燕山石化檔案館印章檔案管理

陳寶霞　楊波

摘 要：以燕山石化檔案館印章檔案管理為例，介紹印章檔案管理現狀，根據在印章檔案管理和利用過程中存在的問題，提出解決辦法。深度開發印章檔案信息資源，為公司生產經營管理提供服務和利用。

關鍵詞：印章檔案；管理；利用

1 前言

印章是我國特有的歷史文化產物，既是權力的象征，又是一種信物，它是一個機構組織或個人的憑證標記，且具有一定的法律效力。現今在工作活動中啟用的印章，從作用上看主要分黨務、政務、財務、業務四大類，所使用的印章主要有正方形、長方形、圓形、橢圓形、三角形等，其制成材料有木制、鋼制、銅制、橡膠制和塑料制等。

印章檔案是一種具有特殊載體形態并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術鑒賞等方面有著特殊價值的檔案。對企業而言，一枚印章就是一段歷史，它真實記錄了組織機構演變過程中的存在、發展、滅亡的歷史面貌，對考證組織機構的歷史變遷有重要的意義。對其進行及時、有效、全面歸檔，并加以開發利用，是檔案管理工作中的有機組成部分，是檔案文化的一個重要方面。

2 燕山石化印章檔案管理現狀

燕山石化檔案館館藏印章檔案總計735枚，時間范圍從1967年至2011年，其中包括行政用章、黨務用章、領導用章、各類專用章、機關部室用章、二級單位用章等。

通過逐年對啟用印章文件的數量進行統計，我們發現啟用印章文件的數量與發生機構變更或者是重要歷史事件存在對應關系（見表1），該年度印章檔案的數量也相對較多。

由圖表可見，印章啟用文件數量多少反映出不同歷史時期燕山石化經歷的體制改革、組織機構變革的深度和發展速度，以及標識出某一時期建設的重點項目，開發新產品、引進新技術的時間節點，在這個進程中，燕化公司走出了一條系統優化、內涵發展的道路。

3 印章檔案的管理

印章檔案的管理也同樣遵循收集、整理、保管、利用等基本業務工作流程。

3.1 收集

燕山石化檔案館集中保管公司總經理辦公室、黨委辦公室負責移交的已作廢的廠級以上行政印章和黨委印章。根據印章管理“誰制發誰收繳”原則的要求，停用印章文件下發后，印章制發機關的職能部門應立即將停用印章收回。同時還應保持印章接收時的原貌。印章檔案一般在印章停用的次年一季度向檔案部門歸檔。

3.2 整理

印章檔案的檔號設置如下：

ⅹ– ⅹⅹ – ⅹⅹⅹⅹ

一級類 二級類 件號

如：M-08-00001表示實物檔案中印章檔案類第一件。

每枚印章的檔號標注在印章的手柄頂部。印章檔案的目錄包括印章檔案編號、印章檔案名稱、印章檔案類別、存放位置等信息。印模目錄包括檔案編號、印模圖樣、存檔位置信息。

3.3 保管

印章檔案按檔號順序裝入印章檔案抽屜中并加鎖保管（見圖2和圖3）。印章檔案的保管期限為永久。印章檔案保管存放要保持整齊、清潔，存放有序。做好印章檔案的技術保護工作，最大限度地延長其壽命。

3.4 利用

印章檔案不得外借。利用本單位印章，須出具蓋有單位公章的介紹信，并寫明利用目的。利用非本單位印章，除出具本單位介紹信外還應由印章單位簽字批準。特殊情況下，需要利用印章檔案時，必須在履行審批手續后，由檔案管理人員加蓋，并做好使用登記。

用印審批證明應注明印章使用范圍或需用印的文件材料名稱。檔案館應做好印章檔案的利用登記。不得在空白介紹信和空白表格上蓋章，確保印章檔案利用的安全、合法。

4 積極采取措施解決利用中存在的問題

隨著社會對檔案認識的不斷增強，對檔案內容的管理越來越規范、嚴謹。由于不同歷史時期檔案形成的需要，或者現實工作中的各種特殊需求，不可避免的要啟用過往的印章，這時印章檔案就發揮了重要作用。近年來，燕山石化檔案館印章檔案的利用主要應用于車輛報廢、驗車、房屋產權變更等領域。在印章檔案利用過程中，我們也發現存在一些問題，并積極應對，尋求解決的辦法：

4.1 完善印章檔案利用制度

印章檔案管理制度中《印章利用審批表》規定“二級單位用印，需由二級單位主管業務部門簽字蓋章”，由于體制改革、專業化重組，部分單位部室取消、合并，原單位部室已經不存在，無法出具主管業務部門的簽字和印章，為此我們做出調整，公司機關各部室利用公司級印章或二級單位印章，必須填寫《燕化公司級作廢印章利用審批表》并由公司主管領導審批蓋章；二級單位利用二級單位印章，必須填寫《二級單位作廢印章利用審批表》并由公司主管業務部門審批蓋章。2013年燕山石化檔案館完成《印章檔案管理細則》的修訂。

4.2 做好利用手續方面的溝通與宣傳

在印章檔案利用過程中，偶爾會遇到一些二級單位對檔案人員的誤解，認為是故意刁難，為蓋一個廢舊印章，需要寫請示、說明、填表、找領導審批，將簡單的事弄得過于復雜，甚至有人還會托關系希望減免這些手續，殊不知印章雖小，責任重大，它關系到企業利益同時也關系到個人利益，尤其在經濟糾紛中印章的作用舉足輕重。

針對這種誤解，燕山石化檔案館有責任加大宣傳的力度，讓大家了解印章檔案工作的工作流程，在利用之前，首先進行業務上的溝通和交流，避免走彎路提高工作效率，從而消除不必要的誤解。

5結語

提供檔案利用是檔案管理工作的出發點和終極目的。檔案管理部門通過查閱印章檔案，了解組織機構的發展概況、進行歷史沿革研究、考訂史實、甄別文件、編史修志等工作。檔案管理部門應制定印章檔案資料查詢利用有關規定，做好印章檔案的利用登記和提供利用效果登記。

總之，對印章檔案的管理與研究，不僅具有實踐意義，更具有理論意義。它將不斷促進印章檔案工作研究的深入和開發利用的新思路，促進印章檔案工作的不斷拓展，提高印章檔案的科學化管理水平，為新時期的檔案工作做出應有的貢獻。

參考文獻

1.傅紅峰.《淺談企業印章檔案及其管理》.蘭臺世界，2009年，（9）：P18

2.高瑞芹，胡鵬.《歷史的烙印——談印章檔案及其管理》.2011年，（3）：P37

3.燕山石化各門類檔案管理細則

4.印章檔案查閱登記簿

作者簡介

陳寶霞，1972-03-02出生，畢業于北京航空航天大學工程管理專業，于北京燕山石化檔案管理中心檔案館從事檔案編研與開發利用工作。