關于檔案信息自動化系統管理的探討

摘 要：隨著社會信息化進程的飛速發展和信息技術的推廣應用，信息資源在人們的工作、學習和經濟活動中不可或缺，與此同時檔案數字化建設變得日益重要，這也是順應社會潮流、適應信息化時代發展的新舉措、新要求。面對新的挑戰，檔案管理者要積極應對，逐步掌握先進的信息管理技術。而加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是提高檔案系統整體功能的技術基礎和重要手段。

關鍵詞：檔案信息；信息自動化系統；系統管理與建設；數據庫

長期以來，檔案管理工作因管理手段比較落后而一直困擾著管理者，各類檔案的打印、整理、裝訂和歸檔需要花費大量的人力、物力和財力。隨著計算機技術、信息技術和網絡水平的不斷提高，帶動了信息的廣泛交流，許多單位對辦公自動化的需求也由以往的單一型、簡單化向全方位、信息交換型發展。為達到這一目的，需通過檔案信息自動化系統的建設將大量分散、孤立的信息歸納成有機、有序的信息，從而提高檔案信息自動化的管理水平。

檔案信息自動化系統是一項需要運用多種學科知識，多專業配合，多部門協作，多環節配套的復雜系統工程。檔案信息自動化系統建設也并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程。對此過程的各個環節進行深入的分析、研究，并深入探討對系統的協調組織、加強管理和科學決策是十分必要的，這樣才能規劃和搭建好檔案管理的自動化之路。

建設檔案信息自動化系統管理要不斷的開發、應用先進技術，充分掌握系統的綜合性與統一性，這需要我們做到以下幾點。

1 提高檔案管理的標準化、規范化水平

目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化管理比較滯后，應用軟件繁多，這影響了系統整體水平的提高。檔案信息自動化的內容應包括檔案工作的各個環節，其中最重要的是檔案業務要規范、標準要健全并做到真正的實施。檔案的標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設就必須抓好它們，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2 提高系統的整體水平

根據系統論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應該是整個系統，組成系統縱向和橫向的各個節點都要達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮系統的整體優勢，提高系統的綜合能力。若系統中的部分節點或一個重要節點的障礙，都可能使系統的運行受阻，導致整體性能下降。但要求每個節點的裝備水平和應用能力處于同一條水平線上是不現實的，需要逐步協調與發展。

3 有重點、有針對性地抓好數據庫建設

目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步驟的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。我們可以給數據庫作這樣的解釋：數據庫是按照數據結構來組織、存儲和管理數據的倉庫。在經濟管理的日常工作中，常常需要把某些相關的數據放進這樣的“倉庫”，并根據管理的需要進行相應的處理。例如，企業或事業單位的人事部門常常要把本單位職工的基本情況（如職工號、姓名、年齡、性別、籍貫、工資、簡歷等）存放在表中，這張表就可以看成是一個數據庫。有了這個“數據倉庫”就可以根據需要隨時查詢某職工的基本情況，也可以查詢工資在某個范圍內的職工人數等信息。這些工作若都能在計算機上自動進行，那么人事信息管理就可以達到很高的水平。此外，在財務、生產等管理中也需要建立數據庫，使其可以利用計算機實現財務、生產等的自動化管理。

可見，數據庫是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用，建立數據庫系統是一項長期的、復雜的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。建設數據庫需要我們做到高度重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合。面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一數據庫向系統庫發展。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡的連接形成開放的分步式數據庫群，必將使檔案信息自動化系統的使用效率大大提高。

4 慎重選擇應用技術

信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征。目前，對檔案信息自動化系統建設影響最大的技術是計算機、工作站、服務器性能的提高、網絡技術的日趨成熟、數據庫技術及應用軟件開發工具的發展。在信息技術發展日新月異的環境下，選擇好檔案信息自動化系統的應用技術是十分重要和關鍵的。應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，當然應用技術的選擇要符合實際情況。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現實的需求與條件又往往不相匹配，宏觀監測需要的信息量和使用頻率同微觀經濟需求有很大差別，因此不斷發生買了設備不能充分利用，建了網絡而傳輸量很少的狀況。所以，一定要實事求是地分析現狀，再進行每一項具體的決策。

5 根據實際情況改進管理體制

集中統一是信息自動化這一高新技術系統所必需的方式。人機結合是自動化系統的建設方向，也就是為檔案業務人員直接使用計算機開展工作，這也是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，故需積極解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不要各行其是，自建系統，從而造成信息分割和不必要資源浪費。建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的模式。但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力。

6 重視人才管理和培養

推進檔案信息自動化的關鍵是人才。加強培養教育，造就一大批復合型人才的重要性，已被廣泛關注。檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有計劃地組織人員進修、學習，掌握信息技術的新知識。在管理上，要研究如何增強計算機機構和人員的活力，例如引入競爭機制，對某些項目實行項目管理，在保證完成檔案建設的前提下，開展社會服務等。

7 科學民主決策

當前我國檔案工作改革和發展已進入整體推進與重點突破相結合的階段，如何把繁重的任務和推進現代化進程結合起來，正確領導和協調起著重要作用。因此，要求提高行政決策的科學性和決策過程的民主化，行政領導要與檔案業務、計算機專業技術、人事教育、后勤保障等部門共同研究，組織專家論證，從檔案改革的需求、傳輸技術的可行、人財物力的可能、社會經濟效益等多方面進行分析，集思廣議。要加強檔案信息自動化建設的協調工作，討論并提出系統建設中長期發展目標和指導方針，協調自動化系統建設中各有關工作，審定系統建設的階段目標、技術路線、標準規范、實施方案、投資規模、經費預算及重大立項和執行。為使重大問題在決策前得到充分論證，應設立專家咨詢組，這為提高行政決策水平建立了制度保證。

8 檔案數字化建設的步驟

建立檔案數據庫輸入文件級目錄。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。

采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。只有實行數字化，才能確保原件的永久保存。加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是數字檔案最主要的來源。

加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，要采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度做出統一的規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。

綜上所述，檔案信息自動化系統管理可改善檔案管理工作的效益，但檔案信息自動化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位，工作中要力求分步實施，突出重點，講求實效。只有實現檔案信息的自動化管理，才能沖破檔案信息使用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，從而實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為本單位和社會提供高效、優質的服務。

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作者簡介

喬芳（1977-），山東省煙臺人，山東省煙臺市芝罘區檔案局館員。