淺談辦公室檔案收集整理的幾點(diǎn)體會(huì)

姜冰　皓布仁

摘 要：很多人都認(rèn)為辦公室的檔案資料整理是一份十分輕松簡單的工作。只有把辦公室的檔案資料分類整理清楚，才能方便人們?nèi)蘸蟛樵兏黝悪n案資料。筆者從分別從辦公室檔案收集整理的內(nèi)容和特點(diǎn)，辦公室檔案收集整理的策略和辦公室檔案收集整理的創(chuàng)三個(gè)方面進(jìn)行分析如何更好的做好辦公室的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案材料；分類整理

以前人們管理檔案只是用檔案袋和文字進(jìn)行簡單的標(biāo)注。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，辦公室的檔案資料也存在了多種形式，例如，照片，視頻，影像等。面對日益變化的檔案資料形式，檔案管理人員也需要不斷調(diào)整檔案管理的方法，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。進(jìn)入21世紀(jì)后，不僅僅檔案資料的形式發(fā)生了變化，檔案管理人員的工作方式也發(fā)生了較大的變化。因此，做好現(xiàn)代化的辦公室的檔案管理工作，檔案管理人員就必須能夠熟練的操作計(jì)算機(jī)。借助于計(jì)算機(jī)來管理辦公室的檔案，查詢檔案資料也會(huì)更加方便。

1 辦公室檔案收集整理的內(nèi)容及特點(diǎn)

檔案的收集整理主要有四個(gè)方面的內(nèi)容：第一，搜集檔案資料；第二，整理檔案資料；第三，審查檔案資料；第四，合理保管檔案資料。如果沒有搜集檔案這個(gè)過程，就不需要再進(jìn)去檔案的整理，審查和保管，也就沒辦法開展檔案的整理工作。而且，如果辦公室的檔案資料收集不全，也無法為人們?nèi)蘸箝_展工作提供參考。檔案管理人員搜集好相關(guān)的檔案資料之后，就需要我們對這些檔案進(jìn)行歸類。檔案的整理，并不是只是簡單的擺放整齊，而是要根據(jù)檔案的內(nèi)容，分類整理，方便日后人們查詢，并且為日后的各項(xiàng)工作提供依據(jù)。分類整理檔案資料后就需要我們進(jìn)行審查具體的檔案內(nèi)容[1]。查詢檔案的一個(gè)重點(diǎn)內(nèi)容就是核查保管檔案資料的日期。如果檔案管理人員審查出檔案資料的到期時(shí)間，一定要做好備案記錄。等到檔案資料保管日期的那天，根據(jù)辦公室的規(guī)定，采取適當(dāng)?shù)姆椒ㄟM(jìn)行銷毀。審查完檔案資料的內(nèi)容之后，就需要進(jìn)行妥善的保管。很多企業(yè)因?yàn)闆]有重視辦公室的檔案管理工作，沒有安排專門的檔案人員進(jìn)行管理，導(dǎo)致丟失了很多重要文件資料，導(dǎo)致企業(yè)制定的各項(xiàng)決策不科學(xué)合理，造成重大損失。如果有先前保管的檔案資料作為參考，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人制定的各項(xiàng)決策也將來更加科學(xué)合理[2]。辦公室檔案資料收集主要有也有三個(gè)方面的特點(diǎn)：第一，綜合性；第二：邏輯性；第三：創(chuàng)新性。辦公室是整個(gè)公司中與各個(gè)部門之間溝通最多的部門，為各個(gè)部門能夠順利開展工作提供了基礎(chǔ)。辦公室的檔案整理過程中要根據(jù)企業(yè)的性質(zhì)和管理方面的要求，有一定的邏輯性。另外，管理辦公室的檔案資料方式不能一直一成不變，管理的方式和手段需要根據(jù)辦公室和企業(yè)發(fā)展的步伐做出適時(shí)的調(diào)整。

2 辦公室檔案收集整理的策略

2.1 按照大綱，分類整理檔案資料

辦公室的檔案資料不會(huì)僅涉及到一個(gè)行業(yè)或者某一方面的內(nèi)容。因?yàn)闄n案資 料的搜集路徑多種多樣，檔案的內(nèi)容也有可能涉及到方方面面。因此，我們不能盲目的歸類整理。我們首先要對檔案資料制定大綱，然后根據(jù)大綱的各項(xiàng)分類開始整理，避免出現(xiàn)重復(fù)[3]。我們可以把大綱分兩類：第一類為對外溝通的文件，第二類內(nèi)部溝通的文件。對外溝通的文件，一般是是指該單位的上級(jí)傳達(dá)的政策，或者該單位向下級(jí)單位傳達(dá)的指令。內(nèi)部溝通的文件是指該單位內(nèi)部各部門相互溝通的文件資料，記錄單位內(nèi)部的主要事項(xiàng)。隨著科技的不斷發(fā)展，人們記錄資料的形式也不僅僅局限于文字，檔案資料的形式也變得越來越多樣化。有些檔案資料的形式照片、視頻、影像等，就需要我們根據(jù)具體的形式，標(biāo)注出文字，按照大綱的說明，依次整理分類，妥善保管。

2.2 合理歸置檔案資料

合理歸置檔案資料，檔案管理人員就需要有充足的檔案盒作為保障。如果檔案資料的分類較多，檔案盒又不充足，那么就沒有辦法較為詳細(xì)的為檔案資料進(jìn)行歸類整理。當(dāng)我們把檔案資料按照大綱的說明，歸置到相對應(yīng)的檔案[4]。然后檔案管理人員要在每個(gè)檔案盒上面要清楚的標(biāo)出文件名、等級(jí)和標(biāo)號(hào)。分類整理檔案資料，沒有檔案盒，無法開展檔案的整理工作。沒有接觸過檔案管理工作的人，都會(huì)誤認(rèn)為檔案的管理工作簡單，容易勝任。只要能夠認(rèn)字和具有分辨能力，即可開展。然而，要想成為一名好的檔案管理人員，必須充分掌握檔案分類的原則，并且工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，不可以粗心馬虎。如果整理檔案的過程中，有一位檔案管理人員粗線大意，沒有把該檔案文件放置到正確的位置，將對日后查詢資料帶來很不利的影響。所以，每個(gè)檔案管理人員，需要端正態(tài)度，認(rèn)真負(fù)責(zé)的歸類整理每一份檔案資料。

2.3 檔案部門要與其他部門密切溝通，相互配合

之所以要對辦公室的檔案資料進(jìn)行分類整理，是因?yàn)檗k公室是一項(xiàng)綜合服務(wù)部門，所收集的檔案資料頁來源于各個(gè)部門。對檔案資料分類整理，需要多個(gè)部門相互配合。如果有一個(gè)部門沒有配合好辦公室的檔案整理工作，那么該部門的檔案資料就無法整理完整，不利于以后該部門查詢資料[5]。例如，以財(cái)務(wù)部門為例，檔案管理人員根據(jù)財(cái)務(wù)人員提供的檔案資料和說明，對各類憑證和賬目分類整理，不可以隨意標(biāo)注。辦公室里負(fù)責(zé)檔案的管理人員要與各個(gè)部門保持密切的溝通，及時(shí)搜集檔案資料，按時(shí)分類整理，不可以拖延。

3 辦公室檔案收集整理的創(chuàng)新

提升辦公室檔案管理的水平，就需要我們對辦公室的檔案整理工作不斷地革新。然而，改革整理辦公室的檔案資料的方法和途徑，不是從檔案資料本身著手，而是應(yīng)該從管理對象“檔案檔案管理人員”入手。每隔一段時(shí)間，辦公室就需要開展思想教育活動(dòng)，使檔案管理人員保持要積極向上的心態(tài)。辦公室的檔案資料，屬于企業(yè)的給內(nèi)部資料。只有經(jīng)過上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的同意，才能給別人查閱。如果檔案管理人員思想道德敗壞，接受同行業(yè)人的賄賂，出賣檔案資料，那么將會(huì)給企業(yè)造成極大的損失。因此，負(fù)責(zé)辦公室檔案的管理人員，態(tài)度一定要端正，要堅(jiān)守職業(yè)道德底線，決不可為了自己的私人利益，出賣企業(yè)利益[6]。90年代，檔案管理人員只需要在用筆標(biāo)注出檔案資料的時(shí)間和內(nèi)容即可，查詢資料的時(shí)候再根據(jù)時(shí)間和內(nèi)容逐步查詢。進(jìn)入21世紀(jì)后，計(jì)算機(jī)在人們的日程生活和工作中扮演了越來越重要的角色。現(xiàn)代化辦公室的檔案管理也要發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用。檔案管理人員也要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)這項(xiàng)新的技能，學(xué)習(xí)excel等程序軟件，利用計(jì)算機(jī)管理檔案資料，方便快捷。

4 結(jié)語

辦公室的檔案管理工作沒有人們想象的那么簡單輕松，需要投入足夠多的精力與時(shí)間在其中。要想真正的做好辦公室的檔案整理工作，絕不是一件容易的事情。檔案管理人員需要不斷地學(xué)習(xí)充電，適應(yīng)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的步伐，熟練掌握檔案管理的相關(guān)技能，提高計(jì)算機(jī)的操作水平，推進(jìn)辦公室的檔案整理工作現(xiàn)代化進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

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