數字檔案館建設及對檔案管理體制的影響

王曉明

摘 要：數字檔案館是在計算機網絡技術飛速發展的背景下產生的，數字檔案館是對傳統檔案館的一種顛覆，兩者的差別不僅體現在檔案館的建設方面，也體現在管理體制。數字檔案館是科技進步的要求，是傳統檔案館的發展進步。數字檔案館對檔案管理體制的影響表現在什么方面，是本文探討的重點。

關鍵詞：數字檔案館建設；檔案管理體制；影響和對策

隨著中國經濟的高速增長，中國的信息化進程也在不斷加快。信息化的快速發展對政務工作也提出了新的要求。近些年來，數字檔案館的建設在全國檔案工作中如火如荼的展開。這是檔案工作新的變化，同時也是新時期檔案工作的一個難點。數字檔案館的建設與傳統檔案館的建設不同，作為一種新興的事物，必然是傳統檔案管理工作體制面臨的一個挑戰。

1 數字檔案管理

1.1 數字檔案管理背景

數字檔案管理實際上是對檔案管理工作對當前網絡技術的合理運用，近年來，我國信息化進程不斷加快，信息化涉及到方方面面。檔案館是存放檔案的主要地方，信息化對其有重要作用，當然的成為信息化的前沿。20世紀80年代末90年代初，數字檔案管理首次出現在檔案管理體制中。

1.2 數字檔案管理內涵

把檔案信息經過計算機的轉化，以數字的形式存放在電子計算機之中，并運用信息化時代的要求，改進傳統的檔案管理方法管理數字化的檔案信息就是數字檔案管理，數字化是信息化的主要內容，數字檔案管理實質上就是化檔案管理信息為數字，然后存入相關電子設備之中進行保存。當前檔案建設的主要任務就是快速建立滿足檔案管理體制需求的數字檔案館。

2 數字檔案館的現狀

2.1 數字檔案館的特殊性質

早在2011年時，檔案數字化工作小組就在中央政府成立，這說明我國的數字檔案館建設起步時間還是很早的，由于檔案涉及到國家和個人的敏感信息，就決定了檔案工作的特殊性。其對保密和安全的較高要求導致檔案數字化小組的成員具有特殊性，一般人不能參與數字檔案館的建設。數字檔案館的建設速度也不能過于急進，這是由其性質決定的。國家對數字檔案館的建設從財政等方面給予強有力的支持，但是建設速度還是相對較慢，數字檔案館建設中檔案信息保密居于重要地位。

2.2 數字檔案館建設穩步進行

檔案的性質要求數字檔案館的建設不能過于急進，但是在政府的強力支持下，數字檔案館的工作正在一個安全平穩的環境下不斷發展。據有關部門統計，早在數字檔案館工作小組成立的同年，就有高達180萬頁的紙質檔案進行了數字化的處理，政府對數字檔案館建設的要求也是堅持平穩、有序不斷推進的方針，當前數字檔案館正在國內安全穩定的進行。

3 數字檔案館建設中的問題

3.1 對數字檔案館的認識不夠透徹

傳統的檔案管理在中國檔案管理體制中占據著主導地位，人們對新型的數字檔案館還比較陌生，不熟悉其管理體制。這就導致人們對數字檔案館建設在思想上認識的不到位，還會發生抵制作用，數字檔案館的建設需要一個由陌生到熟悉的過程。

3.2 數字檔案館建設缺少整體規劃

由于檔案工作的保密性和安全性，國家并沒有從整體上對數字檔案館的建設提出一個整體的戰略，一直是一點點的的推進，在整個檔案管理整體中對需要進行數字檔案館建設的部分也沒有規劃，對數字檔案館建設的細節方面也沒有做出詳細的規定。這就使數字檔案館的建設在整體上缺少建設方向，細節上缺少建設標準。

3.3 建設經費緊缺

數字檔案館建設是信息化的要求，信息化對先進技術的要求非常高，因此就決定了在數字檔案館建設中需要大量建設經費做為后盾，可是政府目前并沒有從財政上對數字圖書館建設給予特殊支持，而且本來用于建設的經費也經常被挪用，或者是下發以后遲遲不到位，這就導致了數字化圖書館建設經費的嚴重緊缺情況。

3.4 建設人員水平參差不齊

檔案管理的保密工作要求不能公開進行，因此數字圖書館在建設過程中大多是內部人員進行，但是由于數字化是新技術，建設人員呢就在新技術的掌握水平上顯得參差不齊，并且嚴重缺少專業性人才。培養專業性的內部人員就成為數字圖書館建設的重要工作。

4 對傳統檔案管理體制的影響

4.1 打破了傳統的管理體制

傳統檔案管理體制有很多弊端，檔案存放方面如檔案資料分布不集中，在查閱時尋找不便，存貯時占用空間大等特點，在維護方面也存在著很大問題，如需要大量人力物力進行清掃、分類等工作，費時費力。數字檔案館的建設使這些難題可以迎刃而解，所有的資料都可以化為數字存在計算機的硬盤里，不僅節省了大量存儲空間，而且可以更好的對檔案進行歸類，更加方便檔案的查閱。維護起來也更加方便，大大節省了人力物力。

4.2 對檔案管理體制提出了更高的要求

由于檔案管理工作的特殊性質，在進行數字檔案工作時必須把安全性放在第一位，如何做好傳統檔案館向數字檔案館的過渡工作也是檔案管理工作面臨的重要問題，數字檔案管理體制正在深刻影響著傳統檔案管理體制。

5 做好數字檔案管理工作的具體對策

5.1 轉變思想高度重視數字檔案管理工作

數字檔案管理工作時時代進步的要求，是檔案管理體制的創新和發展，對待新生的事物，我們必須做到轉變思想，高度重視數字檔案管理工作。信息技術的進步，帶來的是辦事效率的提高，作用于檔案管理工作就要求做到檔案查閱和使用的方便、及時性。從思想上重視數字檔案管理工作，不斷學習先進的信息技術，是做好數字檔案管理的基礎工作。

5.2 大力加強安全工作

檔案文件的數字化雖然提高了檔案查閱的及時和方便性，但是信息技術雖然先進，也有其固定的缺陷，電子設備管理比較簡單，安全性比較高，但是仍然會遭受一些如網絡黑客等因素的攻擊，，檔案館里存放的是有關單位和公民個人的重要信息，如果因為安全問題被不法分子盜竊利用和侵害，將會給國家利益和個人利益帶來嚴重損失，檔案館檔案管理數字化進程相對緩慢正是出于安全性原因的考慮。做好數字檔案管理工作，要把保證數字檔案的安全性放在首位，保證數字檔案管理系統不被攻擊，及時防毒殺毒。要做好對數字檔案的備份工作，防止出現意外。

5.3 加大投入，不斷培養專業人才

檔案管理數字化一項浩繁的工程，對人力和物力的要求都比較高。在進行過程中，政府要不斷加大財政投入，保證檔案管理數字化的建設經費。運用各種方法促進檔案管理數字化的發展，不斷動員相關社會力量積極參與到檔案數字化的工作中去。系統技術高度專業是數字檔案館建設的技術難題。國家要不斷完善數字檔案館建設專業人才的培養機制。如在大學開設相關專業，引進人才，對檔案數字化工作人員不斷進行培養教育等方式。檔案數字化工作者的科學文化水平和專業性的不斷提高，才能保證檔案數字化的工作質量。并為數字檔案館在建設完成以后提供管理和運營人才。

6 結語

數字檔案館建設是檔案管理體制不斷發展前進的要求，我國的現代化離不開數字檔案館建設。事物具有兩面性，對數字檔案館存在的問題，需要積極面對，努力尋找解決方法和應對策略，從而不斷推進數字檔案管理體制的持續發展。

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