加強醫院設備檔案規范化管理的研究

李碧玉

摘 要：醫院設備檔案在醫院管理、醫療以及科研教學等方面都起著關鍵的作用，文文首先系統的分析了現階段醫院設備檔案管理的現狀，在此基礎上對加強醫院設備檔案規范化管理提出了幾點建議，通過合理的措施來促進醫院設備檔案的規范化管理是非常必要的。

關鍵詞：醫院設備檔案；規劃化；管理

1 引言

醫療行業的一個明顯的特點就是其具有的科技含量很高，特別是對于那些二級甲等以上的醫院，其必須要配備大量先進醫療設備，這些先進的醫療設備在診斷及治療各類疾病、進行有關科研試驗中都起到了極為關鍵的作用。建立規范化的醫院設備檔案有助于最大程度發揮醫療設備在各方面的作用，可以從一定程度上提高醫院的硬件水平和經濟效益，使臨床服務變得更為及時有效[1]。因此，研究如何加強醫院設備檔案規范化管理是非常有必要的。

2 醫院設備檔案管理的現狀分析

2.1 對醫院設備檔案管理工作的認識不足

醫院設備檔案工作有助于醫療設備的各項管理工作的順利展開，同時，科學的運用醫療設備檔案信息資源可以使醫院獲得更大的經濟效益和社會效益[2]。雖然有關部門一直大力宣傳醫院設備檔案管理工作的意義和作用，但是，醫院設備管理部門由于各方面原因（經費、人員、設施等）[3]仍未對設備檔案管理工作提起足夠的重視，實際工作中設備檔案管理工作可有可無的問題仍然嚴重。

2.2 尚未建立健全的設備檔案管理機構

有些醫院一直采用的管理方式使得針對同一家單位可能會存在多個部門對設備檔案進行管理，這使得管理工作中職責不明現象較為嚴重。有些醫院尚未建立一套完善的設備檔案管理標準，檔案管理工作大都按照自身的理解及經驗進行，一些本來應該納入管理的檔案有時會被遺漏。現階段大多醫院采用的設備檔案管理方式主要可歸納為兩類[4]：一種是醫院設備科負責設備檔案管理工作。這種設備檔案管理方式沒有制定明確的保管期限；另一種是綜合檔案室負責設備檔案管理，這種管理方式的缺點也比較明顯，較為突出的一點是內容收集不全。

2.3 沒有明確的保管期限

目前設備檔案的保管期限大都按照該設備的規定使用壽命來確定[5]，但從根本上講這種方法是不科學的。現代技術的日新月異加快了醫療設備的更新換代速度，同時，各類醫療設備的使用壽命不盡相同。醫療設備幾年后就有可能面臨淘汰，設備淘汰后與設備有關的檔案材料中的一些也就沒有繼續保存的意義了，但是設備檔案中有關該設備的購置、使用、報廢等的一些材料還具有一定的科研、決策等參考價值，所以，將設備的壽命作為設備檔案的保管期限是不夠科學的。

2.4 設備檔案管理人員素質參差不齊

現階段，設備檔案管理部門中檔案專業出身的工作人員數量較少，沒有形成合理的知識結構，同時，從事設備檔案管理工作的人員普遍學歷偏低，缺乏現代的檔案管理知識，有些人員的專業素質已經無法滿足現階段設備檔案管理工作的要求，嚴重影響了設備檔案管理水平。

3 加強醫院設備檔案規范化管理的措施

3.1 完善管理機構配置

實現對設備檔案規范化管理應首先對機構配置進行完善，筆者認為應成立由分管院長為領導的設備檔案管理小組，制定符合實際的醫院、科室、操作人員三級設備檔案管理模式，應定期組織召開會議，對設備檔案工作目標進行明確，對醫院設備檔案管理制定進行合理修訂和完善。

3.2 堅持“集中統一管理”的原則

醫療設備檔案具有很強的特殊性，有關醫療設備的檔案材料很多，并且這些材料通常要有較長的歸檔時間，以一臺大型的醫療設備為例，這類醫療設備的論證過程、購置環節、安裝過程以及日后的使用維修和報廢都會產生大量相關材料，這些過程將延續很長的時間；醫療設備檔案的另一個特點是多樣性，有些醫療設備是國產的，而有些醫療設備是進口的，這使得設備檔案材料會涉及到多種文字語言，另外，設備檔案材料包括照片、錄像帶、錄音帶以及紙質材料等多種類型；三是設備檔案材料使用頻率較為頻繁，同時會涉及到多個科室。鑒于以上這些方面，對設備檔案進行集中統一管理是非常必要的，否則容易出現影響設備檔案完整性的丟失、破損現象。

3.3 明確設備檔案的歸檔范圍

相關規定要求對于價格在1000元以上的醫療設備都應建立完善的設備檔案，并對檔案進行規范管理。設備檔案的歸檔范圍極為重要，對于應建立檔案的設備，在該設備的購買、安裝、調試、使用、維修以及報廢等環節中形成的具有一定保存價值的文字材料、圖表材料以及音頻視頻材料都應該進行歸檔保存。設備購買過程中一般會形成以下檔案材料：政府采購計劃報批表、論證報告表、申購單、購銷合同、醫療儀器生產許可證、協議書、發票復印件、設備裝箱單、設備運輸單據等多種。當購買的設備享受國家免稅政策時還應包括海關免稅證明、報關單、外貿合同、商檢報告等材料。設備使用過程中形成的檔案材料通常包括操作規程、設備的使用及維修情況記錄、使用率和完好率記錄以及設備每年所創造的經濟效益等資料。

3.4 完善設備檔案的存儲及借閱制度

應及時對歸檔的設備檔案進行登記造冊，這樣有利于設備檔案的存儲和借閱。當設備檔案需要外借時應嚴格按照相關制度進行，外借的檔案材料通常是復印件，如有關部門需要借閱設備檔案原件時，應嚴格限制其借離期限，并及時催還。移交到檔案室的設備技術檔案可將其復印件交由設備科的專職人員進行管理，對于那些要求存放在使用科室的資料也應使用檔案資料的復印件，這樣有利于保證原件的完整性，避免原件分散保管造成原件遺失。

3.5 合理運用現代信息技術

設備檔案管理的規范化離不開現代信息技術的支撐，利用現代信息技術可實現對設備檔案的主題、目錄等內容的科學管理，方便信息查閱工作，可從很大程度上提高設備檔案的管理效率。

3.6 將設備檔案管理工作納入考核制度

為了規范對醫院設備檔案管理工作，實際工作中可將有關部門的設備檔案管理工作作為醫院目標管理責任制的一部分，將該項工作的工作成果作為院部對科室考核的一項參考指標，將工作業績與設備檔案管理有關人員的職稱晉級、考評以及年終評優結果掛鉤。這樣有利于有關工作人員做好自己的本職工作，對于設備操作人員來說，應做好日常維護保養工作并及時記錄。設備工程技術人員則應做好設備的維修工作，并將每次的維修情況進行詳細記錄。各科室將自己可是的工作記錄每半年向設備科負責人上交一次，設備科將材料進行整理后交檔案室存檔保管。檔案室要做好設備檔案保管工作，對日常的保管借閱情況也應做好記錄備查。

4 結論

醫院有關部門加強對醫療設備檔案的管理有利于切實保證設備質量保證、提高醫院的經濟效益和社會效益。本文對醫院設備檔案規范化管理提出了幾點建議，包括完善管理機構配置、堅持“集中統一管理”的原則、明確設備檔案的歸檔范圍、完善設備檔案的存儲及借閱制度、合理運用現代信息技術以及將設備檔案管理工作納入考核制度幾個方面，望本文研究有利于醫院設備檔案管理的規范化進行。

參考文獻

[1]張魯閩. 醫療設備檔案在醫院管理中的作用[J]. 中國醫療設備，2009，05：84-86.

[2]章潔，史維新. 淺談當前醫療設備檔案管理的難點及對策[J]. 檔案與建設，2011，10：67-68.

[3]何彩平. 醫療設備檔案的建立與管理[J]. 中國醫學裝備，2011，12：58-60.

[4]周建學，楊繼慶. 探討醫療設備檔案的科學管理[J]. 中國醫學裝備，2011，12：69-71.

[5]朱學君. 醫院醫療設備檔案管理工作實踐與體會[J]. 現代醫院，2010，03：134-136.