企業檔案編研工作探討

任丹華

檔案編研工作是企業檔案管理的重要組成部分，是檔案資源開發與利用的重要形式。隨著信息化水平的不斷提高，不斷發展企業檔案編研工作，服務于企業經營發展顯得尤為重要。企業檔案編研工作必須結合生產經營，編撰出高水平的檔案編研成果，以提升檔案管理服務水平，為企業的和諧發展發揮出應有的作用。下面就自身工作實際，談談對檔案編研工作的看法和設想。

1 玉柴檔案編研工作現狀分析

檔案編研工作是檔案信息資源開發利用的一種重要形式，據《玉柴廠志》（1951-1991）編后記記載，玉柴檔案編研工作起步于1987年編纂《廣西通志.機械工業志》，但之后沒有繼續發展起來，導致目前基礎薄弱，現將現狀分析如下：

（一）檔案編研基礎薄弱，人員經驗不足

我國檔案編研經驗豐富的單位幾乎都有15-20年的檔案編研經驗，編研成果豐富，如2007年獲“全國檔案優秀集體”稱號的渤船集團，檔案編研工作走過了17個春秋，集團一、二、三次編研材料共16種182份，其中不乏優秀成果。雖然玉柴檔案編研工作起步于1987年，但是之后沒有重視并繼續開展此項工作，導致目前玉柴檔案編研工作目前基礎薄弱。檔案科目前7人中，只有1人對編研工作稍熟悉，其他科員幾乎沒有編研的工作經驗，既缺少系統規范的檔案編研理論方法指導，又缺少實踐經驗。由于對檔案編研工作重視度不夠，檔案編研工作沒有繼續開展，導致在編《玉柴廠志（1992～2011）》和玉柴“十一五”檔案編研材料時，遇到歷史資料分散或缺失、重大歷史事件記錄不全等問題。

（二）玉柴檔案編研成果形式單一，數量偏少

編研成果的多少是檔案信息資源開發程度的標志之一。目前，玉柴檔案編研的成果共有《玉柴廠志（1951-1991）》、《玉柴廠志（1992～2011）》和《玉柴“十一五”檔案編研材料》，該三項成果均為三次編研成果，難度大、耗時長，質量要求較高，均屬深層次的檔案編研，數量也偏少。相反，如大事記、組織機構沿革、產品回顧等難度稍低的一、二次編研材料卻沒有組織開展撰寫。

2 如何做好檔案編研工作

檔案編研工作是檔案部門的一項基礎性工作，也是一項專業性、技術性和知識性較強的工作。努力完成檔案編研工作，確保在檔案編研成果上出“精品”奪“名牌”，是檔案部門必須認真思考的問題。結合玉柴實際，對于怎么做好和創新開展玉柴檔案編研工作提出以下建議：

（一）明確編研主攻方向，服務企業中心工作

緊緊圍繞企業生產經營這個中心提供優質服務是檔案工作的主攻方向，也是檔案編研工作的出發點和落腳點。編研人員要主動了解，甚至參與到企業各項活動。了解公司各方面對檔案編研的需求信息，將檔案編研工作與企業當前中心任務及熱點活動結合，有針對性地選定編研題目，側重反映玉柴專業特色、技術特色、文化特色。如：為了將玉柴六十大慶活動的各項內容進行回顧，以及對其中的問題和經驗進行研究，為以后舉辦大慶活動提供經驗，可編研《玉柴六十大慶系列活動紀實》；可對玉柴重大的基建項目進行匯編，以便備查；為真實、詳細記錄玉柴二次創業的歷程，可在玉柴年鑒的基礎上，匯編為玉柴二次創業專題編研；根據職稱評審文件查閱的需要，可編寫《玉柴集團職稱評審結果匯編》；為了展示玉柴產品型譜全的特點，可編寫《玉柴發動機產品型號匯編》；為了對玉柴產品獲得的行業第一進行總結、宣傳，可編寫《玉柴集團XX個第一》；以《玉柴自主創新產品回顧》為題，展示玉柴自主研發、自主創新所取得的豐碩成果，更好地宣傳玉柴品牌，同時極大地激發員工的自豪感和榮譽感。

編研人員還要有“顧后”的思想，不要忽略具有歷史價值和潛在效能的編研題目。比如：《大事記》、《機構沿革》等一些編研題目的編寫，這些材料的歷史作用及潛在價值是絕不可低估的。

（二）擴大編研渠道，走開放式編研之路

一是，在檔案科編研工作逐漸上手，各單位對檔案編研工作認識有所提高的基礎上，檔案科在電子公告發布通知，長期向各單位征集檔案編研選題，這樣編研成果將會更加有利于為企業生產經營服務。二是，將每年的編研計劃發布于電子公告，利用者根據計劃提出需求、意見和具體要求，可新增編研項目，編研者根據利用單位的要求去設計、決定檔案編研工作的尺度與安排，這樣也為雙方提供了一個互動交流溝通的平臺。三是開展多部門合作，如選題《玉柴集團科技進步獎一覽》、《玉柴集團自主創新產品回顧》、《知識產權成果匯集》等，可聯合黨委工作部、工程研究院等部門共同完成；選題《玉柴集團精益制造活動匯編》，聯合集司規劃部、股司企業管理部、生產計劃部等部門共同完成，多部門合作，可優勢互補，以求編出更完整、更系統的編研成果。四是，實行編研激勵機制，為調動集團各單位編研的積極性，實施激勵措施，成立“檔案編研成果評定小組”進行評定，對全集團各單位、各子公司編研的對改善單位管理、提升效率、發揮重大效益的優秀編研成果進行獎勵，形成多部門多專業人員聯合編研的新局面，也是集團子公司自行開展編研工作的有效激勵，從而促進檔案編研成果的種類和數量不斷增加，編研價值和實用價值不斷提高，不斷擴大編研工作的影響力。五是巧借外力，在內部人力不足的情況下，可借鑒《玉柴廠志（1992～2011）》的編纂方式，長期聘用經驗豐富、熟悉企業經營情況的離退休人員負責重大編研項目，實現優勢互補，創造檔案編研精品。

（三）更新編研方式，積極實現編研工作信息化

一是，玉柴投入大力氣打造了檔案管理（pde）系統，實現了檔案的信息化管理，我們要真正將系統利用起來，可以利用模糊查詢和準確查詢便捷地進行專題檔案信息和全文檢索，并進行二次編輯以及數據匯編和分析；同時，還可以從軟件的借閱利用登記的情況中分析檔案信息用戶的需求，使編研選題做到有的放矢；還可將編研成果放入檔案管理網站，劃分權限，通過身份驗證，就可進入系統查詢檔案編研成果的目錄及原文，實現編研成果電子化應用，不斷提高工作效率。

二是，隨著計算機技術的發展，檔案編研工作必須突破僅僅對文字檔案進行編輯研究的局限，利用聲像檔案的直觀優勢，可使用照片圖冊，以及視頻、電視片等多媒體編輯的形式進行檔案編研，大大提高編研成果的藝術效果和吸引力和感染力。

（四）加強學習注重實踐，努力提高編研人員的水平

檔案編研人員的政治素質、業務素質水平和辦事能力越高，檔案編研的水平就高，編研成果的質量也就越高。目前，檔案科五位員工參加了《玉柴年鑒》的編撰，在編撰過程中，不斷加強檔案編研理論和各種業務知識的培訓，對編撰心得和經驗進行交流，不斷提高編研人員的水平。還應通過檔案編研先進企業對標學習等手段，看到檔案編研工作中存在的差距，不斷學習提高，提高檔案編研人員的整體水平。

（五）重視質量管理，積極打造檔案編研精品

質量是編研工作的生命線，加強編研的質量，是維護歷史真實面貌，決定編研利用價值高低的重要手段。在編研工作中，使我們認識到，無論是在選題選材，整理加工，還是在謀篇布局，編輯審稿中，應堅持打造一流、精品至上的宗旨，尤其是要注重選題的決策，因為編研的實質是以滿足各類利用需求為出發點的，如選題不當，沒有利用需求，那編研工作是做無用功，利用需求是編研工作運轉的內在動力。

通過對玉柴集團檔案編研工作現狀的剖析與展望，明確了企業檔案編研工作是實現檔案管理價值和提高檔案工作地位的重要途徑。在今后的檔案編研工作中，企業檔案管理人員應把握企業改革發展帶給檔案編研工作的機遇與挑戰，不斷探索企業檔案編研工作的新思路和新方法，充分發揮企業檔案編研工作的作用。endprint