檔案管理現代化建設探析

摘 要：隨著現代科技和信息技術的不斷發展，人們的生活和工作效率大大提高。檔案管理工作在這種趨勢下，實現檔案管理現代化，是時代和社會發展的必然要求。本文首先闡述檔案管理現代化建設的必要性，分析我國檔案管理現代化建設存在的主要問題，并提出相應的解決辦法和對策，以期加快我國檔案管理現代化建設速度，使得檔案管理工作的效率和質量得到有效提高，為國家和社會維持正常管理秩序和服務提供重要保障。

關鍵詞：檔案管理；現代化建設；問題；對策

檔案管理是保證我國相關部門正常運行、確保社會服務落實到位的重要環節。傳統的檔案管理主要以紙張信息載體，雖然能夠提供實體化信息檔案，但是其具有收集整理難度較大、查詢和調用步驟繁瑣且極易出現檔案的遺失和損壞等缺點，對于檔案管理工作效率的提高和質量的保證具有相當的負面影響。實現檔案管理的現代化，能夠有效解決傳統管理辦法存在的問題。從當前我國檔案管理現代化建設情況來看，仍存在著現代化建設意識不強、設施不夠完善、建設過程缺乏有效規劃以及專業人才的匱乏等問題。應當針對當前存在的問題采取針對性的辦法和對策，才能確保檔案管理現代化建設能夠有效開展，早日實現其現代化和高效化。

1 檔案管理現代化建設的必要性

隨著我國社會的飛速發展，檔案的數量成飛速增長的狀態。運用傳統的檔案管理辦法，不僅檔案保管難度較大，且極易出現多種問題，造成管理效率的低下。同時，隨著現代科技的不斷發展，檔案的載體和記錄方式成多樣化發展，傳統的檔案管理方式無法實現對新型檔案的有效管理，如膠卷、磁盤、錄像帶、錄音帶等檔案存儲載體必須運用現代化設備和管理辦法才能實現其有效管理[1]。此外，隨著檔案工作在社會運行當中發揮的效用越來越大，提高其工作效率，滿足社會和時代發展，也是其現代化建設和發展的必然要求。

2 檔案管理現代化建設存在的問題

2.1檔案管理現代化的意識不強

從當前我國許多檔案管理部門的現代化建設進程來看，許多仍然停留在觀望和研究的狀態，對于檔案管理現代化建設的認識十分有限，相關意識仍不強[2]。許多單位仍然固守傳統的管理辦法，不愿意進行改變。認為檔案管理現代化仍較遙遠，當前的管理模式和管理辦法足夠應付現有的需求。同時，因檔案管理現代化需要投入大量的資金和人力物力，為節約資金和資源，許多單位故意忽視檔案管理現代化相關準備和落實工作。

2.2檔案管理現代化建設設施不完善

檔案管理現代化建設需要保證良好的基礎設施建設，才能夠保證其現代化過程擁有基礎的設備支持。然而，許多單位的檔案管理空間較為狹小，無法容納新購置的現代化設備。同時，許多單位雖然已經運用到計算機和網絡開展相關工作，卻并未實際運用到檔案管理上。檔案管理現代化建設所需的軟件和硬件不到位，導致現代化建設無法有效開展。檔案管理設施現代化水平不高，也就造成檔案廣泛開發可利用得不到有效實施[3]。

2.3檔案管理現代化建設缺乏有效規劃

就目前許多檔案管理單位的現代化建設情況來看，在得到上級的現代化建設要求之后，并沒有制定統一的實施規范和有效規劃，現代化建設過程多為自主開展，獨立完成，建設成果較差。在檔案管理軟件的購置上，各自選擇相應的軟件，無法保證其與其他單位良好的兼容性，且安全性和實用性往往較差，無法保證高效高質的工作效果。同時，在網絡設施建設上，網絡間的聯結和網絡安全都無法得到有效保證，檔案的安全性存在較大的隱患。

2.4檔案管理現代化專業人才較匱乏

與傳統管理模式下的檔案管理工作方式不同，現代化的檔案管理需要管理人員在具備基礎性的檔案管理知識之外，還能夠熟練掌握計算機技術和管理知識，才能確保最佳的工作效果。然而，目前許多檔案管理單位的管理人員并非專業的檔案學專業出身，對于檔案管理專業知識的掌握程度較低[4]。同時，在計算機技術和管理上的知識也較為匱乏，無法保證檔案管理工作的效率和質量。相關培訓的缺失，使得管理人員的知識儲備和技術水平得不到及時更新。

3.檔案管理現代化建設問題的對策

3.1提高對檔案管理現代化的認識

為實現檔案管理現代化，首先應當實現的即提高檔案管理部門對于現代化建設的認識水平。應改變其傳統的檔案管理觀念，使得其對于檔案管理現代化建設的重要性和必要性有深刻認識，并能夠意識到當前形勢下現代化建設的緊迫性。在此基礎上，加強對于檔案管理現代化建設的投入，提高基礎設施建設水平和檔案管理人員的綜合素質水平。同時，提高自身的服務意識，使得檔案管理工作能夠積極地參與到對于社會發展和國家建設的服務隊伍當中[5]。

3.2加強檔案管理基礎設施建設

加強檔案管理現代化建設的基礎設施建設。首先，加大資金投入，確保基礎設施建設擁有充足的資金保障。應當提高檔案管理部門的網絡建設，確保網絡有效聯結和網絡的安全性[6]。同時，購置穩定性較強且兼容性、安全性較高的檔案管理軟件，購置相關的基礎設備，如計算機、打印機、掃描儀和安全監控器、除塵器等。此外，還應當引進先進的現代化技術，如互聯網技術、數據庫技術和縮微技術等，全面實現檔案管理基礎設施建設水平的提高。

3.3加強檔案管理現代化建設的組織規劃

檔案管理現代化建設需要在統籌規劃和有效的組織之下，才能確保建設過程的科學性、有序性和高效性。檔案管理部門應當明確現代化建設人員的責任和義務，使其能夠確?，F代化建設過程的有效性和高效性。同時，制定相應的現代化建設實施計劃，使得基礎設施設備、軟件硬件的購置和專業人才的引進和培訓等都能夠擁有明確的實施計劃。此外，應當保證其他部門在過程中的有效配合，使得檔案管理現代化建設過程能夠在群策群力當中有效開展和推進。

3.4加強檔案管理人才隊伍建設

重視檔案管理人才隊伍的建設，確保檔案管理人員擁有較高的綜合素質。首先，開展常規性的專業知識培訓，讓管理人員通過定期培訓來更新其檔案管理的理念和方法。同時，制定相應的激勵機制，使得檔案管理人員能夠自發而主動地進行自我學習和自我提升。同時，加強思想政治教育，使得管理人員的職業素養和道德水準能夠得到有效提高，擁有崇高的個人追求。此外，針對現代化建設，加強對其信息素質的教育，提高其對于信息技術的掌握和運用能力。

4 結語

社會在不斷發展，科技也在不斷進步，只有確保檔案管理的現代化建設，才能保證其能夠跟上時代和社會發展的腳步，實現其較高的社會價值。針對當前我國檔案管理現代化建設面臨的問題，應采取針對性的辦法和措施，提高對檔案管理現代化的認識，加強檔案管理基礎設施建設，加強檔案管理現代化建設的組織規劃，并加強檔案管理人才隊伍建設。只有這樣，才能保證檔案管理的現代化建設既擁有觀念和意志保障，又擁有足夠的人才和基礎設施保障，確保其現代化建設進程不斷加快，質量和效率也擁有足夠保證。

參考文獻

[1]高峰.檔案管理信息化建設中的相關問題探討[J].黑龍江史志.2015（08）

[2]曲曉琳.檔案管理現代化標準研究[J].科技創新與應用.2012（17）

[3]徐桂香.加強現代化檔案管理工作[J].黑龍江科技信息.2011（20）

[4]牛麗.論檔案管理現代化建設[J].城建檔案.2012（06）

[5]趙麗華.檔案管理現代化探索[J].產業與科技論壇.2013（08）

[6]劉娜.有關檔案管理現代化的思考[J].科技創新與應用.2012（24）

作者簡介

楊沅瑩（1982—），女，河北省石家莊市人，工作單位：國家新聞出版廣電總局七二三臺，職務：辦公室副主任，研究方向：檔案管理。