關(guān)于檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理的探討

摘 要：隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的飛速發(fā)展和信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，信息資源在人們的工作、學(xué)習(xí)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中不可或缺，與此同時(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)變得日益重要，這也是順應(yīng)社會(huì)潮流、適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。面對(duì)新的挑戰(zhàn)，檔案管理者要積極應(yīng)對(duì)，逐步掌握先進(jìn)的信息管理技術(shù)。而加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是提高檔案系統(tǒng)整體功能的技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。

關(guān)鍵詞：檔案信息；信息自動(dòng)化系統(tǒng)；系統(tǒng)管理與建設(shè)；數(shù)據(jù)庫(kù)

長(zhǎng)期以來，檔案管理工作因管理手段比較落后而一直困擾著管理者，各類檔案的打印、整理、裝訂和歸檔需要花費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)水平的不斷提高，帶動(dòng)了信息的廣泛交流，許多單位對(duì)辦公自動(dòng)化的需求也由以往的單一型、簡(jiǎn)單化向全方位、信息交換型發(fā)展。為達(dá)到這一目的，需通過檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)將大量分散、孤立的信息歸納成有機(jī)、有序的信息，從而提高檔案信息自動(dòng)化的管理水平。

檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識(shí)，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)也并非一蹴而就，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。對(duì)此過程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析、研究，并深入探討對(duì)系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、加強(qiáng)管理和科學(xué)決策是十分必要的，這樣才能規(guī)劃和搭建好檔案管理的自動(dòng)化之路。

建設(shè)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理要不斷的開發(fā)、應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，充分掌握系統(tǒng)的綜合性與統(tǒng)一性，這需要我們做到以下幾點(diǎn)。

1 提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理比較滯后，應(yīng)用軟件繁多，這影響了系統(tǒng)整體水平的提高。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)容應(yīng)包括檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，其中最重要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)要健全并做到真正的實(shí)施。檔案的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)就必須抓好它們，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2 提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)該是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都要達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮系統(tǒng)的整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。若系統(tǒng)中的部分節(jié)點(diǎn)或一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能使系統(tǒng)的運(yùn)行受阻，導(dǎo)致整體性能下降。但要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力處于同一條水平線上是不現(xiàn)實(shí)的，需要逐步協(xié)調(diào)與發(fā)展。

3 有重點(diǎn)、有針對(duì)性地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步驟的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。我們可以給數(shù)據(jù)庫(kù)作這樣的解釋：數(shù)據(jù)庫(kù)是按照數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來組織、存儲(chǔ)和管理數(shù)據(jù)的倉(cāng)庫(kù)。在經(jīng)濟(jì)管理的日常工作中，常常需要把某些相關(guān)的數(shù)據(jù)放進(jìn)這樣的“倉(cāng)庫(kù)”，并根據(jù)管理的需要進(jìn)行相應(yīng)的處理。例如，企業(yè)或事業(yè)單位的人事部門常常要把本單位職工的基本情況（如職工號(hào)、姓名、年齡、性別、籍貫、工資、簡(jiǎn)歷等）存放在表中，這張表就可以看成是一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。有了這個(gè)“數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)”就可以根據(jù)需要隨時(shí)查詢某職工的基本情況，也可以查詢工資在某個(gè)范圍內(nèi)的職工人數(shù)等信息。這些工作若都能在計(jì)算機(jī)上自動(dòng)進(jìn)行，那么人事信息管理就可以達(dá)到很高的水平。此外，在財(cái)務(wù)、生產(chǎn)等管理中也需要建立數(shù)據(jù)庫(kù)，使其可以利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、生產(chǎn)等的自動(dòng)化管理。

可見，數(shù)據(jù)庫(kù)是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用，建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、復(fù)雜的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)需要我們做到高度重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合。面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一數(shù)據(jù)庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目錄庫(kù)建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)的連接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，必將使檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的使用效率大大提高。

4 慎重選擇應(yīng)用技術(shù)

信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。目前，對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)影響最大的技術(shù)是計(jì)算機(jī)、工作站、服務(wù)器性能的提高、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日趨成熟、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)及應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的環(huán)境下，選擇好檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用技術(shù)是十分重要和關(guān)鍵的。應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)，使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，當(dāng)然應(yīng)用技術(shù)的選擇要符合實(shí)際情況。檔案部門對(duì)先進(jìn)技術(shù)的潛在需求很大，但現(xiàn)實(shí)的需求與條件又往往不相匹配，宏觀監(jiān)測(cè)需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟(jì)需求有很大差別，因此不斷發(fā)生買了設(shè)備不能充分利用，建了網(wǎng)絡(luò)而傳輸量很少的狀況。所以，一定要實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀，再進(jìn)行每一項(xiàng)具體的決策。

5 根據(jù)實(shí)際情況改進(jìn)管理體制

集中統(tǒng)一是信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)所必需的方式。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方向，也就是為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用計(jì)算機(jī)開展工作，這也是研究自動(dòng)化系統(tǒng)管理時(shí)必須考慮的原則之一。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，故需積極解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不要各行其是，自建系統(tǒng)，從而造成信息分割和不必要資源浪費(fèi)。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式。但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強(qiáng)的管理能力和技術(shù)能力。

6 重視人才管理和培養(yǎng)

推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響自動(dòng)化水平的提高。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個(gè)重要課題，要有計(jì)劃地組織人員進(jìn)修、學(xué)習(xí)，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)。在管理上，要研究如何增強(qiáng)計(jì)算機(jī)機(jī)構(gòu)和人員的活力，例如引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，對(duì)某些項(xiàng)目實(shí)行項(xiàng)目管理，在保證完成檔案建設(shè)的前提下，開展社會(huì)服務(wù)等。

7 科學(xué)民主決策

當(dāng)前我國(guó)檔案工作改革和發(fā)展已進(jìn)入整體推進(jìn)與重點(diǎn)突破相結(jié)合的階段，如何把繁重的任務(wù)和推進(jìn)現(xiàn)代化進(jìn)程結(jié)合起來，正確領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)起著重要作用。因此，要求提高行政決策的科學(xué)性和決策過程的民主化，行政領(lǐng)導(dǎo)要與檔案業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)、人事教育、后勤保障等部門共同研究，組織專家論證，從檔案改革的需求、傳輸技術(shù)的可行、人財(cái)物力的可能、社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益等多方面進(jìn)行分析，集思廣議。要加強(qiáng)檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的協(xié)調(diào)工作，討論并提出系統(tǒng)建設(shè)中長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)和指導(dǎo)方針，協(xié)調(diào)自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)中各有關(guān)工作，審定系統(tǒng)建設(shè)的階段目標(biāo)、技術(shù)路線、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、實(shí)施方案、投資規(guī)模、經(jīng)費(fèi)預(yù)算及重大立項(xiàng)和執(zhí)行。為使重大問題在決策前得到充分論證，應(yīng)設(shè)立專家咨詢組，這為提高行政決策水平建立了制度保證。

8 檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟

建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)輸入文件級(jí)目錄。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。

采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。只有實(shí)行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是數(shù)字檔案最主要的來源。

加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因，電子文件所依賴的軟硬件平臺(tái)不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)造成困難。對(duì)此，要采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長(zhǎng)度做出統(tǒng)一的規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性和有效性。

綜上所述，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理可改善檔案管理工作的效益，但檔案信息自動(dòng)化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位，工作中要力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化管理，才能沖破檔案信息使用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為本單位和社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介

喬芳（1977-），山東省煙臺(tái)人，山東省煙臺(tái)市芝罘區(qū)檔案局館員。