的制度與辦法，進(jìn)一步規(guī)范電子檔案的相關(guān)格式。同時(shí)，利用先進(jìn)的技術(shù)，比如二維碼技術(shù)等，提高電子文檔的真實(shí)性和完整性，從而確保醫(yī)院綜合檔案管理的質(zhì)量與效率，促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)療行業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力日漸激烈，醫(yī)院若想在市場(chǎng)中站穩(wěn)腳跟，就必須清楚的認(rèn)識(shí)到自身在檔案管理方面存在的問(wèn)題，并不斷學(xué)習(xí)，不斷創(chuàng)新。針對(duì)檔案管理現(xiàn)狀，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況，制定出相關(guān)措施，完善檔案管理制度，提高檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)檔案電子化建設(shè)的管理力度，從而提高醫(yī)院綜合檔案管理效率和水平，促進(jìn)醫(yī)院綜合檔案的現(xiàn)代化。

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