強化學校檔案管理服務(wù)意識的策略探究

黃桂珍

摘 要：每一所學校在經(jīng)歷了歲月的洗禮后，都熠熠生輝，對于學校而言，在這漫長的歲月當中，學校經(jīng)過不斷的發(fā)展提升也留下了很多的寶貴財富，比如檔案信息。這些信息對于學校的重要性不言而喻，，學校的檔案管理屬于學校管理工作中一項比較重要的管理任務(wù)，做好學校檔案管理工作的同時對學校的建設(shè)發(fā)展也有很大的幫助作用。與此同時也要做好學校檔案管理的服務(wù)意識，本文就以強化學校檔案管理服務(wù)意識的策略為課題，進行簡單探析。

關(guān)鍵詞：學校檔案；檔案管理工作；服務(wù)意識

隨著社會的發(fā)展，檔案的在人們的工作和生活當中變得越來越重要，因而學校當中的檔案管理工作變得越來越重要，針對于以上情況，為了加強學校檔案的管理工作，需要建立檔案的管理體系，按照體制制度對檔案進行合理的規(guī)劃管理，有助于學校的發(fā)展過程中，正確的對自身的發(fā)展進行評估衡量，對學校內(nèi)思想道德建設(shè)的該工作的展開也有深刻的影響意義。

1 學校檔案管理中出現(xiàn)的問題

1.1 學校檔案管理部門對檔案管理的重要性認識不足

學校的檔案管理部門對檔案管理的重要性認識不足，就會出現(xiàn)學校檔案管理松散，檔案無人問津的狀態(tài)，久而久之，會造成人們對于它的遺忘，加上學校對于檔案管理上的認識不足，這就出現(xiàn)硬件設(shè)施落后、人員管理水平低、管理積極性不高的現(xiàn)象，這就會出現(xiàn)學校檔案管理的松散和混亂現(xiàn)象[1]。

1.2 學校檔案管理的管理人員的服務(wù)意識差

學習檔案管理部門的工作人員，管理水平普遍不高，沒有意識到自己工作的重要性，服務(wù)意識較差，與現(xiàn)代化學校檔案管理出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。學校檔案管理工作并沒有借助于先進的計算機技術(shù)，經(jīng)常采用的是人工處理的方式，這就造成管理效率緩慢，不能與時俱進，學校檔案管理的準確性差和管理程度較低。另一方面，學校檔案管理工作不受學校領(lǐng)導層的重視，也就出現(xiàn)管理人員對檔案的不重視和服務(wù)意識低的現(xiàn)象，此外，人士檔案管理缺乏專業(yè)的人才和培訓的學習機制，相互間人事檔案管理人員彼此間的經(jīng)驗交流較少，導致管理人員不能達到檔案管理的需要。

1.3 學校檔案管理的檔案收集歸檔的水平差

學校的檔案管理中，管理部門的一些管理人員因為學校檔案管理體系的不完善，檔案管理人員無法按照管理體系制度進行檔案的管理，對于重要的人事檔案比較重視，于是就放在自己的手中，認為比較安全和便于查找，但恰恰是因為這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，會造成檔案的提示和檔案的破壞現(xiàn)象，長期下來，便會造成檔案數(shù)據(jù)信息丟失的情況，不利于學校檔案的有效管理。此外，學校檔案的管理收集和檔案的歸檔狀況，并沒有養(yǎng)成良好的意識，就出現(xiàn)學校一些教職工忘記將自己的檔案交給學校進行管理，一方面是學校檔案管理水平低的原因，另一方面，是學校教職工歸檔意識不足的現(xiàn)象導致，由以上兩方面的原因也就出現(xiàn)教職工對學校檔案管理工作的信息管理工作的不認可，不愿意再將檔案交給學習進行保管[2]。

2 強化學校檔案管理服務(wù)意識的策略

2.1 強化學校檔案管理工作的服務(wù)重要性的培訓

學校的檔案是記錄學校發(fā)展的重要依據(jù)載體，對于學校的教學和基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)也起到了很大的借鑒作用，是學校發(fā)展的重要參考資料。做好檔案的管理工作，不僅僅能夠?qū)W校內(nèi)的所有教職工和學生的合法權(quán)益進行有效的維護，還能幫助學校在進行自身發(fā)展的過程中的內(nèi)政優(yōu)化、校園建設(shè)等方面提供合理的有效信息。由此可見，學校管理檔案工作人員的重要性，面對于出現(xiàn)的檔案管理意識松散的情況，若要在根本上進行檔案管理服務(wù)，就需要先強化檔案管理工作人員的服務(wù)意識，加強學校檔案管理工作的有效性建設(shè)。

2.2 學校檔案管理工作服務(wù)意識的加強

面對學校的檔案管理工作來講，首先需要對其檔案意識進行增強，改變傳統(tǒng)的管理思想，增強檔案的管理意識和學校檔案管理人員的服務(wù)意識。要強化學校檔案管理人員的服務(wù)意識不單是口號而已，要從實際的行動中進行檔案管理工作的加強，這個服務(wù)意識不單單局限于檔案的管理工作人員，還需要面向整個學校進行檔案服務(wù)意識的加強，達到全校的各個管理階層服務(wù)意識，都能從根本上進行強化的目的，然后在進行各個部門工作人員的配合，共同幫助檔案管理人員將檔案管理工作落實并提高其服務(wù)意識的目的[3]。

2.3 學校檔案管理工作主動服務(wù)意識的加強

若是要進一步的提高學校檔案管理工作者的服務(wù)意識和水平，還需要強化檔案管理人員的主動服務(wù)意識。檔案管理人員除了對檔案的管理進行歸檔、整理之外，還需要進行主動的服務(wù)，主動的為檔案使用人員著想，為其提供力所能及的服務(wù)，幫助其解決檔案上的力所能及的難題。例如，主動給教職工和學生提供檔案的咨詢服務(wù)，檔案問題的答疑服務(wù)和教授檔案查詢的相關(guān)方法等。學校檔案的管理人員，要想提高其服務(wù)意識還需要對本職工作技術(shù)水平的提高，對于檔案歸檔、檔案歸還、檔案查詢服務(wù)的加強，提高檔案查詢和利用的滿意度。促使檔案為學校的工作者提供更大的幫助[4]。

3 強化學校檔案管理服務(wù)意識的策略建議

3.1 檔案管理人員個人素質(zhì)的提高

提高個人的素養(yǎng)對于檔案的管理工作人員來講本身就是一件提高服務(wù)意識的重要表現(xiàn)，檔案的管理工作人員不斷的增強自我修養(yǎng)，學習檔案管理的新知識，借鑒先進的管理經(jīng)驗，在提升個人的素質(zhì)修養(yǎng)外，對于管理意識的強化工作也進行了很好的鞏固，以此加強其自身的服務(wù)意識。

3.2 提高檔案管理的信息化技術(shù)

對于檔案的管理來講，除了以上的策略外，還需要借鑒與先進的技術(shù)，進行科學化的有效管理，從而增強信息數(shù)據(jù)的準確性和可應(yīng)用性的提高，而且利用先進的計算機技術(shù)，還能有效的減少工作人員的時間，提高工作效率。

4 結(jié)語

綜上所述，通過對學校檔案管理問題的了解，可以得知若是要進一步的提高學校檔案管理工作者的服務(wù)意識和水平，還需要強化檔案管理人員的主動服務(wù)意識，提高管理人員的積極性，從而使的學校的檔案管理工作，能夠進行不斷的強化和提高。

參考文獻

[1]梁文輝.學校檔案管理中服務(wù)意識的強化對策探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（3）：186，197.

[2]段嫏嬛.淺談基于服務(wù)意識下的高校檔案管理工作[J].讀寫算（教育教學研究），2014，（44）：491，493.

[3]姜淼，李瀚超.淺談新形勢下的檔案管理工作[J].現(xiàn)代交際，2014，（8）：43.

[4]孫梅霞.樹立服務(wù)意識，做好檔案管理工作[J].新校園（中旬刊），2014，（2）：44.endprint