新形勢下強化醫院人事檔案管理的措施

韓冰

摘 要：如今市場經濟迅猛發展，醫療衛生事業不斷深化改革，管理醫院的人事檔案的工作也顯的尤為重要。加強現有的醫院人事管理狀況，合理規范人事檔案管理制度，這對提升人事檔案管理水平以及合理利用人事檔案資源優勢，并為醫院提供更好的人才選拔與人才調配提供全面、真實的資料，促進人才資源合理開發利用。

關鍵詞：醫院人事檔案新形式；管理措施

醫院人事檔案是人事管理工作中的主要部分，對此在新形勢下強化醫院人事管理，合理發揮人事檔案的優勢，更好地為醫院選拔人才提供重要依據。

1 醫院人事檔案管理過程中存在的問題

1、管理體制相對落后，人員思想陳舊。醫院最為主要的工作重心是提升醫療、保健以及防疫技術水平，加強醫院的醫療環境建設與醫療設備建設，最大程度為患者提供優質的醫療服務。因此，目前從事醫療衛生行業的醫務人員的思想上普遍存在重視業務輕視其他的思想，這樣就導致醫院人事檔案管理工作長期停留于對檔案的收集、保管的基本工作層面，從未考慮將人事檔案材料中的信息應用在人才開發與調遣方面中。這類陳舊的思想只是片面地強調資料的保密，卻導致檔案信息沒有充分利用到醫院的發展過程中，對醫院的建設發展無法做出貢獻。

2、人事材料收集存在問題。當前在醫院的引進或聘用錄取的醫務人員中存在部分人員檔案缺失原始檔案材料，這就難以確定該人員參加工作的時間及具體情況，為人事審核及工資審批的負責人員帶來了不便。其原因是部分單位缺少專業人員管理檔案，致使檔案資料不能及時入檔，造成個人檔案資料缺失。從檔案材料的信息資料角度看，在對個人檔案進行收集中，真正能夠詳細描述個人特點的信息材料較少，缺少準確合理的定位描述。或者在考核鑒定的資料中對個人優點描述相對過多，缺點的描述較少，這對全面準確地平價和真實反映個人詳細情況較為困難。

3、人事檔案管理人員工作能力相對不足。當前醫院的人事檔案管理工作人員普遍存在著素質相對落后的現象，如專業管理人員數量少，缺少相關專業方面的人才，缺乏科學、規范的整體知識結構框架，專業知識滯后而沒有及時更新，缺少高素質、高水平的人事檔案管理人才。這些問題，致使醫院不能滿足新時代對于人事檔案工作的要求，部分醫院簡單地將人事檔案管理工作當作是保存檔案，只是簡單的歸類、存放，造成人身檔案管理水平較低。而且，部分人事檔案管理人員這項工作只是兼職，難以將全部的時間與精力放在人事檔案管理中去，其工作效率低，積極性較差，再加上兼職管理人員調動頻繁，這都給醫院人事檔案管理工作帶來了較差影響。

2 強化醫院人事檔案管理的措施

1、制定規范的人事檔案管理制度。人事檔案管理是管理工作中重要的一個組成部分，對此，則需要制定科學健全的制度來合理規范工作的有序開展?？蓪⑨t院的規章制度與人事管理工作的實際具體情況進行結合，對自身部門的工作制度進行精細管理，例如建立人事檔案收集、材料鑒別歸檔、核查確認、嚴格保密制度等，詳細了解人員的特點，幫助醫院實行人才的開發與調動提供真實可靠的檔案資料。

2、科學有效地進行人事檔案資料的收集、鑒別、歸檔。檔案管理人員在收集檔案資料時需要對資料的質量嚴格控制，符合資料的收集標準和要求，從而保證資料的全面性及真實性。例如在收集個人檔案資料中，需要詳細記錄個人在不同時候的經歷，能夠全面反映個人的真實情況。而且對于崗位情況不同人員，所采用的檔案管理方式也不相同。對收集完畢的材料進行反復篩查，去除一部分沒有價值的信息，對涉及個人獎懲、學歷、技術職稱等資料時要及時歸檔。規范嚴格地進行檔案整理、記錄，避免造成個人資料遺失，保證全面、真實地保存人事檔案信息。

3、提高人事檔案管理人員的素質。強化醫院人事檔案管理工作，首先就需要提升人事檔案管理人員的工作能力，強化管理人員的專業技術知識，培養高素質、復合型人才。檔案管理人員需要具有勤奮學習的動力與敬業的精神，不斷地鼓勵、激發自身去學習掌握新的知識與技能，積極主動了解當前醫院人事檔案管理工作的新內容。從以人為本的理念出發，進行合理、公正的管理方法，對醫院人力資源進行有效利用。這樣能夠極大地調動醫務人員的工作積極性，促進工作質量提升。醫院在選聘人事檔案管理工作人員時以擇優錄取原則進行，保證引進優秀的管理人。

4、建立并盡快完善衛生部門的人事檔案管理信息中心的管理模式

當前醫療衛生系統人事檔案管理部門無論是服務對象還是服務功能等方面都具有一定的局限性和地域性。應當結合新時期黨的醫改政策，從提高醫衛系統素質管理的全局出發，考慮由國家或省級衛生行政主管部門建立并盡快完善一個以居民身份證為準入號碼的檔案管理系統— — 衛生人員人事檔案管理信息中心平臺，對衛生人員人事檔案進行集中管理。在全國或省級衛生系統形成的統一的人事檔案管理系統范圍中，人員可以在各級衛生機構中流動、傳遞。人事檔案集中輸入到該中心來統一管理和開發利用，同時也可把部分辭職或被辭退人員的人事檔案也都激活，給他們一個名正言順的身份，提供雙重選擇的適宜工作空間。由于居民身份證的唯一性，從而從根本上杜絕一人多檔、重復建檔、棄檔等現象的發生；也能準確地統計全國衛生專業技術人才，避免重新建檔等而出現人員統計不實的現象；還可把有關個人的信息資料全部傳輸到人力資源管理網上，系統化地建立健全以學歷、技術、科研、工作經歷、職稱等諸多方面為標準的“一人一生”式人事檔案系統，以便劃分等級和明確類別，逐步使人事檔案管理信息中心平臺達到標準性、可靠性、通用性、先進性。這種管理模式實現了衛生技術人員信息資源電子化、契約化、社會化、法制化，使人事檔案管理由過去單一的單位管理轉變為趨于完善的社會化管理。

5、規范衛生人員人事檔案管理信息化體系

衛生人事檔案信息數據庫中的數據必須按照中央組織部門和國家檔案局的標準統一規范。否則，格式不統一、標準不規范的人事檔案數據信息，是無法實現各級衛生系統人力資源信息目標共享。還要做好失職瀆職等涉及人為破壞和泄密的腐敗犯罪預防措施。尤其在數據項目設置上應該增加一些有本系統特點的項目，要在規范化的前提下創造性地與信息數據庫對接，保證信息系統的正常運轉。根據實際要建立健全啟動動態信息收集管理機構，及時掌握最新信息，做好部分人事檔案信息數據庫中數據的更新和變通工作，及時將篩選到的新信息傳遞到人事檔案信息數據庫中，確保數據準確的采集和動態信息的更新，以便做好信息數據庫中的信息增補。

同時，我們在衛生人員人事檔案信息資源利用與共享的過程中，一定要確保人事檔案信息安全保密的問題。充分利用先進網絡及計算機防護技術對人事檔案信息進行安全保護，采取管檔人員工號式進入檔案管理系統，防止人為的破壞和泄密。徹底打破存在人為幻想操作的關系模式，杜絕失職瀆職等腐敗犯罪現象發生。同時加強對管檔人員責任心的培養，鞏固他們的計算機基礎知識，提醒他們要對數據信息庫及時備份，而且要結合單位的實際情況制定運用計算機信息安全與保密方面的具體管理辦法，特別是有關計算機人事信息檔案安全保密制度、計算機人事信息防護涉毒措施等要重點強化，做到有章可循，以確保信息的安全。

總而言之，在形勢下管理醫院人事檔案，需緊跟時代腳步，制定合理改進人事檔案管理制度，提高人事檔案管理人員的素質，利用信息化管理平臺對人事檔案進行維護、修正，最大程度保證個人檔案資料真實、全面，對人事檔案進行合理利用，促進人事檔案有效的利用，為醫院的發展奠定基礎。

參考文獻

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[2]井淼.干部檔案管理工作中的問題及解決措施[J]. 辦公室業務. 2015（05）