簡析辦公自動化中的文書檔案歸檔

王蘭 蓋宇 任遵偉

摘 要：在經濟高速發展的當今社會，正處于信息化的時代，無論是在生活還是工作的領域都廣泛的應用著科學技術，同時，由于科學技術的使用也為社會的發展帶來的諸多的生機與活力。伴隨著網絡技術的普及以及廣泛的使用，改變了傳統形式的辦公模式，增添了新鮮的元素，提高了工作的效率。在公文的起草以及審核和簽發的每個環節工作中，都能夠通過網絡來實現，真正的體現現代化科技所帶來的優越成果。檔案管理系統是辦公自動化的應用重要的構成部分，對于檔案管理具有重要的影響意義，特別是對于文書檔案的歸檔工作，具有深入的研究與探討的重要意義。

關鍵詞：辦公自動化；文書檔案管理；措施

在辦公自動化的情況下，文書檔案的歸檔管理工作可以分為電子文件的歸檔以及紙質文件的歸檔。因此文書檔案的管理工作也一定貫穿于文件，從產生到整理再到規定的各個環節。在一定的程度上講，辦公自動化對于文書檔案的管理工作提出了更高的要求。在辦公自動化的實際操作中，檔案的管理系統是一項重要的構成部分，同時它對于檔案管理體制具有深遠的影響，特別是對文書檔案的歸檔工作，具有較多的問題，需要進行深入的研究。

1 建立科學的檔案管理系統

應用計算機的方式管理檔案系統，在對文件進行傳遞以及編號時其過程具有較明顯的優勢，但是，目前在管理檔案的工作中，并不是所有的檔案工作都適合應用計算機的方式進行管理。尤其像文件的鑒定、分類或者組卷的一類工作，較注重人的經驗判斷，并沒有固定的形式，所以應用計算機來進行判別，具有較困難的問題。所以，在面對這種現象，應該充分的考慮到計算機的有關優勢，充分的發揮出檔案管理的功能。檔案管理的系統應該區別于手工管理的方式，在要求論證的情況下，要對每一個手工的環節進行深入的研究與分析，并認真地研討出哪一類的檔案工作可以應用于計算機的管理模式，哪些的檔案管理工作是必須要依靠人來完成。自進行分配以后，檔案管理的工作才能更加的提高管理效率。

在進行分析中，會發現在檔案管理系統中較為難處理的一個問題就是文件的立卷環節。如果應用傳統的檔案管理的模式，在這一環節中有關人士要對文件進行鑒定，以及對歸檔簽訂、期限簽訂，并且包括文件的分類以及組卷，對案卷的順序進行排列以及編寫案卷號等程序。并且對文件進行簽訂的過程中，人們需要去判斷文件的各項分類、組卷以及對案卷的標題進行擬寫等。因此，檔案管理系統的工作造成了較復雜的局面，并且對于計算機的應用也不能夠充分的發揮出功能，由此會造成阻礙檔案管理工作現代化的進程。所以，建立起科學合理的檔案管理系統，將檔案管理的程序進行簡化，摒棄繁瑣的環節，將立卷的方式更新形式，應用單份文件歸檔的方式具有良好的應用價值。采用單份文件歸檔的形式，文件省去了分類、組卷以及擬寫標題等內容，并且能夠根據解決計算機存在的歸檔困難的問題。但是，即使將立卷方式進行了改變，一些有關于文件的鑒定工作也應該由人為進行判斷，不能夠將這一程序省略。所以，在文件的歸檔中，檔案部門的主要工作就是做好對文件的鑒定，保證檔案的質量。建立科學合理的檔案管理系統，能夠為檔案的歸檔工作提供更有效的質量保障，簡化檔案管理中的有關環節，提高管理的效率。

2 提高文書檔案管理工作效率的方式

傳統形式的手工檔案管理具有較繁瑣的工作性質，例如需要大量的人力以及物力，雖然管理工作人員較多，但是，管理的效率卻達不到理想的標準。對于檔案信息含量以及檔案的實體工作的量的總體比值不高，并且由于傳統的管理方式具有落后的管理理念，因此在檔案工作的方方面面都具有較多的問題。例如，對于檔案的利用率較低，不能迅速的查找出需要需找的檔案信息，這樣就嚴重的影響了檔案信息資源的有效使用。在科學技術高快速發展的當今社會，具有快節奏的生活和工作方式，如果一直應用傳統形式的檔案管理方式，會嚴重的阻礙現代化檔案工作的發展。所以，為了使檔案管理工作能夠適應現代化的需要，與時俱進不斷地增添時代的元素，應該實現計算機的現代化形式的管理模式，提高檔案管理的工作效率。

在對檔案管理的工作中，采用計算機的管理方式，摒棄傳統形式的落后的管理狀態，充分的將從前的檔案管理工作案卷級的性質，轉化為文件級的形式，由較單一的形式轉化為多樣化的管理模式，為提高高效率的應用檔案工作打下堅實的基礎。面對當下計算機事業以及網絡技術的不斷發展的現狀，應該充分的利用起當下的時代大環境對檔案管理的途徑進行改革。例如，可以將檔案信息和載體進行分散形式的利用，在限制權限的基礎上讓用戶進行自行的檢索，或者利用網上檢索以及全文檢索的形式都可以做到。同時，也能夠跟一些其它的信息子系統建立起聯系，充分的提供經營管理信息，進一步的提高對檔案利用的質量水平提高工作的效率，并在一定的程度上能夠保證檔案的工作中服務水平的提高。

3 辦公自動化重點文書檔案管理的重要性以及優勢

經濟的發展以及科學的進步，將計算機技術應用于文書檔案的管理工作中使文檔的管理工作得到了更加科學化以及合理化的效果，同時也更加規范了檔案管理工作，發揮出其較多的價值，提高了管理的效率。

3.1 增強了檔案管理工作的時效性

在文檔管理的工作中，如果能夠讓文檔信息具有實時的性質，就會使需求者通過互聯網等渠道進行迅速的查詢，達到使個人的信息登記壓在文檔信息資源共享的目的。同時，將個人信息的登記也在查閱的環節進行簡化，并且通過計算機的檢索就會把借閱者的信息進行保存。一方面能夠使借閱者進行多次的借閱，另一方面，也能夠減少登記的次數，避免反復的登記造成的麻煩。這樣，就會有效地提高了使用的效率，為使用者帶來諸多的方便。

3.2 辦公自動化的文書檔案管理可以將檔案進行長久的保存

傳統的文檔管理是以紙質的方式為主要的載體，對于這種管理的模式很難做到長久的保存，并且在管理過程中極容易造成被損壞的現象。應用辦公自動化的管理環境，文書檔案的管理工作可以具有多種保存的載體，避免了傳統的較單一方式的管理渠道。可以充分的利用多種形式保存文檔，同時保證人們可以隨時的進行查閱，及時的更新最新的動態。在一定程度上保證了文檔不會造成損壞的狀況，有效的延長文檔的使用期限。

4 結語

在科技不斷的進步的現代社會，傳統的文書檔案的管理模式以及不能夠適應當下的社會發展需求，也不能滿足人們對于高質量物質生活方式的追求中所提出的要求。充分的應用現代科技，將文檔管理有“卷”的形式轉變為“件”，并逐步的發展為文檔一體化的與時俱進的現代科學管理方式，具有重要的意義。辦公自動化文書檔案歸檔工作的質量也是衡量檔案管理工作的重要標準，關系到檔案資料的完整性與質量水平。因此，應該不斷地將文書檔案管理工作做到標準化以及規范化。

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