基于信息化的高校圖書館業務流程重組研究

楊 勇

（廣東科學技術職業學院 廣東珠海 519090）

一、重組高校圖書館業務流程的原因分析

（一）外部環境的變化是促進高校圖書館業務流程重組的主要動力。作為高新技術產生和傳播的主要陣地，高校圖書館必定成為教學和科研實踐的重要領域。信息資源載體的多樣化發展，使圖書館出現了“物質流”和“信息流”，因此，圖書館需要同時發展物質流和信息流處理體系。源自社會各個層面對信息服務的需求，高校亟需對圖書館的業務流程進行重組和完善。另外，社會其他信息服務機構，譬如，萬方、超星、知網等信息服務機構，他們采用公司運作的模式，其有效的管理運行機制和市場適應能力均為高校圖書館帶來了巨大的壓力。高校圖書館必須積極應對，采取有效措施，對圖書館的業務運作流程進行重組和改革，才能取得長足的發展。

（二）讀者需求的變化對高校圖書館業務流程運作提出了新的要求。網絡科技和信息資源共享的發展趨勢，使得高校圖書館的用戶主體從本校師生，擴大為高校所在區域的社會群體。數字化技術的發展讓信息資源不再固定于實體的文獻資料，讀者利用圖書館希望不再受到時空的限制。讀者希望無論是家里、辦公室或者交通工具上都可以順暢的獲得所需要的信息資源。所以，在無線網絡無縫覆蓋的情形下，更迫切的要求高校圖書館的資源更加的全方位。這些都是傳統的圖書館業務和服務無法滿足或者做到的。

（三）傳統業務流程產生的弊端是高校圖書館業務流程重組的直接動因。傳統單一的工作模式嚴重束縛了高校圖書館的服務職能。譬如，以前高校的各個院系均設置了自己的資料室，這些眾多的資料室共同構成了高校的文獻保障體系。鑒于高校規模的擴大和高校各個院系的重組和改革，這些資料室和圖書館在行政區劃上無法統一進行管理，造成了很多業務的中斷和無法協調，不僅造成了資源的重復建設和浪費，還導致了管理的混亂和服務功能的缺失。部分專業性和學術性強的資料無法對師生開放，使得讀者無法獲取相關的重要資料，不僅使得圖書館的服務功能喪失了，也不利于高校整體文獻保障系統的全面發展。

二、重組高校圖書館業務流程的理論基礎

（一）業務流程再造理論。源自哈默和錢皮的管理思想，他們對業務流程重組給出了定義，綜合后期管理學界的討論和觀點，業務流程重組的核心理論可以概括為：重視主要業務流程、實現根本變革并以顧客為中心，最終實現績效的顯著提高。也可以表述為“根本性、徹底性和顯著性”。圖書館業務流程重組的本質問題是當前圖書館所提供的服務能否滿足讀者對信息資源的需求；而“徹底性”則體現為對現有流程和體系不是小小的修改或者補充，而是需要摒棄所有的陳規陋習，構建一種全新的業務運作模式；而“顯著性”是指重組業務流程成功之后，圖書館的服務能力和績效應當是成績和級增長的。

（二）知識管理理論。起源于商業和管理領域，于1998年首屆國際知識管理大會之后傳入我國。隨后便受到了學術界和理論界的重視，現階段，這一理論尚處于實踐應用的階段。圖書館知識管理很顯然就是對所有顯性知識和隱性知識的收集和管理，以便于充分發揮知識的作用。圖書館的所有信息流和物質流所包含的知識單元稱為顯示知識，也叫“知識庫”；而隱性知識是指以人為中心的圖書館業務活動所構建的一個創新性的知識應用環境，這個環境能夠培養圖書管理人才。讓圖書館的知識庫和人才庫同時發揮作用，保障圖書館管理工作的順利運行，也是知識管理的重要功能之一。

（三）學習型組織理論。學習型組織的成員均具有較高的科技素質、人文素養和自我更新知識的能力。高校的師生均為具有較高科學文化知識的人員，高校圖書館作為學校的信息資源平臺，是為全校師生提供信息資源的主要渠道。要提高圖書管理人員的基本素質，就需要建立一個學習型組織，這也是高校業務流程重組的重要方式之一，美國亞利桑那大學就是全球圖書館建設學習型組織的典范。高校圖書館自身的資源優勢對建立學習型組織具有得天獨厚的優勢，同時，學習型組織的成功建設也對高校圖書館的可持續發展具有不可忽視的推動作用。

（四）項目任務管理理論。它是相對于傳統的等級制組織結構而言的。不同于等級制組織結構在權威和責任上的森嚴劃分，項目任務管理制度是依賴于標準化的工作過程而建立的一種高度規范化、專業化和集權化的組織結構。它彌補了等級制組織結構的不足，更具有靈活性，是一種適應性強，具有活力和組織成員共同參與的結構形式。但是，項目任務制的組織結構是依托項目而存在的，一旦項目任務組的使命完成，任務組也會隨之解散。高校圖書館業務流程重組的項目任務組織，一旦將業務重組的使命完成，業務重組運行機構便也會解散。在項目運作過程中，由集體所產生的新技術和新知識也將會隨著組織的解散而分散到少數人的頭腦中，這是不利于持續、廣泛的開發和傳播新知識的。所以，高校圖書館業務重組一般采用項目任務制和等級制相結合的模式。來進行運作。將重組業務組織分為不同的模塊和項目組，根據項目組的實際任務確定采用何種任務管理方式，有利于知識的共享和創新。

三、重組高校圖書館業務流程的主要內容

（一）合理配置業務部門。以物化文獻的收藏和利用為例，圖書館員搜集、加工、管理和利用圖書資源的過程，就是一個實體文獻流水作業的線性模型。文獻的收藏、分類、查閱、檢索和參考資源就是一條生產產品的流水線。而實體文獻在圖書館的加工工序就是圖書館的業務流程，也就是“物質流”。然而，隨著現代網絡和信息技術的發展，“物質流”不再能夠滿足讀者的需求，就需要圖書館將館藏資源形成“信息流”，便于讀者查閱、檢索和收藏。圖書館需要構建網絡型的部門組織模式，按照學科或者專業組成縱向的部門，對相應的學科信息進行資源整理和建設，為讀者提供信息服務。以信息流為主體的圖書館服務模式，其業務部門的配置很顯然不能采用傳統的部門配置方式?，F行的“信息流”載體下，圖書館業務部門主要有兩種配置方式：按學科設立專業部門和按功能設立職能部門。譬如，設立自然科學部門和社會科學等不同學科類型的部門；又或者設立資源建設部、技術服務部、文獻借閱部、信息咨詢部以及行政辦公部等職能部門。

（二）優化人力資源配置。高校圖書館的人力資源主要可以劃分為以下幾種：圖書、情報、信息等專業管理人員；具有其他學科背景的專業人員或者學校其他崗位分流的人員；學科帶頭人的家屬人員。圖書館的服務和發展是核心內容，安保、衛生和書架整理等則可以劃分帶外包的領域，譬如為學校提供勤工儉學的崗位，不僅有利于圖書館的發展，還可以節省人力資源。圖書館業務重組的過程中，不僅需要將業務重新整合，相關業務執行人員的服務意識也需要轉變，將傳統被動化的服務轉變為主動的服務，建立合理的激勵機制和學習型組織，激勵工作人員以實現自我價值為目標。

（三）構建科學的技術平臺。信息技術的應用和圖書館業務流程的重組是一個雙向驅動的過程。信息技術的應用提升了圖書館的管理效率和服務功能；同時，新技術對傳統業務流程將進行再設計和重組，對不適應當前發展的管理方式和業務運作流程進行調整，最大化的挖掘信息技術的應用潛力。新技術平臺的構建，將支持用戶高效率的獲取信息。圖書館對原有業務流程的改造將實現集成業務管理體系的構建。現代信息技術的充分利用，將是高校圖書館業務流程重組的硬性保障。當前圖書館服務的優勢，即體現在對現代信息技術的運用方面。譬如，對互聯網、數據庫管理系統和推拉技術的運用，都將成為構建新的圖書管理信息系統的重要組成部分。強大的技術隊伍、雄厚的資金保障以及與信息技術部門的合作，都將成為高校圖書館業務重組的重要影響因素。

（四）全面實施績效管理。高校圖書館的業務流程重組經歷了前期的準備和實行，到后期還需要有一個績效監控和持續改善的過程。為了保障業務流程的先進性和對業務流程運行的穩定改善，逐漸的由量變積累到質變，是一個長期的過程。圖書館業務流程成功重組，其價值體現在社會效益、文化效益、經濟效益和讀者服務效益四個方面。圖書館能夠滿足來自高校內外部的信息需求，即實現了其社會效益；其對區域文化建設和高校文化建設的影響是一個長期積累的過程，其產生的經濟效益也是具有一定的間接性；最后對讀者服務效益的提升是顯著的，可以衡量的。

高校圖書館的業務流程重組關系到高校管理的眾多方面，牽一發而動全身。在業務流程重組的過程中，不僅需要科學規劃、有效管理，還需要確保重組業務的成功和有效。我國對高校圖書館業務流程重組的研究，正隨著重組實踐的不斷深入而日趨完善。通過各方面的技術保障和科學的管理，將進一步實現高校圖書館業務流程的成功重組與社會信息服務機構的合作共贏。

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