固定資產投資項目檔案信息化和數字檔案探究

陳夢媛

摘 要：本文對固定資產投資項目檔案信息化和數字檔案存在的問題進行系統的分析，并對存在的問題進行思考，針對其中的問題提出相應的解決思路和解決方法。

關鍵詞：固定資產投資項目；檔案信息化；數字檔案

1 固定資產投資項目檔案信息化和數字檔案存在問題分析

1.項目檔案信息化和數字檔案缺乏明確的管理要求

近年來，國家固定資產投資項目越來越標準化文件管理要求，一些管理系統的引入，項目管理過程中的文件和驗收方面的項目文件管理的宏觀需求數量，但項目沒有檔案數字化清晰的監管要求。

2.項目檔案信息化和數字檔案統籌難度大

產投資通常會涉及一個或多個施工單位，設計單位，施工單位。不同的單位位置、制造商、監督單位，建設單位內部將涉及計劃、基礎設施、設備、衛生部門、財務、審計、檔案和其他部門，檔案的形式有文檔、圖紙、照片、視頻等其他形式且格式也并不統一。導致更多的困難的來進行項目固定資產數字檔案的綜合管理。

3.項目管理過程中對應該形成的數字化資料未引起重視

固定資產項目管理，雖然檔案的總體質量有明顯改善， 但各建設單位還是普遍存在圖像檔案不完整、項目音像片不完善且難以整改到位的現象。原因在于檔案部門參與項目管理的一段時間后，早期接受的項目只有一個基本的了解背景和建設項目，而在建設單位的工程建設過程中，如在項目開始之前、項目啟動、項目關鍵時期缺乏數碼照片和視聽材料，在隱蔽工程、大型（關鍵）設備安裝、調試、設備形成等其他方面沒有存檔。其他文件，如單元OA系統的形成與項目建設單位沒有文件存檔他們的電子版本。

4.項目檔案管理人員水平參差不齊

固定資產投資項目文件的由多個單位，多個參與部門，一些制造商形成這些單位，部門，供應商參與項目文件的管理水平參差不齊，一些項目人事記錄管理的知識缺乏和偏差以及項目建設單位的檔案管理要求存在偏差。在項目文件管理過程中，他們很難形成一種給予優先考慮的意識，不能有效地總結遇到的問題進行反饋，以導致單位在收集項目文件時更加被動。加上缺乏時間記錄管理部門參與，并非每個單位檔案工作人員都了解項目文件管理需求。因此，建設單位的長期缺乏有效的機制來提高項目建設單位文件管理人員的水平。

5.項目檔案信息化和數字檔案缺乏統一的管理工具和技術手段

現在已經有很多國內固定資產投資項目建設的單位參與了數字檔案館的建設，但數字信息化檔案的建設一般都要求與本單位的辦公自動化系統、RH、產品數據管理系統、財務系統等專業系統進行對接，而對固定資產投資項目檔案的信息數字化管理又需要綜合辦公自動化系統、、財務管理、計劃管理、監理管理等各類檔案資源的管理需求，然而各參建單位也缺乏一個互通的信息化平臺來開展固定資產投資項目檔案管理數字化的工作。

2 固定資產投資項目檔案信息化和數字檔案進程的思考

1. 系統需要明確責任落實到位

首先，從國家層面開發固定資產投資項目的數字檔案到適當的標準，制定法規和技術規范，明確需求檔案項目應該記錄的數字版本，和所有類型的數字檔案格式文件，像素大小，承運人其他參數的形式清晰的細節。其次，從單個項目管理水平來說，建設單位應當準備工作計劃項目文件的具體項目，制定具體的數字檔案館項目的特定需求。

2.預算和合同約束結合起來實現數字檔案的項目的總體管理

單位本身形成的文檔，建設單位應當根據項目的工作計劃進行數字化的檔案和存檔。檔案建設單位與其他單位需要明確在項目前期工作的建議的所有階段形成各自的預算，進行可行性研究和初步設計，并與勘察、設計單位、施工單位、監管單位、完成合同和驗收單位明確相關要求和責任，尤其是在合同與監理單位簽訂的工程監理單位應當就數字檔案質量進行監督、審核，不符合要求的不執行項目管理的驗收。

3. 加強項目管理的整體水平

項目檔案管理項目的總體水平仍然依賴于全面參與檔案管理、固定資產投資項目檔案數字化工作。因此，建設單位應當管理所有方面的項目，如合同簽訂，總結設計、工程檢查、監督和總結的關鍵節點檢查數字檔案館項目的狀態。在項目建設期間，檔案部門應全程參與，開展對在建固定資產投資項目檔案工作的指導、監督和檢查，實現項目檔案的階段控制與同步管理。建設單位要注意控制基建、設備相關檔案的數字化版本是否全面反映了項目建設的最終狀態，保證項目每一個節點檔案數字化的準確性也就能確保后期整個項目檔案數字化的準確性與系統性。在項目過程中，該文件應該各部門全面參與，開展固定資產投資項目檔案工作的指導、監督檢查，實現項目文件管理控制和同步。施工單位注意控制基礎設施、數字化device-related文件的版本，如何充分反映項目的最終狀態，以確保節點檔案數字化項目的準確性也能夠確保每個項目的后期文件的數字化精度。

4. 加強項目文件操作指導、溝通和培訓

在國家層面上而言，國家檔案館應定期組織建設項目檔案管理的特殊單位總結前一年或前幾年，關于固定資產項目數字信息化管理方面存在的問題。加強交流和溝通各種類型的項目建設單位檔案管理，提高整體水平，為下一階段的項目檔案管理做準備。另一方面，建設單位的檔案部門要對參與項目的檔案人員進行定期培訓，使他們了解本單位的項目檔案數字化的相關要求，提升整個項目檔案的數字化水平。

總之，固定資產投資項目應與一個成熟的項目管理平臺開發數字檔案系統，加強建檔方面的控制要求，使項目各階段的設計、安裝、監理、竣工和驗收等階段對于各種類型的文件均實現可以轉換調節的信息化建設，促進投資項目建設單位使用的后續維修， 也能更完整、系統地體現固定資產數字信息化的成果。

參考文獻

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