淺談辦公室檔案收集整理的幾點體會

姜冰　皓布仁

摘 要：很多人都認為辦公室的檔案資料整理是一份十分輕松簡單的工作。只有把辦公室的檔案資料分類整理清楚，才能方便人們日后查詢各類檔案資料。筆者從分別從辦公室檔案收集整理的內容和特點，辦公室檔案收集整理的策略和辦公室檔案收集整理的創三個方面進行分析如何更好的做好辦公室的檔案管理工作。

關鍵詞：辦公室；檔案材料；分類整理

以前人們管理檔案只是用檔案袋和文字進行簡單的標注。隨著科學技術的迅猛發展，辦公室的檔案資料也存在了多種形式，例如，照片，視頻，影像等。面對日益變化的檔案資料形式，檔案管理人員也需要不斷調整檔案管理的方法，適應時代發展的要求。進入21世紀后，不僅僅檔案資料的形式發生了變化，檔案管理人員的工作方式也發生了較大的變化。因此，做好現代化的辦公室的檔案管理工作，檔案管理人員就必須能夠熟練的操作計算機。借助于計算機來管理辦公室的檔案，查詢檔案資料也會更加方便。

1 辦公室檔案收集整理的內容及特點

檔案的收集整理主要有四個方面的內容：第一，搜集檔案資料；第二，整理檔案資料；第三，審查檔案資料；第四，合理保管檔案資料。如果沒有搜集檔案這個過程，就不需要再進去檔案的整理，審查和保管，也就沒辦法開展檔案的整理工作。而且，如果辦公室的檔案資料收集不全，也無法為人們日后開展工作提供參考。檔案管理人員搜集好相關的檔案資料之后，就需要我們對這些檔案進行歸類。檔案的整理，并不是只是簡單的擺放整齊，而是要根據檔案的內容，分類整理，方便日后人們查詢，并且為日后的各項工作提供依據。分類整理檔案資料后就需要我們進行審查具體的檔案內容[1]。查詢檔案的一個重點內容就是核查保管檔案資料的日期。如果檔案管理人員審查出檔案資料的到期時間，一定要做好備案記錄。等到檔案資料保管日期的那天，根據辦公室的規定，采取適當的方法進行銷毀。審查完檔案資料的內容之后，就需要進行妥善的保管。很多企業因為沒有重視辦公室的檔案管理工作，沒有安排專門的檔案人員進行管理，導致丟失了很多重要文件資料，導致企業制定的各項決策不科學合理，造成重大損失。如果有先前保管的檔案資料作為參考，企業領導人制定的各項決策也將來更加科學合理[2]。辦公室檔案資料收集主要有也有三個方面的特點：第一，綜合性；第二：邏輯性；第三：創新性。辦公室是整個公司中與各個部門之間溝通最多的部門，為各個部門能夠順利開展工作提供了基礎。辦公室的檔案整理過程中要根據企業的性質和管理方面的要求，有一定的邏輯性。另外，管理辦公室的檔案資料方式不能一直一成不變，管理的方式和手段需要根據辦公室和企業發展的步伐做出適時的調整。

2 辦公室檔案收集整理的策略

2.1 按照大綱，分類整理檔案資料

辦公室的檔案資料不會僅涉及到一個行業或者某一方面的內容。因為檔案資 料的搜集路徑多種多樣，檔案的內容也有可能涉及到方方面面。因此，我們不能盲目的歸類整理。我們首先要對檔案資料制定大綱，然后根據大綱的各項分類開始整理，避免出現重復[3]。我們可以把大綱分兩類：第一類為對外溝通的文件，第二類內部溝通的文件。對外溝通的文件，一般是是指該單位的上級傳達的政策，或者該單位向下級單位傳達的指令。內部溝通的文件是指該單位內部各部門相互溝通的文件資料，記錄單位內部的主要事項。隨著科技的不斷發展，人們記錄資料的形式也不僅僅局限于文字，檔案資料的形式也變得越來越多樣化。有些檔案資料的形式照片、視頻、影像等，就需要我們根據具體的形式，標注出文字，按照大綱的說明，依次整理分類，妥善保管。

2.2 合理歸置檔案資料

合理歸置檔案資料，檔案管理人員就需要有充足的檔案盒作為保障。如果檔案資料的分類較多，檔案盒又不充足，那么就沒有辦法較為詳細的為檔案資料進行歸類整理。當我們把檔案資料按照大綱的說明，歸置到相對應的檔案[4]。然后檔案管理人員要在每個檔案盒上面要清楚的標出文件名、等級和標號。分類整理檔案資料，沒有檔案盒，無法開展檔案的整理工作。沒有接觸過檔案管理工作的人，都會誤認為檔案的管理工作簡單，容易勝任。只要能夠認字和具有分辨能力，即可開展。然而，要想成為一名好的檔案管理人員，必須充分掌握檔案分類的原則，并且工作認真負責，不可以粗心馬虎。如果整理檔案的過程中，有一位檔案管理人員粗線大意，沒有把該檔案文件放置到正確的位置，將對日后查詢資料帶來很不利的影響。所以，每個檔案管理人員，需要端正態度，認真負責的歸類整理每一份檔案資料。

2.3 檔案部門要與其他部門密切溝通，相互配合

之所以要對辦公室的檔案資料進行分類整理，是因為辦公室是一項綜合服務部門，所收集的檔案資料頁來源于各個部門。對檔案資料分類整理，需要多個部門相互配合。如果有一個部門沒有配合好辦公室的檔案整理工作，那么該部門的檔案資料就無法整理完整，不利于以后該部門查詢資料[5]。例如，以財務部門為例，檔案管理人員根據財務人員提供的檔案資料和說明，對各類憑證和賬目分類整理，不可以隨意標注。辦公室里負責檔案的管理人員要與各個部門保持密切的溝通，及時搜集檔案資料，按時分類整理，不可以拖延。

3 辦公室檔案收集整理的創新

提升辦公室檔案管理的水平，就需要我們對辦公室的檔案整理工作不斷地革新。然而，改革整理辦公室的檔案資料的方法和途徑，不是從檔案資料本身著手，而是應該從管理對象“檔案檔案管理人員”入手。每隔一段時間，辦公室就需要開展思想教育活動，使檔案管理人員保持要積極向上的心態。辦公室的檔案資料，屬于企業的給內部資料。只有經過上級領導的同意，才能給別人查閱。如果檔案管理人員思想道德敗壞，接受同行業人的賄賂，出賣檔案資料，那么將會給企業造成極大的損失。因此，負責辦公室檔案的管理人員，態度一定要端正，要堅守職業道德底線，決不可為了自己的私人利益，出賣企業利益[6]。90年代，檔案管理人員只需要在用筆標注出檔案資料的時間和內容即可，查詢資料的時候再根據時間和內容逐步查詢。進入21世紀后，計算機在人們的日程生活和工作中扮演了越來越重要的角色。現代化辦公室的檔案管理也要發揮計算機的作用。檔案管理人員也要適應時代發展的要求，學習計算機這項新的技能，學習excel等程序軟件，利用計算機管理檔案資料，方便快捷。

4 結語

辦公室的檔案管理工作沒有人們想象的那么簡單輕松，需要投入足夠多的精力與時間在其中。要想真正的做好辦公室的檔案整理工作，絕不是一件容易的事情。檔案管理人員需要不斷地學習充電，適應科學技術發展的步伐，熟練掌握檔案管理的相關技能，提高計算機的操作水平，推進辦公室的檔案整理工作現代化進程。

參考文獻

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[2]黃靜雅，譚英亞.企業重大建設項目檔案管理的幾點體會[J].四川檔案，2012（05）：25-26.

[3]馮秀玲.淺析如何推進檔案工作規范化、標準化[J].黑龍江史志，2009（11）：56.

[4]文歸賢，孔艷玲.文書檔案管理中存在的問題與對策之我見[J].現代經濟信息，2010（16）：63.

[5]陸美芳.事業單位人事檔案管理存在的問題與對策[J].北京檔案，2006（12）：18-19.

[6]吳汾容.辦公室檔案收集整理的幾點體會[J].現代建設，2013（09）：26-27.