淺談“互聯網+”下的檔案管理現代化

劉洋

隨著新一代信息技術的發展，信息技術特別是互聯網的創新成果不斷地融合于社會經濟發展的各個領域，傳統的檔案管理模式、手段正在逐步被網絡化、信息化的管理模式、手段所取代，這就需要我們不斷用創新的互聯網思維來逐漸轉變傳統的檔案管理思維。

1 更新觀念，轉變思維，樹立檔案管理現代化理念

首先，要用互聯網思維更新傳統檔案管理思維。在過去很長一段時間里，由于長期傳統環境下工作所形成的思維和方法上的定式，檔案工作者在思想觀念上難以將現代化管理引入到檔案工作中。近幾年，信息技術特別是互聯網的迅速發展和對社會生活的巨大影響，已經讓檔案工作者認識到計算機、網絡等已成為檔案管理工作不可缺少的技術和工具之一。只有不斷解放思想，更新觀念，實現檔案管理思想的現代化、互聯化，才能抓住機遇，開拓進取，以開放的視角，積極尋求檔案工作的生長點，在較高層面上來籌劃檔案管理的現代化建設方略。

其次，要積極引入現代化檔案管理新方法和新手段。檔案管理工作現代化，不能簡單地理解為安裝軟件、信息錄入，它應該是一項系統工程，包含檔案的整理、著錄標引、數據輸入和為它們服務的分類法、詞表等檔案管理工作現代化的一系列基礎工作。檔案原件是信息資源，檔案管理信息化不能只停留在目錄檢索這種初步的不充分的信息開發階段，而應更深入地發掘檔案信息資源，變被動等待檢索利用為主動提供各類信息服務，這就提高了開發檔案的檔次。同時，在市場經濟條件下社會的需求與承認也正在促進檔案事業的發展，充分開發檔案信息資源變得越來越重要。這就要求我們檔案工作者積極探索行之有效的規范化的科學管理模式，改變封閉型的管理方式為開放型的管理方式，使檔案服務由內向型轉為外向型，直接面向公眾和社會的需求。

再者，要不斷深入挖掘檔案館藏資源。檔案資源的現代化是檔案管理現代化的基礎，數據庫的建立則是檔案資源現代化的標志。因此，檔案部門要把建設數據庫作為信息建設的基礎工程和核心任務來抓。現行檔案館的館藏檔案多以紙質、音像、聲像材料為主要載體，電子文件和數字信息非常少，勢必影響到數字檔案館信息的傳輸和信息的提供利用，造成信息停滯和利用需求的阻斷。因此，加快檔案館原始信息的數字化轉換進程和電子文件的積累，保證可傳輸數字信息的數量，并不斷補充、更新和完善是檔案工作滿足社會需求、保持旺盛生命力的必不可少的一環。

2 整合資源，注重應用，推動檔案管理信息化進程

一是建立“需求—開發—利用”的科學開發機制。首先，要立足自身資源，增加傳統的編研力度，建立特色數據庫，開展定向專題信息服務。其次，信息資源開發應充分分析并滿足用戶需求，檔案信息資源開發反映出檔案信息由保管向利用的一種高層次轉化，這將是一項以實現檔案價值為目的的信息服務工作，因此必須要處理好“需求”、“開發”、“利用”三者之間的關系。

二是把電子文件歸檔工作作為檔案管理的重中之重。當前，檔案數字化相關技術標準尚不完善，在此情況下大量開展數字化工作存在風險，有可能影響到今后的數字信息資源整合與共享。另外，盡早開展電子文件歸檔管理工作，有利于檔案工作與電子政務盡早接軌，為機關單位提供有效服務的同時，又能抓住機遇依托電子政務平臺推進檔案信息化的進程。

三是有效整合檔案信息資源，實現檔案管理的信息共享。合理整合檔案信息資源是充分發揮信息利用價值的有效途徑之一，也是深化檔案信息資源開發工作的必須。檔案信息化建設作為一項新興事業，并無多少經驗可循，理論指導又一向滯后于實踐，這就使得很多檔案部門在信息資源開發時難免各自為政，缺乏溝通，出現信息資源開發“孤島”現象。

3 加強內控，完善網絡，提高檔案管理信息安全水平

檔案管理信息安全涉及硬件、軟件、信息、人員、物理環境、人文環境等多個方面，安全保密是做好檔案信息管理工作的最大課題，必須從信息保密、運行環境、規章制度等幾方面不斷加強管理。

一是維護網上檔案信息的保密性，加強內部管理體制的建設。開放性是網絡的固有特性，這一掙陛與檔案文件的保密性特性相背離。據安全專家對歷史上的電子入侵案例進行 分析后，結論卻是大多數入侵手段非常一般，內部管理的松懈幫了黑客的大忙，再厲害的黑客要實施攻擊，必須在現有信息系統上找到突破口，而這些漏洞往往來源于內部人員的失誤，管理上的疏忽。對絕大多數黑客來講，如果沒有一個落腳點，一個信息系統是難以入侵的。

二是關注計算機病毒的新變化，保證安全高效的信息化環境。當檔案管理信息系統擴展到局域網甚至 互聯網時，計算機病毒成為不可回避的危害，而且新型病毒具有許多網絡 時代的新特征。檔案工作者應當時刻注意新的技術變化，制定針對性策略，并從管理制度、技術監督、后備保護、應急措施等多方面綜合防范。

三是加強網絡訪問的權限管理，完善服務器審計制度。檔案管理信息系統必須明確管理和應用的操作界面，制定不同層次訪問者的存取信息的權限策略，是系統安全的一個基礎。特別要重視應用服務器的日志審計。無數事實證明，一個網絡化信息系統要完全避免越權操作是很困難的，但做好審計對及時發現問題，亡羊補牢非常有益。

要全面提升檔案數據庫系統的安全水平是一個艱難的過程，涉及方面很多，需要管理部門投入大量的人力物力。安全與技術只有與安全管理，安全法規和相關人員的安全意識建設結合起來，共同構筑起完善的網絡安全防護體系，才能發揮其現實。

參考文獻

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