我國事業單位人事檔案管理存在問題及對策

徐彬

摘 要：我國近些年來在人事制度改革方面做出了較大努力，目的是提高我國事業單位的工作效率與質量。人事檔案的管理對于事業單位的發展具有非常重要的意義，能夠幫助其管理者充分了解其事業單位的人才信息，提高其人力資源的整體水平。本文主要就我國事業單位人事檔案管理中存在的問題進行了簡單分析，并提出了相關的解決對策。

關鍵詞：事業單位；人事檔案管理；人力資源

人事檔案能夠直接反應人事部門的人才信息，具體到單位各部門人才的工作狀況以及個人經歷等情況。如何合理管理事業單位的人事檔案，正確利用其人事檔案來管理其人才是當今時代下個事業單位應該考慮的事情。由此可見，研究我國事業單位人事檔案管理存在問題及對策具有重要意義。

1 我國事業單位人事檔案管理存在的問題分析

1.1 沒有意識到人事檔案管理的重要性

目前，我國多數的事業單位都沒有意識到人事檔案的管理工作的重要性，而將其工作重心放在其余方面，這就使得大部分事業單位的工作業績不夠高。多數員工都對檔案管理工作認識不足，在進行檔案管理時只是停留在表面工作，而沒有使其人事檔案發揮其應有的作用。由此可見，現今我國事業單位的多數人員都沒有意識到對其事業檔案管理的重要性，使得其事業檔案只是用于檢查，無法真正為管理人員提供便利。

1.2 事業單位的管理水平不夠高

我國近些年來正在逐步推進人事制度改革，因此，原有的管理人員以及其余工作人員在職位分配方面有較大的變化，這就對各事業單位的人事檔案管理工作提出了新的、更高的要求。但是，由于我國現今事業單位的檔案管理受傳統的管理觀念和方法的影響較大，使得現有管理水平不能滿足實際人事檔案管理工作的實際需求。此外，現今從事人事檔案管理工作的大多數工作人員都沒有經過專業的培訓，對具體的檔案管理細則不夠了解，所整理的人事檔案并不能為管理人員可靠的參考依據，嚴重影響了事業單位的整個檔案管理水平，甚至其整體效益。

1.3 人事檔案管理的形式不夠規范

人事管理的相關材料據規定需使用16開的辦公用紙，而其余規格的紙不經加工就用于材料制作是極其不規范的。但是，我國近些年來許多事業單位在進行其人事材料整理時用的是A4紙或者是其他規格的紙，這給報表打印帶來了較大的困難，使得正式排版出來的報表不夠完整、美觀。而這種不規范的人事檔案材料制作使得其檔案管理缺乏規范性，不利于各事業單位的發展。

1.4 人事管理沒有充分利用到高科技手段

21世紀是個信息化時代，我國甚至是全世界的信息化技術都到達了一定的高度，因此，信息化技術走進了各個領域。但是，在事業單位的人事管理方面還沒有得到充分的利用，這直接影響到了人事檔案管理的效率。尤其是在進行人事檔案管理時需要把事業單位幾乎所有員工的基本信息都進行統計，之后還可能進行調用以及檢索等工作，而這些工作用計算機遠比人工統計要快的多，并且統計結果較為可信。而多數事業單位即使運用到了信息化技術，但并沒有充分運用，這就使得其人事檔案管理的效率差、效益低。

2 人事檔案管理的相關對策探討

2.1 改變對人事檔案管理的原有認識

人事檔案管理工作對各事業單位來說是非常重要的，但是多數事業單位的工作人員，尤其是領導人員都沒有意識到其重要性，這嚴重影響了其事業單位領導人員管理工作的工作效率，降低了其單位的整體效益。為了改善這種狀況，各單位各階層的工作人員都應該意識到人事檔案管理的重要性，在原有的檔案管理基礎上做出改進，充分配合人事檔案管理工作。特別是個單位的領導應該將其一部分工作重心轉移到人事檔案管理工作中，定期進行人事檔案管理工作與考核，保證人事檔案管理的有效性，以此來提高人事單位的工作效益，增強其凝聚力，更好的為人民服務。

2.2 提高個事業單位的整體人事檔案管理水平

事業單位的檔案管理是其眾多工作中非常重要的一部分，要想保證其整體效益就應該盡力提高其人事檔案管理水平。首先，各領導人員應該注意使工作人員充分認識到其工作的意義，意識到人事檔案管理工作的重要性，以此來保證各工作人員在其工作中能夠恪盡職守，為其單位貢獻自身的力量。其次，人事檔案管理人員是整個管理工作的操作者，其整體素質直接決定人事檔案管理的水平。因此，各事業單位應該注意保證管理人員的整體素質，具體可以通過在對其進行招聘時嚴格要求、對現有管理人員定期進行培訓等等，以此來保證管理人員的整體素質能滿足實際人事檔案管理工作的需求。最后，各領導人員應該樹立認真工作的良好榜樣，以此來保證管理人員的工作積極性。當然，還應該設立嚴格的獎懲制度，以此來提高員工的創造性以及積極性。

2.3 建立切實可行的管理制度

沒有規矩，不成方圓。人事檔案管理工作涉及到的程序較多，相關的管理人員也比較多。因此，在進行人事檔案管理時應該注意建立切實可行的規章制度，以使得相關管理人員能夠有規可依。當然，在進行規章制度的制定時可以參考一些較為成功的管理制度，但是一定要結合其事業單位的具體情況，保證其規章制度能夠適應其事業單位。特別是在人事檔案管理相關材料方面需要作出嚴格的規定，盡可能禁止使用16開以外的未經處理的紙打印人事檔案管理材料，以保證其材料的準確性，使其更好的為領導人員管理其單位服務。此外，制度制定完成后還應該嚴格實行，對各階層工作人員都嚴格要求，保證制度實施的有效性。最后，在制度的實行過程中還應該隨時聽取工作人員的意見與建議，并經過各階層員工商議之后再在原有的制度之上做出改進。

2.4 盡可能的將信息化技術應用于人事檔案管理中

信息化技術是當今飛速發展的技術，其出現為各行各業都帶來了福音。因此，在事業單位的人事檔案管理中，信息化技術也應該得到充分的應用。各事業單位的領導人應該充分考慮到各事業單位的實際情況，盡可能的將科學技術應用于其檔案管理工作中，使信息化技術最大限度的發揮其作用。事業單位是服務人民的單位，其發展對我國的社會主義建設具有極其重要的意義。實現事業單位人事檔案管理的信息化是時代發展的必要趨勢，也是各事業單位增強其整體效益的最快方法。因此，新時期各事業單位的領導人員應該注意盡可能的實現其人事檔案管理的信息化，以此來保證其人事檔案管理工作的有效性，為各事業單位的領導人員在進行其事業單位人力資源管理時提供便利。

3 小結

事業單位的工作效益直接影響我國的社會主義建設的進度，要想保證各事業單位的工作效益就應該提高其管理水平。而各事業單位工作人員的管理需要依賴其人事檔案管理材料，各事業單位應該通過加強其人事檔案管理工作來保證其人事檔案管理材料的有效性，以此來提高其管理水平。本文主要就我國事業單位人事檔案管理中存在的問題進行了簡單分析，并提出了相關的解決對策，希望對各事業單位有所啟發。

參考文獻

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