數(shù)字化檔案館探索

商圣坤

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及與發(fā)展。信息的自動化處理也越來越普遍地運用到我們?nèi)粘９ぷ魃钪?，?shù)字化檔案館借助于互聯(lián)網(wǎng)自動化技術(shù)。不僅能在很大程度上提高檔案管理的效率。還能提高信息的準確率 隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展完善。加強檔案信息的管理對于企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的作用。因此，數(shù)字化檔案館應運而生。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案館；探索

我國數(shù)字檔案館建設(shè)已經(jīng)從理論探討、借鑒數(shù)字圖書館建設(shè)成果、介紹國外數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)驗階段進入實際運行階段，數(shù)字檔案館建設(shè)已經(jīng)取得初步成果。我國數(shù)字檔案館建設(shè)已經(jīng)形成了一定規(guī)模。下面對正確認識并做好建設(shè)數(shù)字檔案館工作做幾點看法：

1 國際上和國內(nèi)數(shù)字檔案館的現(xiàn)狀

1.1 國際上數(shù)字檔案館的現(xiàn)狀

國際上，最早探索數(shù)字擋寨館的學者之一是Margaret Hedstrom。他于1994年1月在第二屆國際人文學者與技術(shù)大會上專門提交了名為《電子檔案館：互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的集成與利用》的論文，對數(shù)字檔案館進行了專門研究。此外。美國學者David Bearman在第13屆國際檔案大會上所作的題為《虛擬檔案館》的報告。也屬于國際檔案界較早期的“數(shù)字檔案館”理論探索，其中還專門闡述了 元數(shù)據(jù)標準”在數(shù)字檔案館中的使用。國際上涉及數(shù)字檔案館建設(shè)的項目主要有：聯(lián)合國教科文組織“世界記憶工程”項目 項目1992年由聯(lián)合國教科文組織發(fā)起，內(nèi)容涉及到了珍貴館藏檔案、手稿及圖書館孤本的數(shù)字化保存問題。雖然該活動未冠以“數(shù)字檔案館”或“數(shù)字圖書館”的名稱，但實際上其工作是“數(shù)字檔案館 或“數(shù)字圖書館 建設(shè)的一個有機組成部分。并在全球起到了很好的先導作用。美國數(shù)字檔案館項目 美國涉及數(shù)字檔案館的項目比較多，重要的有：2000年3月28日，美國國家檔案與文件管理局局長約翰-卡林宣布，NARA將與美國國家科學基金會合作，共同創(chuàng)建一個電子文件檔案館。該計劃可以看作是美國整體“數(shù)字檔案館”探索與建設(shè)的一個組成部分，同時，并計劃在2O09年之前將所有紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)化。英國數(shù)字檔案館項目。英國是世界上實施“電子政務”較早也是較好的國家之一。其國家數(shù)字檔案館建設(shè)也已起步。相關(guān)項目是針對結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)集的“聯(lián)合王國數(shù)字檔案館”計劃此外。歐美其他國家及組織的數(shù)字檔案館建設(shè)也已成為一種發(fā)展趨勢，如“加拿大檔案數(shù)字互聯(lián)網(wǎng) 、“歐盟檔案互聯(lián)網(wǎng)”，等等。這些檔案數(shù)字一體化聯(lián)合互聯(lián)網(wǎng)實際上都可以說是數(shù)字檔案館的雛形。

1.2 國內(nèi)數(shù)字檔案館的現(xiàn)狀

目前，我國探索“數(shù)字檔案館”的文獻雖說已有約60篇次，但無論在探索的廣度上還是深度上，與國際上數(shù)字檔案館的探索相比，都是有差距的。具體來講，對一些基本理論問題探索不系統(tǒng)，如目前我國對數(shù)字檔案館的探索多集中于與傳統(tǒng)檔案館的對比性、表層性探索；對國際數(shù)字檔案館探索的前沿數(shù)字掌握不夠。探索力量也較薄弱且單一，缺乏相關(guān)的核心學者；至于對構(gòu)建數(shù)字檔案館起實際支撐作用的標準化探索，專門標準等的使用理論探索則是鳳毛麟角，發(fā)表的文獻極少。目前。我國有關(guān)方面也正在積極籌備和啟動數(shù)字檔案館建設(shè)項目，數(shù)字檔案館的問題已引起了國家檔案局領(lǐng)導層的重視。2001年2月。國家檔案局專門邀請了“國家數(shù)字圖書館工程”領(lǐng)導小組組長孫承鑒同志介紹“國家數(shù)字圖書館工程”探索與建設(shè)情況，以借鑒其經(jīng)驗。同時，國家檔案局確定深圳檔案館為“數(shù)字化檔案館系統(tǒng) 工程的第一個試點館。此外。濟寧市“十五”期問也將著手實施數(shù)字檔案館工程，這些都可看作是實施“數(shù)字檔案館”工程的 前奏” 可以說。在我國一個數(shù)字化檔案館建設(shè)的新趨勢已經(jīng)初露端倪。

2 如何建立數(shù)字檔案館

建立數(shù)字檔案館主要包括：1、收集、采集系統(tǒng)。該系統(tǒng)的功能主要包括收集整理各單位將要向檔案館轉(zhuǎn)交的電子檔案和電子目錄、收集濟寧市所屬各區(qū)市檔案目錄，通過互聯(lián)網(wǎng)采集和整理各網(wǎng)站上有價值的檔案數(shù)字， 通過互聯(lián)網(wǎng)采集多媒體數(shù)字、檔案資料征集工作管理等。2。管理存儲系統(tǒng)。該系統(tǒng)功能管理、檔案數(shù)字化管理、辦公電子化管理、檔案事業(yè)數(shù)字管理、數(shù)據(jù)安全、保護等。3。開發(fā)利用系統(tǒng)。該系統(tǒng)功能包括檔案利用登記、檢索、調(diào)卷，檔案數(shù)字加工、編排和檔案數(shù)字網(wǎng)站等，最終實現(xiàn)通過互聯(lián)網(wǎng)查閱利用檔案數(shù)字。

3 數(shù)字化檔案館的功能和使用

數(shù)字化檔案館的功能：

根據(jù)數(shù)字檔案館的定位， 數(shù)字檔案館仍然應該具備檔案館的各項功能即“收、管、用”三大基本功能，只不過其管理對象是電子形式或數(shù)字化形式的檔案。“收”就是檔案的收集、征集或收集，數(shù)字檔案館的“收”功能需要對三個方面韻檔案進行收集整理， 一是收集各立檔單位屬于進館范圍的歸檔電子文件（電子檔案），二是對原來的館藏紙質(zhì)、照片、聲像等類型檔案進行數(shù)字化，三是在網(wǎng)上在線捕獲一些具有保存價值，但不屬于進館范圍的數(shù)字數(shù)字，相當于傳統(tǒng)檔案館中保存的資料。“收”功能中最重要的是能夠收集各立檔單位的歸檔電子文件，保證收集后的歸檔電子文件真實、有效?！肮堋本褪菣n案的歸納、編目、檢索、遷移等。隨著數(shù)字檔案館館藏檔案的不斷增加，數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)是一個龐大的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，其有效運行和安全管理是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心。“用”就是檔案的利用查詢。數(shù)字檔案館的利用工作應該全部可以通過互聯(lián)網(wǎng)完成， 分檔案館館藏數(shù)字的發(fā)布和利用者檔案查詢兩種形式。檔案館館藏數(shù)字的發(fā)布可以通過檔案網(wǎng)站進行， 利用者查詢檔案則要采取權(quán)限設(shè)置、身份認證等手段保證檔案的安全利用。

4 數(shù)字檔案館的互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)及其相關(guān)的計算機設(shè)備是數(shù)字檔案館運行的基礎(chǔ)，與傳統(tǒng)檔案館的庫房、裝具等設(shè)施類似，在數(shù)字檔案館建設(shè)的總體規(guī)劃設(shè)計和硬件投入中，占有非常大的分量。從濟寧等地數(shù)字檔案館建設(shè)的實際情況看，多數(shù)地方都采用“三網(wǎng)一庫”的形式。三網(wǎng)分別是檔案館局域網(wǎng)、地方政務網(wǎng)和公眾網(wǎng)（國際互聯(lián)網(wǎng)），一庫是保存檔案的大型數(shù)據(jù)庫。檔案館局域網(wǎng)是數(shù)字檔案館的核心網(wǎng)， 負責數(shù)字檔案館檔案的管理運行， 地方政務網(wǎng)是檔案館和地方政府以及各立檔單位鏈接和聯(lián)系的紐帶， 應具備檔案的收集、利用查詢、檔案局館的電子政務辦公等功能， 公眾網(wǎng)是數(shù)字檔案館與社會公眾溝通的橋梁。通過檔案網(wǎng)站等形式開展檔案利用服務、宣傳檔案工作，也可以通過公眾網(wǎng)捕獲重要數(shù)字，作為資料豐富數(shù)字檔案館館藏。從安全方面考慮， 三網(wǎng)應采取物理隔離。數(shù)字化檔案館的使用：一是用戶可以從網(wǎng)上查閱政府的現(xiàn)行文件和開放檔案目錄及少量重要文獻； 二是編發(fā)各種濟寧歷史數(shù)字，如物、大事記、歷史上的今天、歷史驛站、老濟寧系列、資政新編、藏品鑒賞等；三是宣傳報道檔案工作，如檔案館指南、檔案工作動態(tài)、檔案園地等。近兩年來，國家和社會數(shù)字化進程發(fā)展很快， 特別是國家數(shù)字化領(lǐng)導小組提出的“政府數(shù)字化先行，帶動整個數(shù)字化發(fā)展”戰(zhàn)略，對檔案數(shù)字化建設(shè)的影響和促進作用非常大，許多地方也在重新思考數(shù)字檔案館的定位。許多地方政府和有關(guān)部門在建設(shè)、實施電子政務或辦公電子化過程中，普遍遇到這樣的問題：電子政務或辦公電子化形成的電子文件產(chǎn)生運行后，如何歸檔？歸檔電子文件怎么管理？如何向檔案館轉(zhuǎn)交？ 現(xiàn)在的檔案館是否具備收集管理歸檔電子文件的條件等等。

另外：數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的關(guān)系上：“數(shù)字化”是“數(shù)字檔案館”的主體運作形態(tài)。即通過使用數(shù)字化互聯(lián)網(wǎng)和通信技術(shù)。將數(shù)字形態(tài)的檔案作為數(shù)字化檔案館的主要采集、歸納與整理的對象。從而構(gòu)成數(shù)字化的館藏資源 提供利用。“數(shù)字化”是一個動態(tài)的過程。其內(nèi)涵具有兩個層面 一是檔案數(shù)字資源的數(shù)字化及與之相適應的管理手段，數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館具有繼承性。二者具有互相依存、互相補亢、互為促進的關(guān)系。也就是說。在探索與建設(shè)數(shù)字檔案館時并不斥傳統(tǒng)檔案館。endprint