淺析新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對策

俞雯

摘 要：隨著醫(yī)療改革的不斷深入，醫(yī)院檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，但在目前的工作中對檔案管理中還存在著很多的問題，不利于檔案的服務(wù)功能的發(fā)揮。本文主要分析了在新的形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題，提出了相應(yīng)的對策，以提高檔案管理工作的質(zhì)量，為我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；對策

1 檔案對醫(yī)院的重要意義

1、檔案推動(dòng)了醫(yī)院的發(fā)展

檔案是醫(yī)院的一種無形資產(chǎn)。醫(yī)院的發(fā)展主要依賴于管理、醫(yī)療等時(shí)間活動(dòng)的推動(dòng)，因此，在這些活動(dòng)中檔案能夠較為真實(shí)地記錄這些過程，為以后的工作提供必要參考。另外，醫(yī)院的檔案是前人在實(shí)踐工作中所形成的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，為醫(yī)院的發(fā)展提供了智力支持，促進(jìn)了醫(yī)院醫(yī)療水平和管理水平的提高。

2、檔案是重要的信息源

醫(yī)院的檔案真實(shí)記錄了以往發(fā)生的事件，讓過往成為了永恒，成為了人們研究事件規(guī)律的了重要依據(jù)。醫(yī)療工作者能夠根據(jù)檔案的文字、數(shù)據(jù)等資料了解過去的醫(yī)院的信息，能夠幫助他們對比當(dāng)今的現(xiàn)狀，推動(dòng)他們積極改善工作，提高醫(yī)療和管理水平，促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。

3、檔案是醫(yī)院管理者決策的重要依據(jù)

醫(yī)院的檔案通常涵蓋了醫(yī)院工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，并在傳承和積累中積聚了豐富的管理和醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)，醫(yī)院工作者要充分地利用檔案促進(jìn)工作的有效開展。在醫(yī)療方面，檔案記錄了各種疑難病以及治療方法，醫(yī)療人員可以根據(jù)檔案提高診療水平；在管理方面，檔案中也記錄了醫(yī)院管理中的重大事件以及解決措施，為當(dāng)前的管理者的決策提供了較為科學(xué)的參考，有助于其管理水平的提高。另外，醫(yī)院在制定長期的發(fā)展規(guī)劃時(shí)，必須以檔案為依據(jù)，在其真實(shí)信息的支持下，醫(yī)院才能有針對性的開展工作，促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展。

2 新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題

1、管理人員的素質(zhì)較低

目前，一些醫(yī)院的檔案管理人員都是非專業(yè)的檔案管理人員，醫(yī)院為了節(jié)省人力、物力，把很多非專業(yè)的管理人員安排到檔案管理中，而且這些人員把檔案管理工作當(dāng)成過渡性的工作，沒有打算長久地工作下去；還有的把一些退休的老同志安排在檔案管理崗位上。這樣就導(dǎo)致這一崗位上的人員流動(dòng)性很大，他們?nèi)狈I(yè)知識和責(zé)任心，阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。另外，一些管理人員的法律意識淡薄，使檔案的信息安全難以得到保障。

2、對檔案管理不夠重視

醫(yī)療工作一般是醫(yī)院工作的核心，而作為輔助項(xiàng)目的檔案管理則很少受到重視，尤其是管理者總是從當(dāng)前利益出發(fā)，認(rèn)識不到檔案對醫(yī)院長期發(fā)展的重要性，很少關(guān)注檔案管理工作，投入也很少，使得檔案的利用率極低，阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化。

3、管理不規(guī)范

在醫(yī)院的檔案管理工作中，所使用的標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)不能滿足醫(yī)院發(fā)展的要求。在實(shí)際工作中，檔案的分類歸檔的隨意性很大，甚至最基本內(nèi)容也不能清楚的界定，使得很多有價(jià)值的檔案被埋沒，不利于檔案的完整性。隨著我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作必須提高規(guī)范性，要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

4、管理制度不完善

目前，大多醫(yī)院缺乏對檔案管理工作的考核，沒有檔案管理制度，缺乏科學(xué)的管理程序和明確的責(zé)任劃分，這就導(dǎo)致了檔案管理者敷衍了事，收集檔案的積極性不高，降低了檔案的利用率。

5、管理水平較低

由于缺乏足夠的重視，對檔案管理的投入很少，例如，檔案管理的設(shè)備陳舊、檔案用房面積小、管理手段落后等，這些都制約著檔案管理的現(xiàn)代化。在傳統(tǒng)的檔案管理中，一般使用手工提取資料，出錯(cuò)率很高，難以適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要。

3 新形勢下促進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的對策

1、提高檔案管理人員的素質(zhì)

一方面，在選拔聘用中，要選擇專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案管理。在招聘時(shí)，要嚴(yán)格考核專業(yè)理論知識，不能蒙混過關(guān)。另一方面，要對檔案管理人員加大培訓(xùn)力度，提升其素質(zhì)。要把對檔案管理人員的培訓(xùn)納為醫(yī)院培訓(xùn)工作的重要組成部分，通過開展培訓(xùn)班、進(jìn)修班等提高管理人員的業(yè)務(wù)水平。同時(shí)還要對檔案管理人員的科學(xué)素質(zhì)、思想素質(zhì)施加積極的影響，使他們掌握科學(xué)的管理方法，以積極地態(tài)度開展管理工作。另外，還要對檔案管理人員開展定期考核，實(shí)施獎(jiǎng)懲制度，激發(fā)他們的工作積極性和創(chuàng)造力。

2、實(shí)施規(guī)范化的管理

提高醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化水平需要有規(guī)范化的管理，例如，制定檔案保管條例，要保證檔案的安全保管。在實(shí)際的工作中，醫(yī)院要根據(jù)具體情況制定相應(yīng)的規(guī)范化措施。首先，要成立檔案管理小組，在小組中吸收技術(shù)人員，確保檔案管理的技術(shù)含量，同時(shí)還應(yīng)該認(rèn)真聽取醫(yī)院各科室對檔案管理的意見和要求，優(yōu)化管理模式。其次，要加大宣傳力度，提高對檔案管理的重視，形成一種至上而下的積極管理局面，促進(jìn)現(xiàn)代化管理模式的形成。

3、健全管理制度

目前，多數(shù)醫(yī)院都缺少健全的檔案管理制度，阻礙了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。因此，必須健全管理制度，使檔案管理工作嚴(yán)格依靠規(guī)章制度開展，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。首先，要充分利用現(xiàn)有的法律法規(guī)。醫(yī)院管理者要根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等法律法規(guī)明確管理人員的職責(zé)、制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和考核標(biāo)準(zhǔn)。其次，要鼓勵(lì)管理人員積極開發(fā)檔案的隱藏資源，提高檔案的價(jià)值，充分發(fā)揮檔案對醫(yī)療和管理工作的作用。同時(shí)還要做好信息反饋工作，及時(shí)改正不合理的信息，提高檔案的利用率。

4、利用先進(jìn)的管理技術(shù)

要加大投入力度，利用先進(jìn)的管理技術(shù)，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要條件。先進(jìn)的管理技術(shù)能為醫(yī)院提供高質(zhì)量的檔案信息。一方面，要改善庫房條件，利用空調(diào)除濕以及安裝滅火、滅蟲設(shè)備。其次，還要利用計(jì)算機(jī)以及相應(yīng)的管理軟件開展管理工作，減少人力物力的支出；同時(shí)還要充分利用互聯(lián)網(wǎng)，加強(qiáng)與其他醫(yī)院的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化。

4 總結(jié)

在新的形勢下，醫(yī)院的檔案管理必須加快現(xiàn)代化進(jìn)程，要從管理觀念入手，采取一系列措施積極探索科學(xué)的管理模式，改正傳統(tǒng)管理中存在的問題，確保醫(yī)院檔案作用的有效發(fā)揮，從而促進(jìn)我國醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展。

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