“互聯網+”握手“活檔案”

文/喬靜文

“互聯網+”握手“活檔案”

文/喬靜文

2016年1月1日，《社會保險業務檔案管理規范》將開始實施，伴隨著業務檔案規范化、標準化管理的不斷推進，吉林省借助經辦系統改造升級的契機，打造業務與檔案一體化的信息管理系統。在實踐中，筆者了解到，業務檔案的收集和利用這兩個環節是檔案管理中的第一個和最后一個環節，也是最主要和最關鍵的環節。

新模式收集：孕育檔案的“靈”與“肉”

傳統意義上的檔案收集是檔案載體的歸集整理、檔案內容的鑒定、檔案內在排列關系的確定。“互聯網+”背景下，信息化、電子化檔案管理的收集工作則需要我們從收集的內容、形式、途徑等各方面去準確把握，重新認知和定義，通過及時、完整、系統的收集，孕育出有血有肉、有生命力的業務檔案。

目前大部分檔案信息化、數字化管理的收集仍然走業務經辦之后“收集材料——整理材料——組卷立卷——移交歸檔——著錄掃描”的老路子，把經辦的檔案資料變成了新的“歷史”檔案，這種做法周期長、效率低、著錄質量難以控制，顯然已經“OUT”了。解決問題的最好辦法就是讓業務經辦與檔案收集融合，把檔案數字化信息收集的關口前移，實現信息系統“業務與檔案一體化”管理。因此，可以借助業務經辦系統升級改造，在“邊經辦、邊收集、邊影像化”的原則指導下，打造“業務受理資料審核——錄入業務信息辦理業務——錄入主、附件頁數——保存經辦結果打印主表——自動生成上傳著錄信息——高拍上傳影像資料”的流程，實現“同步收集、同步整理、同步立卷、同步歸檔”的新型業務檔案收集歸檔模式。

新模式，凸顯數字化效率和質量優勢。新型業務檔案收集歸檔模式采取業務信息采集與著錄信息收集同步進行、檔案資料整理與檔案數字化影像收集同步進行，完成了檔案紙質資料、著錄信息、檔案數字化影像的同時收集。這種著錄信息和數字影像收集的前移從根本上顛覆了傳統檔案收集的理念和內涵。

新型業務檔案收集歸檔模式的優勢在于：一是解決了檔案影像加工人員少的突出問題，在收集整理環節，人人都是檔案員，人人都有一份責任；二是縮短了經辦資料轉化為檔案影像的周期，在紙質資料移交歸檔的同時就形成了對應的數字化影像檔案，實現檔案全生命周期信息化管理；三是確保了業務檔案收集的安全、完整，通過留痕確保凡經辦形成的、需要留存的檔案資料一個都不能少；四是著錄中少之又少的人工干預，簡化了著錄過程，大幅提高了著錄掛接的工作效率，減少了著錄差錯，提升了著錄質量；五是規范了經辦行為，通過固化經辦憑證資料、即時掃描，使經辦憑證資料受理審核更加規范、更加嚴謹。

多方式，前臺高拍后臺批掃各得其所。針對“即時高拍”，業務經辦部門擔心降低經辦服務時效的問題，我們做過測試和分析，根據前述業務流程，檔案收集工作有三個步驟，即錄入資料頁數、生成著錄信息、高拍資料影像，對于即時辦結業務，在資料頁數不多的情況下，著錄信息自動生成，錄入資料頁數用時很少，高拍及上傳資料影像如果操作熟練，按平均4—5頁計算用時在45秒以內，合計每筆業務增加時長在1分鐘左右，應該說對經辦效率影響不大。但在應對政策性、季節性、大企業等大批量資料的集中收集時，在應對非即時辦結業務需要延遲審核業務憑證時，要開發能夠應對這些經辦特例的“集中批量掃描”功能，采取“即時高拍”與事后“集中批掃”及事后“補拍補掃”相結合，堅持日常的前臺同步收集，靈活應用后臺集中批掃收集作為補充，只有這樣才能夠適應不同經辦機構、不同經辦業務的情況，更好地推動落實影像收集工作前移，實現“邊經辦、邊收集、邊影像化”的一體化管理目標。

多關口，確保檔案影像質優可用。檔案影像收集中應該注意的首要問題就是著錄的對應關系和影像質量問題，我們生產的數字影像檔案是為將來的利用提供源頭之水，這不僅關乎其是否能夠提供更方便、更廣泛的利用，甚至關乎其是否能夠以具有同等法律效力的身份，為社會服務。怎樣確保數字化檔案質量，要從全程質量管理下功夫。對于數字化影像收集入口，首先要設置即時影像回溯檢查環節，為業務人員提供影像和對應關系檢查、影像質量編輯調整等功能，為保證質量把好頭道關；其次在業務人員向兼職檔案人員移交、兼職檔案人員向檔案管理部門移交等環節，設置質檢功能，對質量進行管控，為保證質量層層把關，同時設置補拍補掃功能，對發現問題進行補救處理；再次在選擇設備、控件，設置參數等方面，從技術上提供支持，為保證質量把好技術關。只有把好了這些關口，實現檔案收集全程質量監控，才能生產出優質的數字檔案。

多維度利用：展現檔案生命價值

檔案利用是檔案工作的歸宿與落腳點，“檔案不用廢物一堆、檔案利用寶藏無盡。”傳統意義上的檔案利用局限于借閱復制、摘抄摘錄、人工編研等個體的、小信息量的檔案利用上。電子化、信息化管理為檔案展現其生命價值提供了更廣闊的舞臺，為主動發揮檔案潛在的、更大的價值提供了可能。怎樣利用好挖掘出檔案內在價值是新時期“互聯網+”下檔案人應該研究的重要課題。

換思路，檔案利用實現新轉變。在新時期做好檔案利用工作要實現三個轉變，即傳統利用向互聯網、大數據利用轉變；被動利用向主動利用轉變；單一利用向多維度全生命周期利用轉變。這些轉變主要體現在檔案利用多樣化功能上，結合數據集中的管理模式，從服務業務經辦、服務參保對象、服務社會民生、保障參保對象社會保險權益入手，結合經辦大廳、街道社區多場合，互聯網、微終端、自助機等多媒體特點，開發內網自助機查詢、自助終端查詢，外網網上經辦查詢、網上自助查詢等多維度的檔案利用渠道和利用方式；開發經辦資料影像輔助內控、輔助辦公審核的功能，通過統計分析對大數據量下電子檔案編研分析利用，發揮業務檔案更大價值。

擴用途，資料影像利用有新天地。輔助內控、輔助辦公的利用是衍生出來的利用，但也是業務管理人員最關注、最感興趣的利用，做好這兩項輔助利用工作，也是發揮電子影像檔案的價值所在。在輔助內控方面，將每筆辦結業務的檔案影像作為經辦的結果憑據，通過背對背的方式，按照內控規則，對經辦工作進行合法依規情況的審查，實現事后及時監督，檔案影像資料發揮了不可替代的作用；在輔助辦公方面，將經辦中需要綜合柜員、主管領導審核審批的業務通過輔助審核審批系統，將在途憑證資料影像綁定在途業務，通過內網或內網延伸推送，實現異地、即時的在線審核審批，提高了辦公效率和經辦服務水平。

合規矩，確保檔案利用安全有序。發揮檔案價值與檔案保密、保護是一對矛盾，那種為了保密限制查詢和為了利用無視保密要求的做法都是錯誤的。如何按照相關法律法規，做到既符合保護要求，又能充分發揮檔案使用價值，需要建立一套完整的檔案密級分級及開放利用辦法，通過技術實現和流程規程固化，強化過程管理實現業務檔案有序利用。

大部分業務檔案雖然不能上升為國家秘密，但其所具有的不宜公開的基礎數據、統計數據、重大政策等，其所承載的政府決策信息，單位、個人隱私等是需要我們重視和保護的。《社會保險業務檔案管理規范》在利用范圍上做了一些利用規則的界定，包括“參保單位可查閱本單位的業務檔案，參保人可查閱本人的業務檔案”等，為業務檔案的利用開辟了新途徑。

我們嘗試在新系統檔案密級的分級上，將業務檔案文件分為機密、秘密、內部、外部四個級別，檔案密級可以根據檔案形成期的長短進行相對調整，通過確定檔案的密級，為將來檔案開放利用掃清障礙。在用戶檔案查詢資格審核上，科學劃分查詢人群、界定查詢權限，確定查詢資格審核規則，將業務檔案應用的人群分為3類，即經辦機構業務人員、已參保對象（參保單位、參保個人）、社會公眾，實行有針對性開放利用，在確保檔案安全前提下，最大限度發揮檔案利用價值。

作者單位： 吉林省社會保險局計算機和檔案管理中心

北京通州拓展業務檔案信息系統功能

為進一步提高社保業務檔案系統的利用效率，北京市通州區社保中心按需拓展系統功能，建立健全統計、查詢、調閱功能，并加強與內控系統的對接。一是新增系統導出功能。在系統模塊中增加科室字段和導出功能，可實現按科室進行檔案查詢、分時段導出所有檔案數據的功能。業務科室可通過導出數據與業務操作系統進行核對操作，實現檔案管理與業務辦理的相互監督；二是實現數據綜合比對。在檔案加工過程中，將從業務系統提取的數據與實際錄入數據進行比對，如有偏差后臺自動標記。

（張亞男）

陜西省寶雞市大力推進城鄉居民養老保險參保登記、保費征繳、待遇領取、權益查詢、生存認證“五個不出村”及保費代扣代繳工作。同時，確定在眉縣、麟游縣、千陽縣、金臺區全面開展試點工作，其余各縣確定2個鎮（街）同步開展試點。老年人在村委會或者家門口的商店、衛生室就可以方便地領取到養老金，繳費人員也可用社保卡或銀行卡在家門口方便地預存保費。該市將力爭2016年7月底前全面完成“五個不出村”及保費代扣代繳工作任務。（趙文貴 林小鵬）

上海崇明多項醫保政策關愛老年人

日前，上海市崇明縣規定凡是年滿70周歲以上參加該市城鎮職工基本醫療保險的參保老人，門診慢性病或住院的起付線可降低50%；住院或按住院進行結算的醫療費用，取消乙類藥品、特殊檢查和特殊診療項目的個人先自付比例；符合基本醫療保險基金支付范圍的住院費用報銷比例達到80%，達不到的，由醫療保險統籌基金補足差額部份。同時，該縣還將當地的老年病醫院納入醫保定點，擴大了該縣老年參保人員就醫選擇范圍。（楊亞坤）

寧夏五險統一經辦

近日，寧夏回族自治區人民政府印發《自治區社會保險“五險合一”經辦體制改革方案》。決定整合市、縣社會保險事業管理局、醫療保險事務管理中心，成立新的市、縣社會保險事業管理局，統一經辦養老、醫療、工傷、生育、失業五項社會保險業務，從而實現全區“五險合一”經辦服務，提升社保公共服務水平。這項改革從2015年下半年開始在全區實施，力爭2016年底完成。這意味著寧夏的市、縣養老、醫療工傷生育保險經辦機構在分設14年后，將重新歸于統一。（李景夫）

昌吉重點企業試行工傷預防宣傳培訓

新疆昌吉州人社局根據本地區經濟發展和企業用工的實際情況，選擇確立了若干家規模較大或事故較多的用人單位，以“百家企業、十家重點”為主要對象，準備開展系列工傷預防宣傳培訓工作，目的是使單位和職工更多地了解工傷保險和工傷預防知識，提高安全生產意識，降低工傷事故發生率。企業可以選擇培訓授課、文體活動、文藝演出活動、流動影院映前廣告、建立宣傳欄和張貼宣傳海報等工傷預防活動方案，也可根據本企業的實際情況，對活動的形式進行適當的調整，使宣傳培訓工作能夠更貼近企業的特點，達到最好的預防效果。（李仰東）

撫州“三道關口”確保養老金發放安全

江西省撫州市各級社保經辦機構不斷調整完善安全防控措施，筑牢“三道關口”確保養老金發放安全。一是把住信息比對關口，建立完善城鄉居保和職工養老保險參保人員信息比對制度， 防范重復領取；二是把住生存認證關口，通過健全異地認證信息系統、夯實社區平臺，確保參保人在當地可以不出社區完成認證，在異地居住可以就地完成認證；三是把住監督協查關口，防范欺詐。各級社保部門還強化對參保人員資格的審查制度，建立和公安等部門密切聯通的身份核查制度。（張彤）

江山借助商保優勢開展政保合作

為進一步做好城鄉居民基本醫療保險工作，浙江省江山市人社局創新服務方式，開展政保合作。江山市人社局與兩家商業保險公司簽訂合作協議，在未成年人保險和大病保險等城鄉居民醫保經辦服務方面開展政保合作，形成保費總額控制、風險分擔的創新經辦模式，讓參保群眾得到更大的保障；同時通過發揮商業保險公司精算、健康醫療管理、理賠服務等領域的專業化優勢，實現資源整合、優勢互補，減輕了政府的負擔，有利于實現社保機構從經辦到監管的職能轉變，從而更好地保障社保基金的安全。（姜謐）

黃梅城鄉居保“稽核亮劍”

湖北省黃梅縣城鄉居保稽核亮劍，保障每一位參保人員的利益。一是建立死亡注銷登記報表制度。根據殯儀館的火化信息，鄉鎮人社中心與各村協辦員實地查看，審核了解領取對象的生存狀況。二是開展領取人員生存狀況調查。三是強化對重復參保人員的審核。針對每月新增發放人員，通過社保、機保數據庫的逐一比對，篩選出重復參保、領取遺屬補助人員，從而保證每一位符合參保條件的人員，只能參加一種國家規定的社會養老保險。四是加強基層協辦員交流溝通。五是加大政策宣傳力度。截至8月底，該縣共停發了586名死亡人員的城鄉居保養老金，查出71人重復領取養老保險，已追回重復領取養老金7.9萬元。（陳贊軍 吳昊）

臨漳“五項措施”便民利民

河北省臨漳縣人社局社會保障中心五項措施方便參保單位和參保人員。一是取消社保證年度檢驗及民營企業參保人數限制；二是簡化個體工商戶參保、養老保險個人賬戶查詢、退休檔案查閱、待遇查詢等業務辦理程序；三是對企業參保、靈活就業人員參保、養老保險關系轉移、工傷認定、大學生失業補助申領、退休審批、遺屬辦理等7項主要業務的辦理，專門印制了一次性告知明白卡并放置在各個經辦窗口；四是凡涉及社保內部業務傳遞辦理的，一律由受理窗口委托辦理；五是在縣行政服務中心大廳安裝社保業務辦理自助一體機，參保人員可隨時自助查詢辦理相關業務。

（張種田）

溫縣集中宣傳社保法律法規

近日，河南省溫縣人社局組織社會保險各行政科室、經辦機構等部門集中開展了包含社保法律法規在內的人社法律法規集中宣傳咨詢活動。宣傳內容重點包括社保法、失業保險條例、工傷保險條例、社保費征繳暫行條例、城鄉居民養老保險辦法等法律法規。宣傳共分三個階段：一是在城區設點集中宣傳；二是依托各鄉鎮人社服務所，在轄區設立宣傳點，向居民群眾發放宣傳資料，現場解答群眾問題；三是巡回宣傳，成立宣傳咨詢隊，各相關科室組織人員開展“三進”即進企業、進鄉村、進社區宣傳并開展咨詢服務。（任應齊 李新）

9月18日，罕見病發展中心（CORD）主辦的“2015第四屆中國罕見病高峰論壇”在北京開幕。論壇為期兩天，共設置罕見病診斷、孤兒藥及市場準入、罕見病研究和治療、罕見病政策倡導與進展、如何加強罕見病利益相關方合作五個分論壇。其中“罕見病政策倡導與進展”分論壇上，與會嘉賓就“中國罕見病醫保政策的路徑是什么”進行了熱烈討論。（張苗）