數字化檔案館探索

商圣坤

摘 要：互聯網技術的普及與發展。信息的自動化處理也越來越普遍地運用到我們日常工作生活中，數字化檔案館借助于互聯網自動化技術。不僅能在很大程度上提高檔案管理的效率。還能提高信息的準確率 隨著市場經濟的不斷發展完善。加強檔案信息的管理對于企業的發展有著非常重要的作用。因此，數字化檔案館應運而生。

關鍵詞：數字化；檔案館；探索

我國數字檔案館建設已經從理論探討、借鑒數字圖書館建設成果、介紹國外數字檔案館建設經驗階段進入實際運行階段，數字檔案館建設已經取得初步成果。我國數字檔案館建設已經形成了一定規模。下面對正確認識并做好建設數字檔案館工作做幾點看法：

1 國際上和國內數字檔案館的現狀

1.1 國際上數字檔案館的現狀

國際上，最早探索數字擋寨館的學者之一是Margaret Hedstrom。他于1994年1月在第二屆國際人文學者與技術大會上專門提交了名為《電子檔案館：互聯網環境的集成與利用》的論文，對數字檔案館進行了專門研究。此外。美國學者David Bearman在第13屆國際檔案大會上所作的題為《虛擬檔案館》的報告。也屬于國際檔案界較早期的“數字檔案館”理論探索，其中還專門闡述了 元數據標準”在數字檔案館中的使用。國際上涉及數字檔案館建設的項目主要有：聯合國教科文組織“世界記憶工程”項目 項目1992年由聯合國教科文組織發起，內容涉及到了珍貴館藏檔案、手稿及圖書館孤本的數字化保存問題。雖然該活動未冠以“數字檔案館”或“數字圖書館”的名稱，但實際上其工作是“數字檔案館 或“數字圖書館 建設的一個有機組成部分。并在全球起到了很好的先導作用。美國數字檔案館項目 美國涉及數字檔案館的項目比較多，重要的有：2000年3月28日，美國國家檔案與文件管理局局長約翰-卡林宣布，NARA將與美國國家科學基金會合作，共同創建一個電子文件檔案館。該計劃可以看作是美國整體“數字檔案館”探索與建設的一個組成部分，同時，并計劃在2O09年之前將所有紙質檔案實現數字轉化。英國數字檔案館項目。英國是世界上實施“電子政務”較早也是較好的國家之一。其國家數字檔案館建設也已起步。相關項目是針對結構數據集的“聯合王國數字檔案館”計劃此外。歐美其他國家及組織的數字檔案館建設也已成為一種發展趨勢，如“加拿大檔案數字互聯網 、“歐盟檔案互聯網”，等等。這些檔案數字一體化聯合互聯網實際上都可以說是數字檔案館的雛形。

1.2 國內數字檔案館的現狀

目前，我國探索“數字檔案館”的文獻雖說已有約60篇次，但無論在探索的廣度上還是深度上，與國際上數字檔案館的探索相比，都是有差距的。具體來講，對一些基本理論問題探索不系統，如目前我國對數字檔案館的探索多集中于與傳統檔案館的對比性、表層性探索；對國際數字檔案館探索的前沿數字掌握不夠。探索力量也較薄弱且單一，缺乏相關的核心學者；至于對構建數字檔案館起實際支撐作用的標準化探索，專門標準等的使用理論探索則是鳳毛麟角，發表的文獻極少。目前。我國有關方面也正在積極籌備和啟動數字檔案館建設項目，數字檔案館的問題已引起了國家檔案局領導層的重視。2001年2月。國家檔案局專門邀請了“國家數字圖書館工程”領導小組組長孫承鑒同志介紹“國家數字圖書館工程”探索與建設情況，以借鑒其經驗。同時，國家檔案局確定深圳檔案館為“數字化檔案館系統 工程的第一個試點館。此外。濟寧市“十五”期問也將著手實施數字檔案館工程，這些都可看作是實施“數字檔案館”工程的 前奏” 可以說。在我國一個數字化檔案館建設的新趨勢已經初露端倪。

2 如何建立數字檔案館

建立數字檔案館主要包括：1、收集、采集系統。該系統的功能主要包括收集整理各單位將要向檔案館轉交的電子檔案和電子目錄、收集濟寧市所屬各區市檔案目錄，通過互聯網采集和整理各網站上有價值的檔案數字， 通過互聯網采集多媒體數字、檔案資料征集工作管理等。2。管理存儲系統。該系統功能管理、檔案數字化管理、辦公電子化管理、檔案事業數字管理、數據安全、保護等。3。開發利用系統。該系統功能包括檔案利用登記、檢索、調卷，檔案數字加工、編排和檔案數字網站等，最終實現通過互聯網查閱利用檔案數字。

3 數字化檔案館的功能和使用

數字化檔案館的功能：

根據數字檔案館的定位， 數字檔案館仍然應該具備檔案館的各項功能即“收、管、用”三大基本功能，只不過其管理對象是電子形式或數字化形式的檔案。“收”就是檔案的收集、征集或收集，數字檔案館的“收”功能需要對三個方面韻檔案進行收集整理， 一是收集各立檔單位屬于進館范圍的歸檔電子文件（電子檔案），二是對原來的館藏紙質、照片、聲像等類型檔案進行數字化，三是在網上在線捕獲一些具有保存價值，但不屬于進館范圍的數字數字，相當于傳統檔案館中保存的資料。“收”功能中最重要的是能夠收集各立檔單位的歸檔電子文件，保證收集后的歸檔電子文件真實、有效。“管”就是檔案的歸納、編目、檢索、遷移等。隨著數字檔案館館藏檔案的不斷增加，數字檔案館管理系統是一個龐大的數據庫管理系統，其有效運行和安全管理是數字檔案館建設的核心。“用”就是檔案的利用查詢。數字檔案館的利用工作應該全部可以通過互聯網完成， 分檔案館館藏數字的發布和利用者檔案查詢兩種形式。檔案館館藏數字的發布可以通過檔案網站進行， 利用者查詢檔案則要采取權限設置、身份認證等手段保證檔案的安全利用。

4 數字檔案館的互聯網建設

互聯網及其相關的計算機設備是數字檔案館運行的基礎，與傳統檔案館的庫房、裝具等設施類似，在數字檔案館建設的總體規劃設計和硬件投入中，占有非常大的分量。從濟寧等地數字檔案館建設的實際情況看，多數地方都采用“三網一庫”的形式。三網分別是檔案館局域網、地方政務網和公眾網（國際互聯網），一庫是保存檔案的大型數據庫。檔案館局域網是數字檔案館的核心網， 負責數字檔案館檔案的管理運行， 地方政務網是檔案館和地方政府以及各立檔單位鏈接和聯系的紐帶， 應具備檔案的收集、利用查詢、檔案局館的電子政務辦公等功能， 公眾網是數字檔案館與社會公眾溝通的橋梁。通過檔案網站等形式開展檔案利用服務、宣傳檔案工作，也可以通過公眾網捕獲重要數字，作為資料豐富數字檔案館館藏。從安全方面考慮， 三網應采取物理隔離。數字化檔案館的使用：一是用戶可以從網上查閱政府的現行文件和開放檔案目錄及少量重要文獻； 二是編發各種濟寧歷史數字，如物、大事記、歷史上的今天、歷史驛站、老濟寧系列、資政新編、藏品鑒賞等；三是宣傳報道檔案工作，如檔案館指南、檔案工作動態、檔案園地等。近兩年來，國家和社會數字化進程發展很快， 特別是國家數字化領導小組提出的“政府數字化先行，帶動整個數字化發展”戰略，對檔案數字化建設的影響和促進作用非常大，許多地方也在重新思考數字檔案館的定位。許多地方政府和有關部門在建設、實施電子政務或辦公電子化過程中，普遍遇到這樣的問題：電子政務或辦公電子化形成的電子文件產生運行后，如何歸檔？歸檔電子文件怎么管理？如何向檔案館轉交？ 現在的檔案館是否具備收集管理歸檔電子文件的條件等等。

另外：數字檔案館與傳統檔案館的關系上：“數字化”是“數字檔案館”的主體運作形態。即通過使用數字化互聯網和通信技術。將數字形態的檔案作為數字化檔案館的主要采集、歸納與整理的對象。從而構成數字化的館藏資源 提供利用。“數字化”是一個動態的過程。其內涵具有兩個層面 一是檔案數字資源的數字化及與之相適應的管理手段，數字檔案館與傳統檔案館具有繼承性。二者具有互相依存、互相補亢、互為促進的關系。也就是說。在探索與建設數字檔案館時并不斥傳統檔案館。endprint