淺析高職院校教學檔案管理工作存在的問題及改進方法

呂輝

摘 要：高職院校教學檔案是進行教學研究、教學改革、教學經驗交流、課程建設的重要平臺。加強教學檔案管理需要加強教學檔案普法教育力度，強化檔案管理意識；建立健全教學檔案管理工作規章制度，促進教學檔案管理規范化建設；健全教學檔案的收集、歸檔制度；加快教學檔案管理的系統化、現代化建設；建立教學檔案評價指標，強化教學檔案的監督職能；加強教學檔案管理隊伍建設，提高檔案工作人員素質；加強教學檔案信息資源的開發利用。

關鍵詞：高職院校；教學檔案

高職院校在教學活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的材料，均屬于高職院校教學檔案。它不但是學校全部教學活動的真實記錄，也是進行教學研究、教學改革、教學經驗交流、課程建設的重要平臺。提高教學檔案的管理水平和利用價值有利于提高教學質量、改進教學方法和進行教學研究服務，對于學校的重大決策和教學科研管理工作具有重要的指導作用。但由于各種各樣的原因在當前的高職院校教學檔案管理中存在著各種問題以至教學檔案不僅沒能發揮它應有的作用甚至阻礙了教學工作的順利開展。本文試圖從以下幾個方面來分析目前教學檔案管理中存在的問題及改進方法。

1 檔案管理人員的專業化素質問題

目前，許多高職院校缺乏檔案專業科班出身的、受過全面的檔案管理專業培訓的檔案管理人員，現有教學檔案管理隊伍中，相當一部分都是由其他崗位人員改行來搞檔案管理工作的，或者是由其他崗位的人員臨時兼管的。檔案管理從業人員大多沒有受過正規的專業知識、專業技能的培訓，檔案管理專業畢業的專業技術人員更是鳳毛麟角。檔案管理隊伍普遍存在著專業素質不高，專業技能和業務知識水平較差的狀況，由于他們對教學檔案管理重要性認識不深，對先進的教學檔案管理知識掌握不夠，對利用計算機、網絡技術等現代管理手段來進行檔案管理的能力較差，導致在工作中只能被動應付，缺乏創新思維，嚴重影響教學檔案管理的質量和水平。對于這些問題我認為應該從以下幾個方面加以改善：

首先， 要提高教學檔案管理人員的思想素質。這里所說的思想素質不只是指政治立場更重要的在于對本職工作的嚴肅認真。要把教學檔案嚴肅對待不得隨意主觀改動一些重要數據， 如學生成績等。作為教學檔案管理人員一定要有強烈的責任感和敬業精神， 特別是在為院系領導提供教學管理決策，幫助領導制定教學管理措施，制定每學年度的教學計劃等方面沒有過硬的思想素質甚至會給整個學校的發展帶來災難性后果。

其次， 更要提高教學檔案管理人員的業務能力。雖然教學檔案管理人員大都是半路出家， 專業素質不強。這就要求相關部門做好他們的再教育工作， 比如可以通過進修、脫產上研究生班， 也可以通過自學來不斷提高自身的業務素質。隨著高職院校的發展不斷加快， 學生人數不斷增加， 教學檔案的管理、收集、編研也日趨復雜這就對管理人員的專業素質提出了更高的要求。所以從事教學檔案管理工作的人員一定不能懈怠務必不斷學習提高自己的專業素質。

2 高職院校教學檔案管理的規范化

學校應該出臺相應的教學檔案收集、歸檔制度，使檔案的收集、歸檔工作做到按章辦事，按規操作，保證教學檔案的完整。具體做好以下幾個方面的工作：（1）嚴格執行教學文件、材料的收發登記制度；（2）加強對零散文件、材料的收集（3）平時文件、材料的收集工作要落實到人，教學檔案的收集只靠少數專職人員完成是不行的，必須建立專兼人員相結合的檔案管理隊伍。教學檔案材料的收集范圍歸納起來主要包括以下幾個方面內容：一是教學計劃檔案管理方面，應歸檔的材料包括教學計劃、教學大綱、自編教材（講義）、多媒體課件、教學執行計劃、授課計劃、課程表等；二是教學過程管理的檔案管理方面，應包括新開課程審批表、教學督導人員聽課記錄卡、教師批改作業情況登記表、考試試題、評分標準及試卷分析報告、課程成績登記表、畢業實習相關資料、實驗實踐教學文件、學生畢業論文等內容；三是學籍檔案管理方面，包括學生入學學籍登記卡、學生學籍變動登記卡、學生獎懲情況記錄、學生成績總表等內容；四是教師工作量管理及業務考核方面，包括教師授課情況登記表、教學質量情況信息反饋表、教師業務進修情況登記表、教學科研成果登記表等內容；五是教學工作年度總結和工作計劃等內容。

3 教學檔案形成過程的客觀化。

以學籍檔案為例，首先要加強對教師和檔案管理人員的管理，教師對學生的考核，一定要做到公平、公正，嚴格按考試大綱要求出題，適當考核學生平時成績，嚴格考試紀律，公正試卷，成績一旦上報，非正當理由，任何人無權更改。檔案管理人員要及時催收學生成績，對學生成績及時分類、登錄、歸檔。對每個班，每個同學的成績進行統計、分析，將統計結果及依據有關規定應受學籍處理的學生的詳細資料上報有關部門和領導處理。學籍管理員要堅持原則，嚴格按規定辦事，學籍管理文件材料要真實、準確，切忌因自己工作上的不周或外界干擾影響教學檔案的質量，甚至造成不良后果和惡劣影響。

4 加強高職院校教學檔案的利用化

有效開發利用教學檔案，是教學檔案工作的落腳點，也是高職院校檔案人員和檔案部門的職責。將教學檔案作為資源，圍繞學校各項工作，及時地有效地開發利用，并為之服務，將會使高職院校教學檔案大放異彩，會使高職院校工作充滿朝氣。以學籍檔案為例，檔案管理人員定期對各屆各班及每個同學的學籍檔案資料進行統計、分析，并將統計結果上報相關領導和部門，學院領導根據這些數據分析出各屆各班的畢業率、優良率、及格率、不及格率、淘汰率，對各系教學工作學生管理工作進行評估，可以此調動各個系辦學的積極性。根據這些數據，結合產生這些數據的其他教學檔案材料和背景資料（如生源狀況、師資水平、教學大綱、教學計劃、試題等），還可分析出教學工作和學生管理工作中存在的問題，為制定教學管理措施，改進教學方法，提高教學質量，加強學生思想政治工作提供信息支持。學院學生就業管理部門可以利用學籍檔案資料向用人單位推薦畢業生，為用人單位選擇人才提供信息咨詢。

在高職院校檔案管理工作中如果能夠提高檔案管理人員的專業化素質問題，將高職院校教學檔案管理做到規范化，保證教學檔案形成的客觀化，最后加強高職院校教學檔案的利用化，那么高職院校教學檔案管理工作一定會進入高效的現代化。

參考文獻

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