檔案工作中的規范化和標準化探究

呂姝紅

摘 要：工作實踐表明，公文規范的制發是檔案工作規范化、標準化的前提。在此基礎上，檔案管理要實施“以我為主”的立卷歸檔原則。一是要改變傳統的立卷方法；二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工；三是推進以計算機為現代科技手段在檔案部門的有效利用，促進文檔一體化管理的實現。

關鍵詞：檔案管理；規范化；標準化

我國檔案管理基礎工作總體較差，尤其是基層檔案管理存在種種不足，很難達到運用計算機管理現代化的要求。檔案代表著一個單位的歷史沿革，它能真實地反映一個單位職能活動的整體面貌，同時也方便日后的查找和利用。因此，做好檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要環節，在檔案管理搞好硬件建設的同時，規范地做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。

1 現階段檔案管理存在的問題及原因

1.1 缺乏全局意識，檔案材料收集難度大

按照檔案管理規定，每當辦結一件事，檔案就必須移交檔案室。但是，卻有的單位在這方面做得不夠，表現為：一是有的人卻不予理會，在收集過程中，有的人總是推諉，隨意性強，導致檔案收集不齊全；二是檔案綜合管理力度不夠，某些部門自設資料檔案柜，自行保管檔案，如廣告科廣告經營情況檔案，給檔案的綜合管理造成困難。檔案意識不強，缺乏大局意識。

1.2 檔案工作有制度，但執行力不夠

檔案工作有制度，但執行力度不夠。例如：公大樓的工程建設檔案，宿舍樓的工程建設檔案，存在著重建設輕歸檔的現象。辦公大樓2000年就已經竣工驗收，交付使用十四年了，但至現在依然還未把施工圖紙、竣工驗收等資料移交檔案室。一方面，當時檔案人員在基本建設工程中參與性不強，另一方面當年的領導不重視檔案的管理工作，檔案管理工作不能與工程的建設同步進行，造成一些工程資料的丟失，影響歸檔率，影響了檔案的質量。

1.3 缺乏激勵機制，影響檔案工作的開展

檔案管理是一門專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，嚴謹的工作態度，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。檔案工作，既有腦力勞動，也有體力勞動。每一份文件、 一份圖紙、一份電子檔案、一份圖片和實物檔案，都要經過檔案人員的收集、鑒定、整理、輸入電腦、打印目錄、上架等，每一個環節，檔案人員都要付出辛勤勞動。每份檔案在整理過程中，都需要一頁一頁粘貼、編號、蓋檔號章等一系列繁瑣工作，重復勞動多，勞動強度大，既枯燥乏味，做起來又要細心、耐心，真可謂苦和累。

如果檔案工作的激勵機制不夠完善，會造成檔案人員變換頻繁。人員變動頻繁，嚴重影響檔案工作的正常開展。

1.4 檔案管理不夠規范，影響了檔案管理的質量

企業單位的檔案管理是國家檔案管理的基礎環節，現在有的檔案（比如基建檔案）保存在個別人手中或由各職能部門自行保管，檔案材料無序、零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可乘之機，造成管理上的被動，引起單位內部管理混亂。一旦出現關鍵人員調離，輕則使管理層面斷裂，工作無法延續，重則導致機密、獨有知識產權和信息流失，造成無法挽回的損失。因此，做好檔案管理規范化工作是大勢所趨，時代的要求。即檔案要統一收集、統一整理、統一保管，可以有效避免因基建檔案的流失而影響單位的發展了。

2 檔案管理不規范的原因分析

2.1 檔案配套設施跟不上，影響檔案管理

過去的幾年，由于經營不善，一些單位效益一直不景氣，比如存在拖欠工資和住房公積金的現象。由于經濟效益不好，所以對檔案管理的投入不足，各項配套設施都不健全，又沒有檔案管理軟件，直到去年接管檔案后才向領導申請購買了一套檔案管理軟件，因配套設施不全，影響檔案管理的質量。

2.2 前期領導不夠重視，影響檔案管理的規范化

領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的重視程度。前些年，單位的領導對檔案工作重視不夠，認為檔案工作既不是經營部門，也不是采編一線，產生不了經濟效益，可有可無，也就不重視檔案管理工作。這樣就會影響檔案管理的規范化。檔案員應該充分發揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影去爭取領導的重視也很重要。所以，要使一個單位的檔案工作有起色，領導和檔案員都必須重視檔案工作。

2.3 檔案人員責任心不強，也會影響檔案管理質量

就檔案工作而言，檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。檔案人員要愛崗敬業， 熱愛本職工作，忠于職守，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

2.4 檔案服務、利用意識不強

傳統的檔案工作“重保管輕利用”，注重保管單位的歷史記錄，忽視積極主動地為單位的現實工作服務。所以，要積極主動地經常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，要及時地為領導的決策提供依據和服務，充分利用好檔案，使檔案發揮其應有的作用，更好地為單位的發展服務。

3 加強檔案規范化管理的對策建議

3.1 抓好組織建設，完善管理制度

抓好組織建設是做好檔案管理工作的關鍵。一是建立檔案管理領導小組，成立由分管領導任組長、辦公室主任任副組長、主要科室負責人為成員的檔案管理領導小組，協調各部門間的檔案工作及時移交，為檔案工作的綜合管理提供組織保障。二是把檔案管理工作列入到單位領導的議事日程，年初有部署，年終有總結，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決，并接受上級省市和上級檔案管理部門的領導和指導。三是按照檔案管理達標的要求，制定和完善檔案管理的制度，使檔案工作順利進行，確保檔案管理工作協調發展。endprint

3.2 抓好檔案室功能建設，加大對硬件設施的投入

重視檔案管理工作，進一步夯實檔案工作基礎，切實做好檔案資料的收集、整理、保管工作。按照檔案管理規定標準，配置足夠面積的檔案室，閱覽室、辦公室，庫房要三室分離，配置足夠的檔案柜或檔案密集架以及防盜門窗、電腦、空調、數碼相機、復印機、抽濕機、滅火器、溫濕度計等硬件設施。搞好通風、采光、防盜、防潮等配套保護措施等八防要求，確保檔案妥善管理和安全。

3.3 必須提高檔案管理人員素質，加強檔案信息人才培養

要穩定檔案管理人員隊伍，不要經常變換管理人員。經常組織檔案員進行業務知識學習、強強業務培訓，進一步提升業務素質，提高業務能力。隨著現代化技術在檔案部門的應用和普及，對檔案工作者的要求也越來越高。除了要掌握熟練的專業知識，還要不斷提高現代化管理的技能，需要檔案工作者充分發揮信息管理者、資源開發者的作用，不斷提高自身素質，科學管理與開發檔案資源，提高檔案自身資源的使用效率與效益。困此，要重視檔案人員的繼續教育工作。普及現代檔案科學技術知識，提高檔案工作者的素質，培養具有專業知識、檔案知識、計算機知識的復合型人才和信息專家，以滿足檔案事業高水平持續發展的需要。加大培訓力度以提高檔案管理人員管理水平。檔案管理的門類在不斷的增加，檔案介質也由紙質迅速過渡為電子文檔與實物方案一體化保存，文書檔案也由卷為保管單位到以件為保管單位等。社會變化日新月異，知識更新也要與時俱進。加強管理人員政治素質和業務素質的培訓，提高管理人員的政策水平和專業技術水平，才能適應檔案工作向現代化方向的發展。培養具有創造型、復合型、協作型的多素質人才。

總之，檔案管理規范化是衡量單位管理水平的一個重要標準，其管理水平直接關系到檔案資料的完整性。所以，不僅要學會和認識，理解檔案管理工作中的重要性及作用，還要使檔案資源成為所需要的財富，切實做好檔案工作的規范化管理，建立和完善管理機制及工作程序，樹立檔案管理的規范化和標準化，使檔案煥發新的生機與活力，切實提高檔案資料的利用率，為社會經濟發展提供強有力的依據，保證單位的建設和發展。

參考文獻

[1]楊公之：《檔案信息化建設導論》，中國檔案出版社，2001年版。

[2]王榮國、李東來：《數字圖書館的概念形態及研究范圍》，《圖書館學刊》，2001年第5期。

[3]董君：《知識經濟時代檔案的現代化管理》，《松遼學刊》（人文社會科學版），2000年第6期。endprint