淺談醫院文書檔案管理的特點與幾點體會

摘 要：醫院文書檔案管理是醫院綜合檔案室或辦公室一項最經常、最基礎性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內的一系列銜接有序的行為或過程。筆者針對醫院文書檔案管理的綜合性、專業性、保密性、階段性等特點，分析文書檔案在管理模式、人員培養等方面存在的問題，從理論上提出了醫院文書檔案管理應該進行規范化、歸口化管理，應著重抓好文書質量和人員培訓，不斷推進信息化管理進程，以期能夠推動醫院文書檔案管理流程的簡化、管理方式的實用以及利用效率的提高。

關鍵詞：醫院；文書檔案；管理

醫院文書檔案，是醫院實施行政管理的歷史記錄，是反映醫院行政管理、醫療護理管理、黨務管理等活動的重要憑證，涵蓋著醫院中長期發展規劃、年度工作計劃和總結、統計資料、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、基建項目、通告、通知等內容。醫院文書檔案對醫院來說，具有不可替代的的參考價值，其管理更是一項十分重要的工作。

1 醫院文書檔案管理的特點

醫院文書檔案涉及領域寬、種類多、綜合性強，基本反映了醫院各項工作及活動情況，其具有不同于其他專業檔案的特點：

1.1 醫院文書檔案管理具有綜合性。醫院文書檔案幾乎都是通過醫院辦公室內設機構即醫院綜合檔案室進行管理，從檔案的類型來看，它統管了諸如人事、基建、科研、財務、醫務、總務、設備以及黨務等各種載體材料，從文件的來源看，除了有來自上級印發或本院制定的所有規定性、政策性、指導性、業務性文件外，還涉及到與本單位業務相關的其他部門或單位的往來文件或編史修志的材料。

1.2 醫院文書檔案具有內容上的專業性。醫院是以醫療工作為主體，在醫療工作中產生和形成的文書檔案，是這種“主體”的真實反映，因此，它所記述的內容無疑帶有很強的專業性。比如，醫院發展計劃、業務診療和技能操作常規和制度、醫療科學研究以及黨務、人事管理等等，這些在檔案管理方面具有明顯的專業性。

1.3 醫院文書檔案管理具有相對的保密性。檔案管理的最終目的是提供利用，而醫院文書檔案具有保密性、業務性強等特點，開放程度不高，主要利用者局限于本院的工作人員，未能提供更深層次服務。

1.4 醫院文書檔案管理具有階段性。醫院行政管理科室多，產生的文件資料具有明顯的分散性強的特點，為確保醫院在某一短時間內某項工作（如醫院管理年活動、醫療質量萬里行活動、優質護理活動等）所產生的文件材料的連續性、系統性和完整性，目前大部分醫院文書檔案管理工作基本上以半年或一年為整理周期。

2.醫院文書檔案管理的現狀

2.1 長期以來，醫院在檔案管理方面往往偏重于病案檔案的管理，而對文書檔案未予以足夠的重視，尤其在檔案室硬件方面投入相對較少，檔案材料存儲空間有限，有些單位沒有配備專門的打印機、縫紉機、掃描儀、計算機等設備。且檔案室管理力度不夠，室內溫度和濕度不符合規定，未進行防潮、防蟲處理等。

2.2 目前，醫療行業中沒有專門的、統一的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，對納入檔案管理的文書范圍沒有明確的要求和統一的管理標準，各醫院大多數根據自己的理解和實踐進行管理，致使文書檔案的整理、收集等工作存在一定程度的不同，形式多樣。

2.3 隨著文書檔案信息化管理技術在各醫院中廣泛應用，文書檔案管理工作的方式方法發生了巨大變化，而計算機、網絡環境下的電子檔案也存在著很多現實問題，如在儲存和保密等方面造成一定的難度，因此，如何處理好電子文件與紙質文件的關系，充分利用電子檔案的優勢，已是擺在醫院文書檔案管理者面前的一個急需解決的問題。

2.4 醫院文書檔案管理較為混亂。醫院內部行政科室較多，各部門之間往往存在信息傳遞和交流不暢等現象，導致文件材料分散各科室，有時我們常常會因為找一份文件而翻箱倒柜，既浪費時間也耗費精力。

2.5 文書檔案管理是一項技術性相對較強的業務，由于人員編制和機構設置的局限，多數醫院文書檔案管理人員由醫院辦公室人員兼職，且平時檔案業務進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上檔案管理的需要，缺乏創新和活力。

3.加強醫院文書檔案規范化管理的幾點體會

隨著現代化電子信息技術的不斷發展，醫院文書檔案管理工作如何適應新形勢下的檔案管理，如何適應醫院高速發展的需求，是擺在我們面前的一道難題。現將本人多年來總結的幾點經驗與大家分享。

3.1 扎實推進醫院文書檔案規范化管理進程。必須建立健全科學的規章制度和管理體系，尤其盡快出臺統一的，有針對性的《醫院文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，以此來規范醫院文書檔案管理的每個環節、每道程序，力求做到制度到位，程序明確，檢查及時，堵塞漏洞。

3.2 嚴格實行文書檔案歸口管理。在醫院內部，文書工作常涉及辦公室、人事科、財務科、醫務科、設備科、總務科等科室，其中辦公室是文件運轉和管理的核心部門，因此，應將文書檔案歸口到辦公室管理，定期督促各科室將辦完的文件及時整理上交，避免平時文件分散、零亂、長期堆積和失密，確保歸檔文件材料的齊全、完整和保密，保持文件材料之間的聯系，轉變由“多頭管理”向“專一管理”的管理模式，為系統整理歸檔文件材料打下良好的基礎。

3.3 嚴把文書質量關。文書是檔案的前身，文書經過收集、整理、歸檔形成檔案，因此，文書的質量會影響檔案的質量。定期對文書規范情況進行綜合分析，查找問題，研究整改方案，定期組織醫院行政人員開展有關文書處理與寫作的專題講座，著力提高醫院文書的質量。不斷加強文書檔案的整理、收集、歸檔等流程的監控力度，注意文件底稿、附件、批復的收存，善于運用收文、發文登記薄，將處理完畢的文件進行逐件檢查核對，并根據它們之間的聯系，按文書立卷的類目做好平時立卷，將一份份零散的文件按請示與批復、正文與附件及依據性文件等檔案要求進行系統整理，為文件歸檔做好準備。

3.4 扎實推進文書檔案電子化管理進程。電子信息技術的發展與傳播，大大顛覆了傳統文書檔案的管理模式，通過引進“文檔一體化檔案管理系統”，對醫院檔案進行電子化加工，所有文件按照收發文序號統一排序、錄入，并按照歸檔的要求進行分類保存和備份，不僅提高了資料的高效、規范的管理；而且提供了快捷、準確、安全的檢索平臺。同時，在加快電子化管理的同時，應注重檔案的保密、保管工作，要做好防消磁、防損壞工作，必要時可以復制副本或異地保存，應根據電子檔案內容的秘密等級進行有效管理，對秘密等級比較高的，科進行加密處理。

3.5 提高文書檔案管理人員的業務水平和素質修養。檔案管理工作是細而又細、慎之又慎的工作，要求具備較高的責任意識和嚴謹的工作作風，醫院可根據實際情況，定期組織開展有關文書檔案管理的培訓，定期派員外出進修學習，提升檔案管理和辦理人員的綜合素質，拓寬知識面，做到對文書檔案的收集、整理、立卷、歸檔、借閱、銷毀等各方面、各環節了如指掌，為檔案的完整性和系統性打下良好的基礎。

4.小結

文書檔案管理工作是一門專門的學問，尤其對于醫院來說更是關鍵，必須要有大局之眼、細致之心，對每一道程序、每一個環節，都要嚴格把關，必須建立健全科學的管理制度和檢索體系，在管理模式、人才隊伍等方面不斷創新舉措，推陳出新，努力實現歸口化、標準化、規范化的目標管理，變死材料為活材料，使有限的檔案材料發揮無限的作用。只有這樣，才能使醫院文書檔案管理工作保持特色和活力，促進醫院檔案管理工作的健康發展，為醫院發展建設提供堅實的憑證和依據。

參考文獻

[1] 寧廷美 淺談醫院檔案管理的特點與開發利用，世界今日醫學雜志，2004；5（1） ：68；

[2] 余瑾 信息時代的文書檔案管理[J].西北水電，2010，5：88-89.

[3] 王玨 談醫院文書檔案管理人員的素質修養[J]，黑龍江醫藥，2010，Vo1.23 No.6，943-944；

作者簡介

王家壽，助理館員，福建醫科大學孟超肝膽醫院（福州市傳染病醫院）辦公室和綜合檔案室科員，2006年起至今從事醫院檔案管理工作，主要負責醫院文書檔案、科研檔案、照片檔案等收集、歸檔、編研、借閱、開發利用、銷毀等工作。