檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展中的作用

周西民

檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分，在醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動(dòng)中的作用日益顯著。隨著信息時(shí)代的到來和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案信息資源的開發(fā)與利用也愈加受到人們的重視。醫(yī)院檔案管理工作的重點(diǎn)在于為領(lǐng)導(dǎo)和其他事業(yè)的發(fā)展提供及時(shí)準(zhǔn)確的信息，同時(shí)圍繞醫(yī)院經(jīng)營和管理涉及的臨床、醫(yī)學(xué)、科研、教學(xué)等方面的信息開展服務(wù)，將檔案管理工作與醫(yī)院整體發(fā)展密切結(jié)合起來，為醫(yī)務(wù)人員、患者乃至社會(huì)公眾服務(wù)。以檔案管理促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，我認(rèn)為可以從以下幾方面做起：

1 科技檔案促進(jìn)醫(yī)院科研發(fā)展

醫(yī)院發(fā)展離不開科技支撐。當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息化的時(shí)代，科學(xué)知識(shí)的更新突飛猛進(jìn)，而現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)對醫(yī)學(xué)的發(fā)展起到了極大的推進(jìn)作用。醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展是一個(gè)實(shí)踐——認(rèn)識(shí)——再實(shí)踐——再認(rèn)識(shí)的過程，直到今天還有許多疑難問題尚未得到解決。這就要求廣大醫(yī)學(xué)工作者在醫(yī)學(xué)實(shí)踐中要不斷地探索、總結(jié)，利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)為醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展服務(wù)。收集管理科技信息，開發(fā)利用科技檔案資源，將科研計(jì)劃管理與科研計(jì)劃檔案管理相結(jié)合，挖掘科技檔案中蘊(yùn)藏的科技信息，使之成為科研立項(xiàng)、實(shí)施以及科研成果推廣應(yīng)用的重要依據(jù)是廣大醫(yī)務(wù)工作者義不容辭的責(zé)任。近年來，“科技興院、科教興院”已成為我們廣大醫(yī)務(wù)工作者的共識(shí)。大家充分利用科技檔案，開發(fā)、應(yīng)用和推廣科研成果，加快科學(xué)研究的進(jìn)度，通過對醫(yī)學(xué)科技資料的學(xué)術(shù)交流，達(dá)到推廣應(yīng)用和服務(wù)大眾的目的。

2 以病歷檔案促進(jìn)醫(yī)療質(zhì)量

病歷檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)，是評價(jià)和衡量醫(yī)院管理、醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)水平的重要依據(jù)。與其他檔案管理工作不同的是，病歷檔案工作直接關(guān)系著廣大人民群眾的疾病防治和身體健康。病歷檔案資料信息的利用率高、實(shí)踐性強(qiáng)、實(shí)用率高，它要求在短時(shí)間內(nèi)做好相關(guān)資料的收集、整理、組卷、登記、分類、編目、編碼、排號(hào)、貯存，還要求做好有關(guān)檔案的檢索、利用等工作。

為了使病例檔案發(fā)揮最大效能，廣大醫(yī)務(wù)工作者需要把病案中大量的醫(yī)療信息資料進(jìn)行全面系統(tǒng)的收集分析，也便于準(zhǔn)確的向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、科室醫(yī)務(wù)人員提供有價(jià)值的醫(yī)療信息。查閱利用包括醫(yī)院感染、新農(nóng)合、醫(yī)療保險(xiǎn)、公費(fèi)醫(yī)療、公檢法、計(jì)劃生育、醫(yī)療事故糾紛案件、傷殘事故民事案件、疑難病例轉(zhuǎn)院會(huì)診病歷復(fù)印件等在內(nèi)的病例檔案資料，一方面可為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理、提高業(yè)務(wù)建設(shè)決策，為科室醫(yī)務(wù)人員總結(jié)提高醫(yī)療技術(shù)水平和醫(yī)療質(zhì)控工作提供依據(jù)；另一方面也可強(qiáng)化醫(yī)院管理、改進(jìn)醫(yī)療質(zhì)量、提高工作效率。

3 以設(shè)備檔案促進(jìn)技術(shù)質(zhì)量

醫(yī)療設(shè)備管理直接關(guān)系到醫(yī)院醫(yī)療工作的開展。完善的醫(yī)療設(shè)備檔案為醫(yī)院全面、準(zhǔn)確地了解設(shè)備購置使用情況提供了可靠的技術(shù)依據(jù)和查考憑證，也為設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供了保障。設(shè)備檔案在大型儀器的引進(jìn)和維護(hù)中能起到不可低估的作用。

充分利用設(shè)備檔案考查、論證醫(yī)院大中型儀器設(shè)備，了解設(shè)備使用頻率、使用壽命，做好預(yù)測服務(wù)，為購置設(shè)備提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息，避免資源浪費(fèi)，是加強(qiáng)醫(yī)院宏觀調(diào)控、保障醫(yī)療技術(shù)質(zhì)量的重要途徑。因此，醫(yī)療設(shè)備檔案也是促進(jìn)醫(yī)療技術(shù)質(zhì)量提高乃至醫(yī)院全面發(fā)展的關(guān)鍵點(diǎn)。

4 以人事檔案促進(jìn)人才選拔

醫(yī)院要發(fā)展，人才是關(guān)鍵。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，醫(yī)院干部人事檔案的管理倍受重視，干部人事檔案真實(shí)記載和反映著一個(gè)人的經(jīng)歷、能力和品德等，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)。此外，人事檔案在各類人員的合理分配，人才資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門結(jié)構(gòu)的調(diào)配等方面都發(fā)揮著重要的作用。

為了實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，我們利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和科學(xué)的檢索系統(tǒng)，提供借閱全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的人事檔案信息資料，以保證醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才、才盡其用，進(jìn)而為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

五、以醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案促進(jìn)行風(fēng)建設(shè)

醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案主要包括醫(yī)院實(shí)行目標(biāo)管理責(zé)任制中形成的各類規(guī)章制度及崗位職責(zé)，病人對醫(yī)生醫(yī)療技術(shù)和服務(wù)質(zhì)量的評定，醫(yī)院員工的年度考核，病人及其家屬的表揚(yáng)與投訴等。醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案是檔案管理的重要組成部分，我們醫(yī)院歷來重視行業(yè)作風(fēng)和醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)，形成院科各部門、黨政工團(tuán)共同參與、齊抓共管的格局，完善機(jī)制，創(chuàng)新制度，嚴(yán)格落實(shí)長效機(jī)制，并將每位職工的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、服務(wù)態(tài)度、廉政建設(shè)情況等作為一項(xiàng)重要內(nèi)容納入綜合目標(biāo)管理責(zé)任。年終，醫(yī)院將根據(jù)醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案評選出專家名醫(yī)、優(yōu)秀學(xué)科帶頭人、優(yōu)秀管理人才、專業(yè)技術(shù)骨干、優(yōu)秀護(hù)理人才、服務(wù)明星、先進(jìn)工作者等。在優(yōu)秀人才評選中，醫(yī)德醫(yī)風(fēng)是衡量優(yōu)秀與否的重要標(biāo)志，也是行風(fēng)建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

綜上所述，醫(yī)院檔案工作具有很大的彈性和巨大的開發(fā)利用空間。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理能為醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供全方位、多層次、高水平的服務(wù)保障，從而最大限度地促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。為使醫(yī)院檔案更好地服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展，我認(rèn)為應(yīng)做到以下兩點(diǎn)：

1.加強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)、經(jīng)營意識(shí)，樹立以檔案促發(fā)展的檔案管理觀念。檔案管理人員在做好日常檔案收集工作的同時(shí)，要主動(dòng)豐富檔案內(nèi)容，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，掌握檔案利用的新動(dòng)態(tài)，積極開辟檔案信息資源，以滿足醫(yī)院、患者乃至社會(huì)各界對檔案信息的需求。從事檔案管理工作已二十年的我深深意識(shí)到：當(dāng)前，檔案利用者需要的不僅僅是單份的原始檔案資料，他們更需要系統(tǒng)的、成專題的、有序的檔案信息，如果檔案人員平時(shí)將這方面的檔案信息進(jìn)行匯總，不僅能節(jié)約臨時(shí)查閱、匯總的時(shí)間，也能提高檔案利用效率。

2.加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化工作，提供優(yōu)質(zhì)、快捷的信息化服務(wù)。2006年以來，我們醫(yī)院將信息化建設(shè)列為醫(yī)院工作的重中之重。在信息化建設(shè)伊始，我們就要求信息化建設(shè)起點(diǎn)要高，要有超前意識(shí)，避免零打碎敲，低水平重復(fù)建設(shè)。

總之，檔案管理與檔案需求是雙向互動(dòng)的關(guān)系。只要檔案管理人員最大限度地開發(fā)利用檔案資源，醫(yī)院決策者、醫(yī)護(hù)人員及社會(huì)各界人員能充分認(rèn)識(shí)并積極參與到醫(yī)院檔案的建設(shè)中來，健全檔案管理制度，建立醫(yī)院檔案信息一體化管理模式，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研需求就將得到極大滿足，就能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，醫(yī)院的整體發(fā)展也將得到極大提高。