研討電子文件檔案管理策略

楊瑞華

摘 要：隨著電子信息技術取得飛速發展，電子文件作為一種數字化信息，從其產生、處理、傳遞至整理、保管、利用等各個方面都向檔案界提出了一系列新的課題。本文就電子文件的特性、電子文件檔案的優勢和電子文件檔案管理策略進行了闡述。

關鍵詞：電子文件；管理要點；管理策略

隨著人類進人信息社會及現代電子計算機技術和通訊技術的應用與發展.由計算機網絡構筑而成的數字化虛擬環境對人類社會的作用與意義越來越大，一個數字化地球正日益展現在我們面前。人類社會信息的生成，也由單一的傳統環境逐漸向主要由計算機網絡構成的數字化環境過渡。由此，新的數字化信息在人類社會中起著越來越重要的作用，并向人類杜會提出了新的挑戰。電子文件，作為一種數字化信息，從其產生、處理、傳遞至整理、保管、利用等各個方面都向檔案界提出了一系列新的課題。

1 電子文件的特性

1.1非人工識讀性。非人工識讀是指電子文件載體上所記錄的信息是人們無法直接閱讀理解的，必須借助于特定的工具來識別。因此，將這一特征稱為“非直讀性”。

1.2生成環境依賴性。非人工識讀性使得電子文件的生成、處理、閱讀、使用必須依靠計算機軟、硬件工具來實現。

1.3結構復雜性。相比傳統形態的文件，電子文件的結構復雜性主要表現在：（1）電子文件個體存在縱向結構。從“內容信息”到作為信息記錄方式的“數字代碼序列”，再到固化數字代碼序列的“存儲載體”，電子文件呈現出縱向層結構，各個層面之間的“映射”有著復雜的規則，通過專門的軟件來實現。而對紙質文件而言，內容與載體通過書寫或刻印融合于一休，成為不可分割、不易變化的整體，結構清晰單一。（2）電子文件內容具有集散性。一份電子文件的信息內容可以由不同的內容要素集合而成，這些內容要索可以源自不同的系統（如：OA系統、MIS系統、GLS系統等）、系統的不同組成部分、不同的數據庫及不同的物理位置。（3）電子文件具有與環境的關聯性。對電子文件而言，生成、處理和顯現這些內容的軟件程序和背景信息與表達作者意圖的文件內容同等重要。孤立保存的電子文件，會因為支持性軟件和關聯信息的缺乏而無法正確識讀和保存，因此，描述電子文件格式、結構、來源、職能、技術參數、軟硬件環境等信息的元數據成為電子文件不可或缺的組成部分。

1.4易變性。電子文件的易變性表現在內容易變、載體易變和環境易變三個方面。（1）電子文件的內容易于改動和操作。由于存在信息與載體的“可分離性”，人們在對電子文件的內容進行改動操作時無需顧及其記錄層面和物理層面載體所發生的變化，因為由信息內容到載體之間的“映射”是“自由的”、由系統自動完成的。因此，我們可以隨心所欲地改變文件的內容和內容結構，比如對文本信息進行剪切、復制、粘貼，插入表格、圖形或音頻，對圖像文件進行調色處理，對音頻文件重新壓縮，對數據庫文件動態更新，對多種類型的信息進行集成處理等等，這些操作在應用軟件平臺上都可以很方便地完成，并且通常可以逆轉。（2）電子文件的存儲載體極易改變。一方面，磁電介質和光電介質的性能不穩定，其物理壽命（保證存儲數據不丟失的時間）遠不如紙張，在氧化作用或物化環境的影響下，很容易發生文件信息的丟失或改變現象；另一方面。技術的發展使存儲設備不斷更新換代，新的計算機系統逐漸失去對老式存儲設備的兼容性，為保證電子文件信息的長期有效，必須及時不斷地將電子文件從老的存儲載體轉移到新的存儲載體，這種存儲載體的升級，也可能帶來信息的失真。（3）電子文件的生成環境不斷變化。隨著技術的發展，電子文件賴以生存的應用軟件、系統軟件平臺不斷升級，硬件環境的系統配置及其性能不斷提高，新的信息編碼規范、信息記錄方式和文件格式不斷問世。由于電子文件對生成環境具有依賴性，將電子文件從舊的生成環境向新的環境遷移成為電子文件長期保管的常規任務，而在技術環境的遷移過程中，將不可避免地發生信息的損失、變異現象。

1.5信息與載體的可分離性。綜合各種論述，我們認為信息與載體的可分離性是電子文件相對于傳統紙質文件的一個重要而顯著的特點。

2 電子文件檔案的優勢

2.1 電子檔案相較于傳統檔案在歸檔時間上的優勢

電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過移動傳輸介質傳送給檔案部門，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2.2 電子文件的歸檔的安全優勢

電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

2.3 電子文件在保管方式上的優勢

電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

2.4 電子文件的分類、編目等管理方式的優勢

因為電子文件的特殊性，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

3 電子文件檔案管理策略

3.1 對電子文件管理流程加以優化

相關管理活動有序組合。電子文件管理流程不是對手工管理流程的復制和模擬，而應根據電子文件技術特點，利用計算機系統高效處理數據、一次輸入多次輸出、可并行作業等優勢，構建更為科學高效新流程，具體落實全程管理和前端控制。

3.2 以電子文件管理軟件為中心實施管理

電子文件技術特點和隨之而來的管理問題都直接或間接地起源于系統，而最后解決途徑也都要歸結到系統設計上。在電子文件管理體系中，管理系統（主要是軟件）處于中心位置，沒有系統管理對電子文件而言是不可想象的。設計合理的電子文件管理系統是相關管理制度、標準、方法的執行者，是電子文件管理活動重要的承擔者，是全程管理、前端控制和流程優化的根本保證。

4 結束語

電子文件以其全新的形式和要求進入了文件、檔案管理領域，對電子檔案管理工作人員提出了更新更高的要求。電子檔案管理工作要趕上時代步伐，適應電子檔案管理現代化和辦公自動化的時代需要，為社會提供更好更有效的服務。

參考文獻

[1]丁海斌編著.《電子文件與電子檔案管理》.遼寧大學出版社，2000

[2]丁海濱.《電子文件管理基礎》.中國檔案出版社，2007.3endprint