淺談電子文件的歸檔

張蕾

摘 要：隨著社會(huì)信息技術(shù)的進(jìn)步，當(dāng)前工作中電子政務(wù)系統(tǒng)逐步建立健全，電子公文、上報(bào)信息等辦公形式發(fā)生了根本性改變，大量電子文件應(yīng)運(yùn)而生。下面將從電子文件的產(chǎn)生、范圍、特點(diǎn)、收集積累過程中應(yīng)該注意的要點(diǎn)等方面，淺談一下電子文件的歸檔。

關(guān)鍵詞：電子文件；歸檔

1 電子文件的產(chǎn)生

“電子文件”是指能被計(jì)算機(jī)識(shí)別、處理，存儲(chǔ)在磁盤、磁帶或光盤等介質(zhì)上并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。隨著辦公自動(dòng)化的普及，社會(huì)活動(dòng)和生產(chǎn)活動(dòng)的記錄更多地產(chǎn)生于電子工作環(huán)境，人們進(jìn)行交流的手段也將從紙質(zhì)走向媒體。加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔的管理成為檔案管理工作中共同面臨的課題。

2 電子文件的種類

電子文件形式復(fù)雜、內(nèi)容多樣，來源廣泛，按不同標(biāo)準(zhǔn)可分為以下幾類：

1、按照存在形式，可分為數(shù)據(jù)、文本、圖形、影像、圖像、命令、聲音等文件形式。

2、按組成方式，可分為簡單、復(fù)雜兩種文件。

3、按功能，可分為主文件以及支持性、輔助性、工具性文件。

4、按屬性，可分為普通、隱藏、壓縮、只讀、加密等文件形式。

5、按文件載體，可分為以磁性材料為載體的文件、以光盤為載體的文件和以閃存材料為載體的文件。

6、按生成，可分為由計(jì)算機(jī)直接生成的原始文件和對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等輸入設(shè)備重新錄入生成的轉(zhuǎn)換文件。

3 電子文件的特點(diǎn)

1、其信息的非人工識(shí)讀性。必須通過媒體中介進(jìn)行轉(zhuǎn)換才能成為人可以直接讀取的信息。

2、對(duì)軟硬件系統(tǒng)的依賴性。必須依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理。

3、信息與載體的相對(duì)分離性。載體與信息不是唯一的對(duì)應(yīng)關(guān)系。它可以改變存儲(chǔ)空間，在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)中轉(zhuǎn)換或者轉(zhuǎn)移。

4、信息存儲(chǔ)的高密度性。電子文件的存儲(chǔ)密度大大高于傳統(tǒng)文件。一張小小的光盤、硬盤，可以存儲(chǔ)一個(gè)單位的所有文件。

5、多種信息媒體的集成性。可以將文字、圖形、圖像、聲音、影像等多種信息形式有機(jī)結(jié)合到一份文件中。

6、信息的易變性。恰恰由于電子文件信息與載體的相對(duì)分離性，使得人們對(duì)它的修改十分方便，且不留痕跡。另外載體的不穩(wěn)定性可能導(dǎo)致文件內(nèi)容的損失、改變。由于其存儲(chǔ)介質(zhì)的物理壽命遠(yuǎn)低于紙張，因此需要定期對(duì)原始載體上的數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)制，經(jīng)常更新保存，防止數(shù)據(jù)丟失。

4 電子文件收集積累要點(diǎn)

1、電子文件歸檔必須明確收集責(zé)任

由于每個(gè)部門、工作人員都可能形成和處理文件，所以文件的形成是分散的。這就決定了必須在每個(gè)部門明確相應(yīng)的文件收集人員，要保證電子文件歸檔這一工作的連續(xù)性。對(duì)此，《中華人民共和國檔案法》第十條規(guī)定“對(duì)國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料必須按照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交。”

《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第十一條規(guī)定“文件材料，均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整理立卷，定期向檔案部門歸檔。”

《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第六條規(guī)定“各單位應(yīng)把科技文件材料的形成、積累、整理、歸檔納入科技工作程序和生產(chǎn)、科研、基建計(jì)劃中，列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍。”

2、電子文件歸檔必須明確收集范圍

必須明確電子文件的收集范圍，這樣才能明確工作主體，從宏觀上解決電子文件收集問題。

電子文件的收集范圍應(yīng)包括以下方面：

（1）在公務(wù)處理過程產(chǎn)生了的電子文件，應(yīng)隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能脫機(jī)保存的載體，以防止意外情況造成電子文件丟失。應(yīng)采取嚴(yán)格保密措施防止不被非正常改動(dòng)。

（2）有價(jià)值的電子文件，其修改過程和辦理情況應(yīng)與定稿一并存檔以備查考。

（3）在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)無法確定保管責(zé)任的，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)捕獲，集中存儲(chǔ)，注意安全，防止丟失。

（4）用掃描儀掃描獲得的非通用文件格式圖像電子文件、用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)的圖形電子文件、用音頻設(shè)備獲得的聲音文件、用視頻或多媒體技術(shù)獲得的文件以及用超媒體連接技術(shù)制作的文件，收集歸檔的時(shí)候，應(yīng)注意將其盡量轉(zhuǎn)換成通用格式。如不能轉(zhuǎn)換，應(yīng)講讀取需要的相關(guān)軟件和硬件設(shè)備一并歸檔保存，以便查考。，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用性格式的相關(guān)軟件。

（5）制作時(shí)套用了統(tǒng)一模板的電子文件，在能恢復(fù)原形態(tài)的前提下，可將內(nèi)容脫離套用模板進(jìn)行存儲(chǔ)，而模板可以作為元數(shù)據(jù)進(jìn)行保存。

3、電子文件必須及時(shí)收集并整理歸檔

（1）在電子文件的產(chǎn)生過程中就應(yīng)該做好收集工作。對(duì)于有重要參考意義的文件，應(yīng)將草稿、修改稿與定稿一并做好收集積累。

（2）電子文件歸檔程序?yàn)椋捍_定電子文件是經(jīng)過審批的最終版本→積累整理→編制目錄→整理歸檔的電子文件→鑒定歸檔的電子文件→監(jiān)測歸檔的電子文件→編制歸檔說明→給予歸檔標(biāo)識(shí)→存入磁光記錄介質(zhì)→復(fù)制備份并確定保存方法和地址→確定載體標(biāo)識(shí)。

電子文件的歸檔，從形式上來說，程序比傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔要繁瑣，但是從操作上以及查閱上來說要比傳統(tǒng)文檔簡便。如何收集好、保存好、利用好電子文件，需要多方面共同配合。

（3）電子文件歸檔需接受檔案管理部門的監(jiān)督與指導(dǎo)，確保工作的規(guī)范性。

電子文件不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔，有其獨(dú)特的特點(diǎn)。在整理過程中，應(yīng)更加注意保密性、安全性問題。這一問題既包括網(wǎng)絡(luò)安全性，也包括載體安全性，這需要將計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等專業(yè)信息技術(shù)與檔案管理專業(yè)技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來。必須用專業(yè)、審慎的眼光，認(rèn)真對(duì)待電子文件歸檔的每一個(gè)環(huán)節(jié)。