淺析高職院校教學(xué)檔案管理工作存在的問題及改進(jìn)方法

呂輝

摘 要：高職院校教學(xué)檔案是進(jìn)行教學(xué)研究、教學(xué)改革、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)交流、課程建設(shè)的重要平臺(tái)。加強(qiáng)教學(xué)檔案管理需要加強(qiáng)教學(xué)檔案普法教育力度，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)；建立健全教學(xué)檔案管理工作規(guī)章制度，促進(jìn)教學(xué)檔案管理規(guī)范化建設(shè)；健全教學(xué)檔案的收集、歸檔制度；加快教學(xué)檔案管理的系統(tǒng)化、現(xiàn)代化建設(shè)；建立教學(xué)檔案評(píng)價(jià)指標(biāo)，強(qiáng)化教學(xué)檔案的監(jiān)督職能；加強(qiáng)教學(xué)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員素質(zhì)；加強(qiáng)教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)利用。

關(guān)鍵詞：高職院校；教學(xué)檔案

高職院校在教學(xué)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的材料，均屬于高職院校教學(xué)檔案。它不但是學(xué)校全部教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是進(jìn)行教學(xué)研究、教學(xué)改革、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)交流、課程建設(shè)的重要平臺(tái)。提高教學(xué)檔案的管理水平和利用價(jià)值有利于提高教學(xué)質(zhì)量、改進(jìn)教學(xué)方法和進(jìn)行教學(xué)研究服務(wù)，對于學(xué)校的重大決策和教學(xué)科研管理工作具有重要的指導(dǎo)作用。但由于各種各樣的原因在當(dāng)前的高職院校教學(xué)檔案管理中存在著各種問題以至教學(xué)檔案不僅沒能發(fā)揮它應(yīng)有的作用甚至阻礙了教學(xué)工作的順利開展。本文試圖從以下幾個(gè)方面來分析目前教學(xué)檔案管理中存在的問題及改進(jìn)方法。

1 檔案管理人員的專業(yè)化素質(zhì)問題

目前，許多高職院校缺乏檔案專業(yè)科班出身的、受過全面的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)的檔案管理人員，現(xiàn)有教學(xué)檔案管理隊(duì)伍中，相當(dāng)一部分都是由其他崗位人員改行來搞檔案管理工作的，或者是由其他崗位的人員臨時(shí)兼管的。檔案管理從業(yè)人員大多沒有受過正規(guī)的專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能的培訓(xùn)，檔案管理專業(yè)畢業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員更是鳳毛麟角。檔案管理隊(duì)伍普遍存在著專業(yè)素質(zhì)不高，專業(yè)技能和業(yè)務(wù)知識(shí)水平較差的狀況，由于他們對教學(xué)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不深，對先進(jìn)的教學(xué)檔案管理知識(shí)掌握不夠，對利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代管理手段來進(jìn)行檔案管理的能力較差，導(dǎo)致在工作中只能被動(dòng)應(yīng)付，缺乏創(chuàng)新思維，嚴(yán)重影響教學(xué)檔案管理的質(zhì)量和水平。對于這些問題我認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個(gè)方面加以改善：

首先， 要提高教學(xué)檔案管理人員的思想素質(zhì)。這里所說的思想素質(zhì)不只是指政治立場更重要的在于對本職工作的嚴(yán)肅認(rèn)真。要把教學(xué)檔案嚴(yán)肅對待不得隨意主觀改動(dòng)一些重要數(shù)據(jù)， 如學(xué)生成績等。作為教學(xué)檔案管理人員一定要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和敬業(yè)精神， 特別是在為院系領(lǐng)導(dǎo)提供教學(xué)管理決策，幫助領(lǐng)導(dǎo)制定教學(xué)管理措施，制定每學(xué)年度的教學(xué)計(jì)劃等方面沒有過硬的思想素質(zhì)甚至?xí)o整個(gè)學(xué)校的發(fā)展帶來災(zāi)難性后果。

其次， 更要提高教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。雖然教學(xué)檔案管理人員大都是半路出家， 專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)。這就要求相關(guān)部門做好他們的再教育工作， 比如可以通過進(jìn)修、脫產(chǎn)上研究生班， 也可以通過自學(xué)來不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。隨著高職院校的發(fā)展不斷加快， 學(xué)生人數(shù)不斷增加， 教學(xué)檔案的管理、收集、編研也日趨復(fù)雜這就對管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。所以從事教學(xué)檔案管理工作的人員一定不能懈怠務(wù)必不斷學(xué)習(xí)提高自己的專業(yè)素質(zhì)。

2 高職院校教學(xué)檔案管理的規(guī)范化

學(xué)校應(yīng)該出臺(tái)相應(yīng)的教學(xué)檔案收集、歸檔制度，使檔案的收集、歸檔工作做到按章辦事，按規(guī)操作，保證教學(xué)檔案的完整。具體做好以下幾個(gè)方面的工作：（1）嚴(yán)格執(zhí)行教學(xué)文件、材料的收發(fā)登記制度；（2）加強(qiáng)對零散文件、材料的收集（3）平時(shí)文件、材料的收集工作要落實(shí)到人，教學(xué)檔案的收集只靠少數(shù)專職人員完成是不行的，必須建立專兼人員相結(jié)合的檔案管理隊(duì)伍。教學(xué)檔案材料的收集范圍歸納起來主要包括以下幾個(gè)方面內(nèi)容：一是教學(xué)計(jì)劃檔案管理方面，應(yīng)歸檔的材料包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、自編教材（講義）、多媒體課件、教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃、授課計(jì)劃、課程表等；二是教學(xué)過程管理的檔案管理方面，應(yīng)包括新開課程審批表、教學(xué)督導(dǎo)人員聽課記錄卡、教師批改作業(yè)情況登記表、考試試題、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)及試卷分析報(bào)告、課程成績登記表、畢業(yè)實(shí)習(xí)相關(guān)資料、實(shí)驗(yàn)實(shí)踐教學(xué)文件、學(xué)生畢業(yè)論文等內(nèi)容；三是學(xué)籍檔案管理方面，包括學(xué)生入學(xué)學(xué)籍登記卡、學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)登記卡、學(xué)生獎(jiǎng)懲情況記錄、學(xué)生成績總表等內(nèi)容；四是教師工作量管理及業(yè)務(wù)考核方面，包括教師授課情況登記表、教學(xué)質(zhì)量情況信息反饋表、教師業(yè)務(wù)進(jìn)修情況登記表、教學(xué)科研成果登記表等內(nèi)容；五是教學(xué)工作年度總結(jié)和工作計(jì)劃等內(nèi)容。

3 教學(xué)檔案形成過程的客觀化。

以學(xué)籍檔案為例，首先要加強(qiáng)對教師和檔案管理人員的管理，教師對學(xué)生的考核，一定要做到公平、公正，嚴(yán)格按考試大綱要求出題，適當(dāng)考核學(xué)生平時(shí)成績，嚴(yán)格考試紀(jì)律，公正試卷，成績一旦上報(bào)，非正當(dāng)理由，任何人無權(quán)更改。檔案管理人員要及時(shí)催收學(xué)生成績，對學(xué)生成績及時(shí)分類、登錄、歸檔。對每個(gè)班，每個(gè)同學(xué)的成績進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，將統(tǒng)計(jì)結(jié)果及依據(jù)有關(guān)規(guī)定應(yīng)受學(xué)籍處理的學(xué)生的詳細(xì)資料上報(bào)有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)處理。學(xué)籍管理員要堅(jiān)持原則，嚴(yán)格按規(guī)定辦事，學(xué)籍管理文件材料要真實(shí)、準(zhǔn)確，切忌因自己工作上的不周或外界干擾影響教學(xué)檔案的質(zhì)量，甚至造成不良后果和惡劣影響。

4 加強(qiáng)高職院校教學(xué)檔案的利用化

有效開發(fā)利用教學(xué)檔案，是教學(xué)檔案工作的落腳點(diǎn)，也是高職院校檔案人員和檔案部門的職責(zé)。將教學(xué)檔案作為資源，圍繞學(xué)校各項(xiàng)工作，及時(shí)地有效地開發(fā)利用，并為之服務(wù)，將會(huì)使高職院校教學(xué)檔案大放異彩，會(huì)使高職院校工作充滿朝氣。以學(xué)籍檔案為例，檔案管理人員定期對各屆各班及每個(gè)同學(xué)的學(xué)籍檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)這些數(shù)據(jù)分析出各屆各班的畢業(yè)率、優(yōu)良率、及格率、不及格率、淘汰率，對各系教學(xué)工作學(xué)生管理工作進(jìn)行評(píng)估，可以此調(diào)動(dòng)各個(gè)系辦學(xué)的積極性。根據(jù)這些數(shù)據(jù)，結(jié)合產(chǎn)生這些數(shù)據(jù)的其他教學(xué)檔案材料和背景資料（如生源狀況、師資水平、教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、試題等），還可分析出教學(xué)工作和學(xué)生管理工作中存在的問題，為制定教學(xué)管理措施，改進(jìn)教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量，加強(qiáng)學(xué)生思想政治工作提供信息支持。學(xué)院學(xué)生就業(yè)管理部門可以利用學(xué)籍檔案資料向用人單位推薦畢業(yè)生，為用人單位選擇人才提供信息咨詢。

在高職院校檔案管理工作中如果能夠提高檔案管理人員的專業(yè)化素質(zhì)問題，將高職院校教學(xué)檔案管理做到規(guī)范化，保證教學(xué)檔案形成的客觀化，最后加強(qiáng)高職院校教學(xué)檔案的利用化，那么高職院校教學(xué)檔案管理工作一定會(huì)進(jìn)入高效的現(xiàn)代化。

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