綜合檔案館向公共檔案館的轉(zhuǎn)型發(fā)展研究

鄧妙釧

摘 要：我國檔案事業(yè)的發(fā)展具有很悠久的歷史。檔案的內(nèi)容在發(fā)展中不斷豐富，服務(wù)功能也逐漸增加。人們對檔案資源需求的不斷加大，促使傳統(tǒng)的綜合檔案館向具有社會服務(wù)功能的公共檔案館轉(zhuǎn)型。本文闡述了綜合檔案館與公共檔案館之間的關(guān)系，并從資源建設(shè)層面、檔案法制建設(shè)層面、公共服務(wù)層面提出如何促使綜合檔案館向公共檔案館轉(zhuǎn)型。

關(guān)鍵詞：綜合檔案館；公共檔案館；轉(zhuǎn)型發(fā)展研究

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人民群眾對各類檔案的需求越來越大。除了希望有關(guān)自身基本信息的檔案能夠被妥善保管，方便使用外，還希望其他類型的檔案能夠逐漸公共化，以滿足自身的文化需求。在這種形式下，我國檔案的種類不斷豐富，檔案館的數(shù)量也不斷增多，檔案館為群眾的服務(wù)意識也不斷提升。

1 綜合檔案館與公共檔案館的關(guān)系

最初公共檔案館的建立是在英國，其建設(shè)的目的不是服務(wù)于黨政機(jī)關(guān)、學(xué)校或者企業(yè)，而是為了服務(wù)于人們大眾。公共檔案館這一概念的提出為各個國家檔案館的轉(zhuǎn)型提供了理論基礎(chǔ)。從廣義上來說，綜合檔案館是一種量的概念。綜合檔案館是我國檔案事業(yè)的主要組成部分，包含了科技、文化、企業(yè)等各個方面。目前，我國的綜合檔案館主要服務(wù)的對象是國家的黨政機(jī)關(guān)，而不是人民群眾，因此缺乏一定的公共性。但是，我國綜合檔案館所包含的內(nèi)容比較豐富，對歷史面貌能夠進(jìn)行比較準(zhǔn)確、全面的反映，能夠滿足人民大眾對公共資源的需求，因此，綜合檔案館又非常具有轉(zhuǎn)變?yōu)楣矙n案館的潛能。也就是說，公共檔案館不是一個突然出現(xiàn)的概念，而是在原始綜合檔案館的基礎(chǔ)上增加了社會綜合服務(wù)性，實(shí)現(xiàn)檔案館從“量”到“質(zhì)”上的變化[1]。

2 如何實(shí)現(xiàn)綜合檔案館向公共檔案館的轉(zhuǎn)型

2.1 從資源建設(shè)層面推進(jìn)綜合檔案館向公共檔案館轉(zhuǎn)型

1.對館藏結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化

我國有很多綜合檔案館，館藏?cái)?shù)量也很大，但是館藏的質(zhì)量并不高，大多數(shù)館藏檔案并不能發(fā)揮社會作用。另一方面，館藏的種類比較單一，大多數(shù)都是與黨政機(jī)關(guān)工作相關(guān)的記錄式檔案，反映普通群眾生活的檔案不多，與藝術(shù)、文化、科學(xué)相關(guān)的檔案也比較少，對于公民人事檔案的管理也不到位，不能滿足人民的需求?？偨Y(jié)來說，我國綜合檔案館的館藏結(jié)構(gòu)不合理，內(nèi)容還有待豐富。要想實(shí)現(xiàn)綜合檔案館向公共檔案館的轉(zhuǎn)型，就必須對館藏結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。豐富館藏的品種，添加能夠反映普通群眾生活的檔案，添加與藝術(shù)、文化相關(guān)的檔案，對公民的人事檔案進(jìn)行綜合管理，滿足人民的基本需求。

2.對檔案資源進(jìn)行合理整合

要想增加檔案館的社會服務(wù)功能，首先要提高檔案的綜合利用率。這就需要檔案館對我國現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行集中整合，優(yōu)化檔案資源的組合。首先，這種優(yōu)化組合的方式能夠避免重復(fù)，形成了一種有序管理的模式，對檔案館的人力、技術(shù)的使用也達(dá)到了最大的優(yōu)化程度；其次，這種資源整合的方式能夠使綜合檔案館的館藏內(nèi)容更豐富、更全面，利用起來也更方便；最后，這種整合方式為實(shí)現(xiàn)檔案資源共享打下基礎(chǔ)，使檔案館的受益群體擴(kuò)大，更多的普通人能夠?qū)n案資源進(jìn)行利用，有效的推進(jìn)綜合檔案館向公共檔案館邁進(jìn)[2]。

3.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享

對檔案資源進(jìn)行館藏優(yōu)化以及資源整合的目的都是為了實(shí)現(xiàn)資源共享。要使這些公眾能夠共享的資源發(fā)揮更大的作用，首先就要對這些資源進(jìn)行更深層次的開放，為人民群眾提供更多具有實(shí)際意義的服務(wù)。其次，這些資源的共享要能夠突破行業(yè)、群體差異的束縛，使每個公民都有機(jī)會對館藏資源進(jìn)行利用。尤其是隨著電子科技的快速發(fā)展，綜合檔案館要將館藏資源進(jìn)行數(shù)字化，對所有資源進(jìn)行數(shù)字化管理，不僅實(shí)現(xiàn)大眾對當(dāng)?shù)貦n案館的資源共享，還能夠?qū)崿F(xiàn)館與館之間的資源共享。只有真正實(shí)現(xiàn)了資源共享，人民才能夠真正對這些資源進(jìn)行實(shí)際利用，這些檔案的存在才有意義[3]。

2.2 從檔案法制建設(shè)層面推進(jìn)綜合檔案館向公共檔案館轉(zhuǎn)型

目前，我國檔案法制建設(shè)層面還存在一定的漏洞。很多不太發(fā)達(dá)的地區(qū)對檔案館的主體資格沒有權(quán)威性確認(rèn)，導(dǎo)致許多資源的更新存在一定難度。很多地區(qū)對于文件的報(bào)送沒有統(tǒng)一規(guī)定，導(dǎo)致文件沒有及時(shí)補(bǔ)充，耽誤這些文件的對外開放利用。這些問題都會導(dǎo)致群眾在對現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行利用時(shí)出現(xiàn)查全率低、查準(zhǔn)率低的情況，對實(shí)現(xiàn)檔案資源的公共化非常不利。因此，相關(guān)部門必須完善檔案法制的建設(shè)，對檔案館和相關(guān)黨政機(jī)關(guān)的關(guān)系進(jìn)行確認(rèn)，避免權(quán)責(zé)之爭，耽誤文件的更新。另一方面，要統(tǒng)一對現(xiàn)有文件報(bào)送工作的規(guī)定，實(shí)行公開的原則對文件進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充，在最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)這部分文件的公開利用，以滿足大眾的資源需求。

2.3 從公共服務(wù)層面推進(jìn)綜合檔案館向公共檔案館轉(zhuǎn)型

公共檔案館建設(shè)的最終目的就是為人民大眾服務(wù)，因此，綜合檔案館在向公共檔案館進(jìn)行轉(zhuǎn)型的過程中，最應(yīng)該重視檔案館的服務(wù)功能與質(zhì)量。

1.加強(qiáng)檔案基本知識的宣傳工作

要想實(shí)現(xiàn)檔案館的公共化，首先就要引導(dǎo)群眾積極利用檔案資源。對基礎(chǔ)的檔案知識進(jìn)行普及。我國檔案事業(yè)雖然發(fā)展了很多年，但是由于在過去的幾十年里，檔案大多數(shù)都是為黨政機(jī)關(guān)服務(wù)的，導(dǎo)致人民群眾對檔案這一概念沒有客觀的認(rèn)識。很多人一聽到“檔案”這個詞，第一反應(yīng)都是其與“國家機(jī)密”或者政府部門的相關(guān)工作有關(guān)。也就是說，很多人都沒有意識到檔案原來是可以與自身生活息息相關(guān)的。針對這些現(xiàn)象，相關(guān)的檔案館一定要加強(qiáng)檔案知識的宣傳工作，使人民群眾意識到檔案能夠在生活中起到的作用，促進(jìn)人們主動對檔案資源進(jìn)行利用，實(shí)現(xiàn)檔案館的價(jià)值[4]。

2.提高工作人員的服務(wù)意識，進(jìn)行多元化服務(wù)

從檔案館的管理人員到基層工作人員，要深刻意識到檔案館是為人民群眾提供服務(wù)的場所，不斷提高自身的服務(wù)意識與服務(wù)水平。要準(zhǔn)確洞悉人民大眾的需要，利用不同的手段充分發(fā)揮館藏優(yōu)勢。例如，檔案館可以開展與時(shí)代發(fā)展相關(guān)的專題展覽，通過這種方式提高檔案館的知名度，使參展的群眾對檔案館文化有更深層次的了解，促使他們積極利用館藏資源，發(fā)揮館藏應(yīng)有的社會價(jià)值。另外，除了要提高群眾的檔案意識之外，檔案館還要將檔案服務(wù)進(jìn)行社會化。檔案館可以根據(jù)具體情況開展檔案承包的業(yè)務(wù)，利用自身設(shè)備以及專業(yè)人才的優(yōu)勢對一部分檔案進(jìn)行加工。與此同時(shí)，檔案館還可以與檔案管理軟件開發(fā)的企業(yè)進(jìn)行合作，不斷完善自身的管理工作，使檔案館逐漸走向公共化。

3 總結(jié)

公共檔案館是傳統(tǒng)綜合檔案館的延伸和發(fā)展，要想真正建立一盒公共檔案館，除了要具備更豐富的館藏之外，還需要檔案館能夠?yàn)樯鐣峁└嘣姆?wù)。要想實(shí)現(xiàn)檔案館的公共化，就必須優(yōu)化館藏資源、對現(xiàn)有資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，還要逐漸完善檔案法制的建設(shè)，使檔案的管理體系更加完善，另外，要加強(qiáng)對檔案知識的宣傳，提高人們利用檔案資源的自主性，檔案館的工作人員也要加強(qiáng)自身的服務(wù)意識，通過多種手段提高館藏資源的利用率。

參考文獻(xiàn)

[1]張麗.論綜合檔案館向公共檔案館的轉(zhuǎn)型之路[D].四川大學(xué)，2006.

[2]彭佳妮.我國公共檔案館建設(shè)研究[D].安徽大學(xué)，2013.

[3]胡元潮.加快公共檔案館建設(shè)促進(jìn)綜合檔案館轉(zhuǎn)型——由落實(shí)惠民政策迎來“查檔潮”引發(fā)的思考[J].浙江檔案，2012，06：19-21.

[4]向春華.公共檔案館建設(shè)研究[D].廣西民族大學(xué)，2008.endprint