商貿流通部門檔案管理、開發與利用之我見

楊新蓮

摘 要：隨著電子信息技術的迅速發展，檔案信息資源的管理、開發與利用愈加顯得重要。本文結合縣域及商貿流通管理部門實際，提出要積極開發和利用檔案信息資源，注重發揮技術檔案的作用，加強人力資源檔案及設備檔案管理，使檔案信息在整合縣域商貿資源、實現縣域規模經營中發揮應有作用。

關鍵詞：商貿流通部門；檔案信息；開發與利用

隨著信息時代的到來和網絡技術的迅猛發展，檔案信息資源的管理與利用愈加受到人們的重視。為了盡快適應商貿流通產業管理的需要，商貿流通產業管理工作者必須重新認識并積極參與到檔案管理、開發和利用中來，使檔案信息在整合縣域商貿資源、實現縣域規模經營中發揮應有作用。

1 積極開發與利用商貿流通業檔案信息資源

商貿流通部門檔案不僅是商貿流通業發展變化的原始資料，也是評價和衡量新時期商貿流通業發展質量的重要依據。加強對商貿流通業檔案的管理及信息資源的開發與利用，首先要在思想觀念上有所轉變，要從封閉式、分散型向開放式、網絡化、科學規范化轉變，從主要靠紙張向電子技術、多媒體技術等無紙化信息記錄轉變。要真正實現上述具有劃時代意義的轉變，必須不斷提高部門管理人員的綜合素質和計算機操作技能。流通部門各級管理者在人員培訓、資金投入和設備使用等方面應給予大力支持。鄄城縣經濟和信息化局自2012年對全縣流通企業經營規模、經營狀況等信息實行計算機統一管理以來，對企業成立時間、營銷額、納稅額等數據進行綜合統計、量化分析，并將所得信息資料及時提供給部門領導。目前歸檔40余卷，一年借閱利用10余卷，在強化對流通業管理，提高工作效率，為流通業提供服務等方面均起到了至關重要的作用。

2 注重發揮技術檔案作用，促進科研成果的推廣應用

流通產業技術檔案的管理是流通業科研管理的一個重要組成部分。如何合理利用技術檔案信息并最大限度地發揮它在科研管理中的作用，對提高流通產業發展水平和檔次都將產生重要影響。由于技術檔案真實地記錄、儲存著企業各項新產品開發、經營模式更新、科研成果推廣應用的全過程，因此是了解企業發展歷程的重要依據。近幾年來，我縣適逢“突破菏澤、突破鄄城”的戰略發展機遇，商貿流通業以前所未有的速度迅猛發展，流通業管理部門將科研計劃管理與科研計劃檔案管理相結合，嚴把技術檔案的質量關，充分利用技術檔案信息資源，通過技術資料的學術交流，積極加以推廣應用，在流通規模、設施建設、經營管理和效益水平等方面取得了顯著進步和提高，縮小了與其它縣（區）的差距。

3 加強人力資源檔案管理，合理利用人才資源

隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，流通產業部門人力資源檔案的管理倍受重視。由于企業內部的人力資源檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，人力資源檔案是具有參考證明作用和保存價值的科技文件材料，是黨的組織工作、人力資源管理工作不可缺少的重要參考依據。此外，在各類人員的合理分配、人才資源的合理利用以及部門結構的調配等方面都將發揮重要作用。為了實現全縣流通業人力資源檔案管理的現代化，局機關逐步建立起了先進的計算機管理系統和科學的檢索系統，現已能夠全面、系統、準確的提供個人人事檔案信息資料，確保了企業在人才引進、人才培養、人才利用等方面的合理性和公正性，使全縣的流通產業現有人才隊伍形成了有效合力；同時不少企業對引進高新專業技術人才認識清楚，引進了大批現代商貿管理、信息技術、營銷管理、旅游開發等門類的專門人才，并真正做到了人盡其才、才盡其用，進而為全縣流通業的可持續發展奠定了堅實基礎。截至2014年底全縣營業面積1000平方米以上的商場27個，各類商品交易市場102個，人民商場、家和購物中心、大福源超市、舜王城中藥材市場、翠峰苑火鍋城等一批具備一定核心競爭力的流通企業已初具規模。超市、便利店、專賣店、連鎖店等多種先進的新型商業業態都有較大發展，以連鎖經營為代表的新型商業業態發展迅速。

四、重視設備檔案管理，為流通業發展提供技術質量保證

在現代商貿流通業迅猛發展的過程中，大中型技術設備的購置和充分利用是必不可缺少的條件之一。一臺大型設備少則幾萬元，多則幾十萬元，全縣流通業設備檔案共100余種，其中10萬元以上設備22種，均分布于大型商場和大型超市中。因此這些設備檔案也就成為流通業管理部門十分重要的信息資料。充分利用這些信息資料可以有效做好預測服務，能夠及時為部門領導決策提供準確、有價值的參考信息，從而有利于宏觀調控，避免低效率使用造成的設備資源的浪費。另外，良好的檔案管理還可以使設備管理部門對設備進行有效維護，以減少故障的發生，以確保生產經營工作的正常進行，為企業發展提供重要的技術質量保障。近年來，全縣流通部門利用設備檔案資料，協助經營實體對大中型設備的購置進行充分的考察與論證，并對部分儀器設備進行定期維修保養，確保了設備的正常運行和各項工作的順利開展，取得了良好的經濟和社會效益。

綜上所述，商貿流通管理部門的檔案信息資源的管理、開發與利用，已成為商貿流通管理現代化進程中不可缺少的重要環節。只要不斷提高對檔案管理重要意義的認識，健全檔案管理制度，建立主管部門、流通業信息一體化管理模式，多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，以滿足縣域內流通產業發展的需要，就能實現檔案信息資源的共享，使檔案信息資源在商貿流通業現代化發展中發揮更大的作用，最終提高對縣域商貿流通業的整體管理效能。

參考文獻

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