機關文件材料立卷“八字”方法

盧浩鋒

隨著改革的深化和經濟社會的發展，檔案工作已逐步延伸到社會生活的各個方面，檔案是隨著人類的文明發展產生的歷史階段產物，通過檔案可以探尋歷史發展的軌跡和規律，了解歷史發展中歷程，承繼文化精華，檔案工作是黨和國家事業的重要組成部分，也是踐行群眾路線、服務群眾的一項重要的基礎性工作， 文件材料歸檔，既是文書處理工作的最后環節，也是檔案工作的起始點。長期以來，文件材料歸檔方法基本上是沿用傳統的“六個特征”結合運用的立卷歸檔方法。這種方法在我國文書工作及檔案工作歷史過程中曾起過積極的作用。本人在工作實踐中，把機關文件材料立卷概括為“八字”方法，即“年度、級別、問題、價值”：

年度：即把機關所有的文件材料按時間年度分開。在年度工作中產生的 “紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過程中形成的屬于立檔單位應收集的文件材料，不同年度的文件一般不得放在一起立卷，年度以落款日期為準。但也有涉及跨年度的文件，其歸檔方式有：①請示、批復類，此類文件應放在復文年度，沒有復文的應放在請示年度。②規劃類，放在針對的第一年立卷。③總結類，放在針對的年度；多年的總結，放在最后一年立卷。④會議文件類，放在會議開幕年立卷。⑤會議記錄類，放在最后一年立卷。⑥非訴訟案件類，放在結案年立卷。

級別：把所有的文件材料分為上級、本級、同級、下級四個級別，需特別強調的是，文件材料的立卷要以本級為主，上級、同級、下級的文件材料，如果萬一錯銷毀了，需要時可到發文機關索取，還能解決，但如果將本級的文件材料銷毀了，就無法解決。在分級別的同時，要照顧到文件之間的內在聯系，凡是直接反映要本機關工作活動的上下級文件，如：上級對本機關請示的批復，上級對本機關的通報，上級批轉本機關的工作報告，上級直接針對本機關的情況專門制發的請示或意見，上級首長對本機關視察、講話記錄，上級派人進行對本機關的調查研究形成的材料，下級機關的請示（已作批復），下級被本機關批轉的工作報告，下級機關領導干部在本機關召開會議上的發言材料等則不宜按級別絕對分開，應與本機關的文件在一起，保持文件的密切聯系。針對本機關的文件或屬于本機關主管業務的永久保存。如同級黨委、政府關于本機關機構設置、領導人任免、人員編制等文件；上級機關對本機關或人員的表彰文件；上級機關對主管業務工作的規劃、意見、批復等的人和事的文件材料都要立卷。

問題：文件材料按年度、級別分開后，以問題為主分開立卷，盡量做到問題單一。如何將反映機關主要歷史面貌的文件材料（如：大事記、組織改革、機構設置、人員編制等文件材料）、反映機關行政管理、行政執法活動的重要文件材料（如：行政管理工作制度、行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料；房產、地產、固定資產、行政審批、行政許可、合同、協議、國有資產管理等文件材料）、反映機關主要職能活動的重要文件材料（如：黨組（黨委）、行政辦公會議記錄、會議紀要、工作會議、專題會議材料，上級機關、上級領導視察本機關工作文件材料；本機關制定的方針政策性法規文件、業務文件、調研報告、請示、批復、外事活動文件等）、反映機關人事管理活動的文件材料（如人事任免、獎勵材料與處分材料，錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱評審、職工調動、職工名冊、黨團員名冊、黨團材料）等這些文件材料在反映本機關的歷史面貌，主要職能活動，維護國家、機關和職工權益等方面具有長遠的利用價值和憑證價值，各機關形成文件的重點和核心進行問題分類，需按照：會議文件可根據數量多少，可分一會一卷或數卷；報表、名冊按同一格式、名稱或同一地區組卷；工作計劃、總結報告、綜合性文件按作者和文件名稱組卷；案件材料按每案一卷或數卷；研究、生產、建設管理工作形成的圖表和文字材料按每個項目一卷或數卷；簡報、刊物按名稱組卷；最后是特殊性文件材料應根據具體情況組卷。按問題立卷也不是絕對的，對一些不宜按問題立卷的材料，如會議記錄、統計材料、綜合性會議文件和簡報、信息等材料，則應運用作者、名稱、地域等特征立卷。

價值：也即是文件材料的保管期限。分為三檔，即：永久、長期（30年）、短期（10年）；村級檔案分為兩檔，即：長久、短期。其中：永久保管的文書檔案主要包括：（一）本機關制定的法規政策性文件材料；（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；（三）本機關主要職能活動中形成的重要業務文件材料；（四）本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；（五）本機關機構演變、人事任免等文件材料；（六）本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；（七）上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料；（八）同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。定期保管的文書檔案主要包括：（一）本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本機關一般性事務管理文件材料；（五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；（六）上級機關制發的屬于本機關主管業務的一般性文件材料；（七）上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料；（八）同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。而機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案管理期限，按國家有關規定執行。確定檔案的保存價值要堅持辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用。根據本機關工作的需要和國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保管價值，準確地判定檔案的保管期限。

檔案事業是一項功在當代，利在千秋的事業。基層檔案管理工作，工作繁瑣而冗雜，需要投入大量的人、財、物和時間，需要時間的積淀才能體現出它的價值。需要檔案戰線上廣大同仁的不懈努力，把“死檔案”變成“活資源”，檔案工作才能更加有所作為，才能更好地為經濟發展和現代化建設服務。機關文件材料立卷如果能將這“八字”方法掌握得好，立起來的案卷就合格。