知識服務(wù)在檔案管理中的應(yīng)用

汪江

摘 要：本文通過分析當(dāng)前檔案管理中知識服務(wù)的現(xiàn)狀，闡明在檔案管理中開展知識服務(wù)的必要性，并探討知識服務(wù)在檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：知識服務(wù)、檔案管理

數(shù)字化時代，對檔案管理提出了的新要求，檔案管理的宗旨和目標(biāo)正由信息服務(wù)向知識服務(wù)過渡，因此需要創(chuàng)新檔案管理的服務(wù)理念、服務(wù)模式和服務(wù)機制，在檔案管理中應(yīng)用知識服務(wù)，以適應(yīng)數(shù)字化時代對檔案管理的需求。

1 知識服務(wù)在檔案管理中的現(xiàn)狀

當(dāng)前檔案管理工作中應(yīng)用知識服務(wù)不足主要有兩方面。

1、檔案管理人員綜合素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)尤其是知識服務(wù)相關(guān)知識和技能不足。應(yīng)該不斷進(jìn)行培訓(xùn)，以適應(yīng)數(shù)字化時代對檔案管理的需求。

2、現(xiàn)代化管理意識不夠

數(shù)字化時代，檔案的用途早已擴(kuò)展并滲透到社會經(jīng)濟(jì)、文化及日常生活各個領(lǐng)域，但是，由于受傳統(tǒng)觀念影響，檔案管理人員對此工作往往容易產(chǎn)生“管理即存放、工作即保管”的想法，現(xiàn)代化管理意識、創(chuàng)新意識淡薄。在管理中應(yīng)該不斷創(chuàng)新，將新的管理方法應(yīng)用于實際的檔案管理中。

2 知識服務(wù)涵義

知識服務(wù)的核心內(nèi)容是通過在組織內(nèi)部創(chuàng)建一個有效的機制，管理組織中的顯性知識和員工頭腦中的隱性知識，進(jìn)而提高一個組織的核心競爭力和增強競爭優(yōu)勢。它需要具有整合、創(chuàng)新知識技能的人的參與才能完成，強調(diào)的是信息與人的結(jié)合與創(chuàng)新，因此它不是也不應(yīng)是信息管理的直線延伸，而是更加廣泛意義上的一種管理理念的創(chuàng)新。

知識服務(wù)的定義和研究內(nèi)容，眾說不一，但至少應(yīng)該涉及以下10個重要領(lǐng)域：對知識和最佳業(yè)務(wù)經(jīng)驗的共享、知識共享責(zé)任的宣傳、積累和利用過去的經(jīng)驗、將知識融入產(chǎn)品服務(wù)和生產(chǎn)過程、將知識作為產(chǎn)品進(jìn)行生產(chǎn)、驅(qū)動以創(chuàng)新為目的的知識生產(chǎn)、建立專家網(wǎng)絡(luò)、建立和挖掘客戶的知識庫、理解和計量知識的價值、利用知識資產(chǎn)。

3 知識服務(wù)應(yīng)用在檔案管理中的的必要性

1.檔案管理中應(yīng)用知識服務(wù)是數(shù)字化時代的需要

數(shù)字化時代，檔案的用途早已擴(kuò)展到社會經(jīng)濟(jì)、文化及日常生活各個領(lǐng)域，利用者關(guān)心的將是如何迅速準(zhǔn)確的獲取信息，而不是信息的來源，信息共享是根本趨勢，也是知識共享的基礎(chǔ)和前提?？梢灶A(yù)料，不僅檔案館室之間需要信息資源的協(xié)調(diào)共享，而且檔案館、圖書館和其他信息資源中心為避免信息資源管理中的重復(fù)和浪費，也會連為一體，組成一種基于通信網(wǎng)絡(luò)之上的國家信息系統(tǒng)，這將使檔案信息在資源的整合中發(fā)揮更大的社會價值。另外，數(shù)字化時代應(yīng)注重檔案管理服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，體現(xiàn)在內(nèi)容上實行增值服務(wù)，包括編制檔案網(wǎng)絡(luò)資源導(dǎo)引工具，能為用戶提供專業(yè)分類導(dǎo)引和對傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)產(chǎn)品增加新的附加值，即“從提供相關(guān)信息到提供答案”的重要轉(zhuǎn)變，這需要檔案人員具備利用“信息解決方案”來滿足用戶需求的能力。這正是知識服務(wù)的要求，是檔案信息服務(wù)新的發(fā)展方向。

2、檔案管理中應(yīng)用知識服務(wù)是組織機構(gòu)實施知識管理的需要

組織機構(gòu)知識管理活動的開展離不開檔案部門的參與。一方面檔案部門擁有大量的檔案信息資源，它是人類社會實踐、科學(xué)實驗的真實記錄，反映了組織機構(gòu)的歷史和現(xiàn)狀，是組織機構(gòu)科學(xué)決策、知識創(chuàng)新的重要源泉之一，因此組織知識管理實施過程中知識庫的建立離不開檔案部門所擁有的顯、隱性知識的加入：另一方面檔案工作者的知識、技能，以及檔案部門在組織、管理知識方面的經(jīng)驗、方法等都屬于組織隱性知識的范疇，因此組織知識管理的開展離不開與檔案部門之間的知識交流與共享。

4 知識服務(wù)在檔案管理中的實現(xiàn)

1、加強在檔案管理中應(yīng)用知識服務(wù)的意識

知識服務(wù)首先是一種理念，一種認(rèn)識和組織服務(wù)的觀念。與傳統(tǒng)信息服務(wù)相比較，知識服務(wù)的目標(biāo)不再是基于文獻(xiàn)物理獲取和傳遞的服務(wù)，而是以信息知識的搜尋、組織、分析、重組的知識和能力為基礎(chǔ)，根據(jù)用戶的問題和環(huán)境融入用戶解決問題的過程中，并能提供能夠有效支持的信息增值服務(wù)。因此，檔案管理的目標(biāo)應(yīng)以此為主，而不僅僅是基于館藏占有、勞務(wù)服務(wù)等來體現(xiàn)檔案管理的價值。這樣一種理念的確立，會使檔案管理人員重新審視自己的立身之本。

2、創(chuàng)新在檔案管理應(yīng)用知識服務(wù)的機制

數(shù)字化時代，檔案管理必然以滿足社會需求為宗旨。社會對檔案顯性知識和隱性知識的雙重需求，使得檔案管理應(yīng)用知識服務(wù)的的機制應(yīng)在新環(huán)境下有新的發(fā)展，其中，檔案信息咨詢機構(gòu)、文件中心和檔案事務(wù)所等商業(yè)化服務(wù)機構(gòu)的產(chǎn)生與發(fā)展即是應(yīng)運而生的產(chǎn)物，必須創(chuàng)新相關(guān)機制，使得知識服務(wù)更好地在檔案管理中應(yīng)用。

3、發(fā)展檔案管理知識服務(wù)的模式

首先，檔案知識服務(wù)將是基于專業(yè)化和個人化的服務(wù)，而不是“批發(fā)性”的服務(wù)，它需要檔案工作人員針對具體用戶的具體需要和過程提供服務(wù)，這種服務(wù)要求縱向上全程跟蹤。其次，應(yīng)注重網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的特點體現(xiàn)在內(nèi)容上實行增值服務(wù)，包括編制檔案網(wǎng)絡(luò)資源導(dǎo)引工具，能為用戶提供專業(yè)分類導(dǎo)引和對傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)產(chǎn)品增加新的附加值，即“從提供相關(guān)信息到提供答案”的重要轉(zhuǎn)變，這需要檔案人員具備利用“信息解決方案”來滿足用戶需求的能力。它要求我們不僅掌握有關(guān)的信息技術(shù)，更要研究用戶的信息需求，學(xué)習(xí)應(yīng)用信息解決問題的方法，針對查詢問題的具體要求和特點來解決實際問題。這正是知識服務(wù)的要求，是檔案信息服務(wù)新的發(fā)展方向。

4、調(diào)整檔案專業(yè)教育的結(jié)構(gòu)

面對知識服務(wù)的要求，原有的檔案專業(yè)教育的結(jié)構(gòu)顯得單一和狹窄，不能適應(yīng)新的要求，需要進(jìn)行調(diào)整：

（1）是調(diào)整圖書情報檔案專業(yè)的結(jié)構(gòu)。這是在尊重圖書情報檔案三者各自特性的基礎(chǔ)上尋求共同點，正如有的學(xué)者提出的：我們急需在圖書情報檔案三者之上建立一個上位類學(xué)科，這樣才能夠在比較寬泛的理論領(lǐng)域研究事物的本質(zhì)和規(guī)律，同時也為將來的信息資源共享與服務(wù)中提供具有合理知識結(jié)構(gòu)的專業(yè)人才。

（2）是調(diào)整與其他相關(guān)專業(yè)的融合度。站在信息資源管理的角度，信息管理人員不僅是管理信息本身的人員，更是管理信息技術(shù)人員，因此，應(yīng)將信息管理學(xué)、信息經(jīng)濟(jì)學(xué)和信息技術(shù)融入到檔案專業(yè)里來。很顯然，我們培養(yǎng)的專業(yè)人才，若不懂管理，就無法面向企業(yè)的業(yè)務(wù)流程提供決策方案和可行性分析；不懂經(jīng)濟(jì)，特別是信息經(jīng)濟(jì)學(xué)的理論與方法，就無法將信息資源管理中信息產(chǎn)品與信息市場作效益和效用方面的評估和定價；不懂技術(shù)，就不能從理解用戶的角度考慮實現(xiàn)信息資源管理功能需求的可行性報告。

毋庸諱言，在檔案管理中應(yīng)用知識服務(wù)數(shù)字化時代的要求，知識服務(wù)是數(shù)字化時代檔案管理的核心，作為檔案管理人員，我們應(yīng)當(dāng)站在新時代的需求下，考慮自己的職能定位。充分發(fā)揮我們原有的管理知識和信息的技能優(yōu)勢，不再以單純提供檔案信息本身作為立身之本，而將提供管理信息的知識技能作為重點，只有這樣我們才能在新的時代里實現(xiàn)自身的價值。我們可能在占有信息資源的角度失去絕對優(yōu)勢，然而卻在知識服務(wù)的過程中，在充當(dāng)檔案管理或信息管理知識的培訓(xùn)者、指導(dǎo)者方面，煥發(fā)出前所未有的生機和活力，而這恰恰是檔案工作理論和實踐的新生長點，是檔案工作職能的新的定位和起點。

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